Cập nhật ngày 27/08/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Chứng từ điện tử là gì? Các loại, nội dung và cách sử dụng
Tóm tắt nhanh
Trong phạm vi quản lý thuế, phí và lệ phí tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chứng từ gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Khi được lập dưới dạng dữ liệu điện tử theo định dạng, đăng ký, ký hiệu và chữ ký số tương ứng, đây là chứng từ điện tử.
Chứng từ điện tử không phải tên gọi chung cho mọi tệp PDF hoặc tài liệu số của doanh nghiệp, và cũng không thay thế hóa đơn điện tử dùng để ghi nhận bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
1. Chứng từ điện tử là gì?
Chứng từ điện tử trong bài thuộc lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí, được lập, ký, truyền và lưu bằng dữ liệu điện tử. Điều 18 Thông tư 91 quy định XML gồm dữ liệu nghiệp vụ và chữ ký số; chứng từ phải hiển thị đầy đủ, chính xác.
Phạm vi này hẹp hơn tài liệu điện tử nói chung. Hợp đồng, phiếu giao hàng hoặc bảng lương số không tự trở thành chứng từ khấu trừ TNCN hay biên lai theo Điều 22 Nghị định 254.
Hóa đơn ghi nhận bán hàng hoặc dịch vụ; chứng từ khấu trừ ghi nhận thu nhập và thuế đã khấu trừ; biên lai ghi khoản thu thuế, phí, lệ phí. Chứng từ TNCN không thay hóa đơn. Nếu cần phân biệt từ khái niệm gốc, xem hóa đơn điện tử là gì; khung áp dụng đầy đủ nằm tại bài quy định hóa đơn điện tử từ 01/07/2026.
2. Các loại chứng từ điện tử trong quản lý thuế
Khoản 1 Điều 22 Nghị định 254 liệt kê hai nhóm:
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: do tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập lập trong trường hợp phải cấp chứng từ cho người có thu nhập.
Biên lai thu thuế, phí, lệ phí: do tổ chức thu lập để giao cho người nộp theo thời điểm và trường hợp được quy định.
Nếu cần loại khác, khoản 2 Điều 22 giao Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. Không tự thêm loại chỉ vì phần mềm tạo được mẫu.
Điều 17-20 Thông tư 91 quy định đăng ký, định dạng, ký hiệu và sai sót; Phụ lục III có Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT. Xem biểu mẫu Thông tư 91/2026.
3. Nội dung bắt buộc trên từng loại chứng từ
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Khoản 1 Điều 23 yêu cầu tên, ký hiệu và số chứng từ; thông tin bên trả và người nhận; quốc tịch khi phù hợp; khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, các khoản được liệt kê và số thuế đã khấu trừ; ngày lập và chữ ký. Bản điện tử dùng chữ ký số.
Khoản 2 Điều 23 yêu cầu tên, ký hiệu, số biên lai; tổ chức thu; khoản thu và số tiền; ngày lập; chữ ký số. Nội dung phải đúng nghiệp vụ, bằng tiếng Việt; phần bổ sung không được che nội dung bắt buộc.
4. Thời điểm lập và các ngoại lệ cần nhớ
Theo khoản 1 Điều 24 Nghị định 254, tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN hoặc thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ hoặc tổ chức thu phải lập chứng từ, biên lai giao người nộp, trừ các ngoại lệ tại khoản 2-4.
Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ không phải lập chứng từ khấu trừ cho trường hợp đó.
Cá nhân không có hợp đồng hoặc hợp đồng dưới 03 tháng: lập mỗi lần khấu trừ hoặc một chứng từ cho nhiều lần trong năm khi yêu cầu.
Cá nhân có hợp đồng từ 03 tháng trở lên được lập một chứng từ khấu trừ trong một năm tính thuế.
Một số thu nhập được liệt kê tại khoản 4 đã khấu trừ, nộp tại nguồn thuộc ngoại lệ không phải lập chứng từ.
5. Cách sử dụng chứng từ điện tử trong 6 bước
Xác định nghĩa vụ: dựa vào khoản thu, người nhận và ngoại lệ tại Điều 24 Nghị định 254.
Đăng ký trước khi dùng: thực hiện theo Điều 17 Thông tư 91 bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT qua kênh phù hợp. Xem hướng dẫn Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT.
Lập đúng định dạng: dùng XML, đúng thành phần nghiệp vụ, chữ ký số và ký hiệu tại Điều 18-19 Thông tư 91.
Kiểm tra: đối chiếu người nhận, mã số thuế hoặc định danh, thu nhập, số khấu trừ và ngày lập.
Xử lý sai đúng nhánh: khoản 1 Điều 20 cho phép thông báo, không lập lại khi sai một số nội dung nhưng không sai mã số thuế và số tiền; các lỗi còn lại phải lập chứng từ điện tử thay thế. Xem chứng từ TNCN sai xử lý thế nào.
Lưu trữ: giữ XML, bản hiển thị, chữ ký, thông báo, chứng từ sai và bản thay thế. Xem lưu trữ chứng từ điện tử.
Từ 01/07/2026, hóa đơn điện tử thực hiện theo Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn, trừ ngoại lệ được quy định rõ.
Người nộp thuế cần chọn đúng loại, thời điểm, nội dung người mua và phương thức có mã/không mã/máy tính tiền. Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị từ 01/07/2026.
Lưu ý về hiệu lực Luật 108: Luật có hiệu lực chung từ 01/07/2026; riêng Điều 13 và quy định về sử dụng hóa đơn điện tử của hộ, cá nhân kinh doanh tại Điều 26 có hiệu lực từ 01/01/2026 theo khoản 2 Điều 52.
Nghị định 254 thay Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025; Thông tư 91 thay Thông tư 32/2025. Bài viết này trình bày quy tắc chung. Giao dịch chuyên ngành còn phải đối chiếu pháp luật thuế GTGT, kế toán, thương mại, hải quan, giao dịch điện tử và quy định chuyên ngành.
Ai phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Đối tượng gồm doanh nghiệp, hợp tác xã; đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nước ngoài thuộc diện áp dụng; hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác; đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức khác có bán hàng, dịch vụ. Tổ chức nước ngoài kinh doanh trên nền tảng số, phát sinh doanh thu tính thuế tại Việt Nam có thể đăng ký tự nguyện trong phạm vi quy định.
Điều quan trọng không phải chỉ là “có dùng hay không”, mà là dùng loại nào:
Có mã: cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi người mua.
Không có mã: dành cho doanh nghiệp thuộc ngành và đủ điều kiện về hạ tầng, kế toán, lập, lưu trữ, truyền dữ liệu; không áp dụng với nhóm rủi ro cao.
Từ máy tính tiền: dùng cho hoạt động bán trực tiếp tới người tiêu dùng thuộc phạm vi quy định.
Tổ chức, hộ, cá nhân tính thuế theo phương pháp trực tiếp.
Dùng đúng đối tượng, giao dịch.
Hóa đơn thương mại điện tử
Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài khi đủ điều kiện truyền dữ liệu.
Nếu chưa đủ điều kiện, dùng hóa đơn GTGT hoặc bán hàng điện tử phù hợp.
Hóa đơn bán tài sản công
Bán, chuyển nhượng tài sản công.
Có quy trình và nội dung riêng.
Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
Cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống dự trữ nhà nước.
Có quy định chuyển tiếp hóa đơn giấy.
Tem, vé, thẻ và tên gọi khác
Giao dịch đặc thù có nội dung hóa đơn.
Đúng định dạng và chỉ tiêu.
Chứng từ được quản lý như hóa đơn
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Không phải hóa đơn bán hàng; được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn.
Khi nào không phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Điều 7 Nghị định 254 quy định một số nhóm ngoại lệ. Các trường hợp thường gặp gồm:
Hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ thuộc diện bên mua lập bảng kê thu mua theo pháp luật thuế TNDN, trừ khi đã đăng ký dùng hóa đơn.
Một số thu nhập của hộ, cá nhân từ cho thuê bất động sản hoặc sản phẩm, dịch vụ nội dung số cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài.
Đại lý xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp khi doanh nghiệp đầu mối đã khấu trừ thuế theo quy định.
Một số khoản thu từ tái bảo hiểm, tiền gửi, phát hành giấy tờ có giá, bán nợ, ngoại tệ và sản phẩm phái sinh.
Góp vốn bằng tài sản; một số trường hợp điều chuyển tài sản; máy móc, thiết bị cho mượn để gia công, không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu.
Hàng hóa, dịch vụ dùng tiếp cho quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc khoản thu không liên quan đến bán hàng, cung cấp dịch vụ khi đáp ứng điều kiện pháp luật liên quan.
Phải xét bản chất, không chỉ tên giao dịch. Ví dụ, “thu hộ” có thể thuộc ngoại lệ nhưng phí dịch vụ thu hộ vẫn là doanh thu phải lập hóa đơn.
Thời điểm lập và nội dung bắt buộc
Thời điểm
Bán hàng lập khi chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng, không phụ thuộc thu tiền. Dịch vụ lập khi hoàn thành hoặc khi thu trước, trừ khoản đặt cọc bảo đảm hợp đồng đúng nghĩa. Xuất khẩu lập chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau thông quan; xây dựng lập khi nghiệm thu. Xem thời điểm lập hóa đơn theo từng hoạt động.
Nội dung
Hóa đơn phải đủ tên, ký hiệu, số; thông tin các bên; hàng hóa/dịch vụ; số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế; tổng thanh toán; chữ ký, thời điểm và chỉ tiêu chuyên ngành. Khách tiêu dùng không cung cấp thông tin thì thể hiện “Bán cho người tiêu dùng”, trừ ngoại lệ. Xem nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử 2026.
Quy trình phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định
Phân loại: phương pháp thuế, ngành nghề, người mua, nội địa/xuất khẩu.
Chọn loại và phương thức: GTGT/bán hàng/thương mại; có mã/không mã/máy tính tiền.
Đăng ký: gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và theo dõi thông báo chấp nhận; không phát hành theo cấu hình chưa được chấp nhận.
Thiết lập: cập nhật XML, ký hiệu, chữ ký số, trường người mua, truyền dữ liệu.
Ghi nhận thời điểm: đồng bộ bàn giao, nghiệm thu, thu tiền hoặc thông quan.
Ký, cấp mã và gửi: thực hiện theo loại hóa đơn; lưu phản hồi cấp mã hoặc truyền nhận.
Đối chiếu và lưu trữ: lưu XML, bản thể hiện, hợp đồng, chứng từ nghiệp vụ; xử lý sai theo Điều 10 Thông tư 91.
So sánh quy định trước và sau 01/07/2026
Nội dung
Trước 01/07/2026
Từ 01/07/2026
Văn bản nền tảng
Nghị định 123/2020, sửa bởi Nghị định 70/2025; Thông tư 32/2025.
Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Hóa đơn thương mại điện tử
Đã được bổ sung từ khung năm 2025.
Tiếp tục áp dụng, gắn với điều kiện chuyển dữ liệu và ký hiệu mới.
Hộ doanh thu lớn
Nghị định 70 đã đặt ngưỡng và mở rộng máy tính tiền.
Điều 6 Nghị định 254 quy định lại trong hệ thống đối tượng mới.
Khách lẻ
Có ngoại lệ không nhất thiết đủ thông tin người mua.
Làm rõ nội dung “Bán cho người tiêu dùng” và giá trị hạch toán của hóa đơn.
Sai sót
Điều 19 Nghị định 123 sau sửa đổi là quy tắc chính.
Điều 10 Thông tư 91 hướng dẫn tập trung, có quy tắc riêng cho máy tính tiền và tài sản đăng ký quyền.
Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế
Còn được quản lý trong khung Nghị định 123.
Hết giá trị sử dụng từ 01/07/2026; phần chưa dùng phải tiêu hủy theo thủ tục.
Chứng từ, biên lai
Giấy và điện tử cùng tồn tại theo quy định cũ.
Biên lai giấy chuyển tiếp đến hết 31/12/2026; từ 01/01/2027 chuyển sang điện tử và xử lý phần tồn.
Ví dụ thực tế
Bán hàng trên sàn: Công ty giao hàng ngày 10/08, sàn thanh toán ngày 25/08. Hóa đơn bán hàng lập theo thời điểm chuyển giao, không chờ ngày sàn trả tiền.
Dịch vụ có tiền cọc: Cọc để bảo đảm hợp đồng chưa làm phát sinh hóa đơn; khoản thực chất là trả trước cho dịch vụ phải lập khi thu.
Khách không lấy hóa đơn: Người bán vẫn có nghĩa vụ lập theo quy định. “Khách không yêu cầu” không phải căn cứ chung để bỏ giao dịch khỏi hệ thống.
Câu hỏi thường gặp
Có cần đăng ký lại nếu đã dùng hóa đơn trước 01/07/2026?
Không tự đăng ký lại hàng loạt. Kiểm tra thông báo thuế và dữ liệu đăng ký; nếu thông tin hoặc phương thức thay đổi thì gửi hồ sơ cập nhật.
Bản PDF có phải hóa đơn điện tử gốc không?
Bản PDF là bản thể hiện thuận tiện để đọc. Dữ liệu điện tử theo định dạng chuẩn, chữ ký và mã/nhật ký truyền nhận mới là căn cứ cần lưu đầy đủ.
Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.
Trả lời nhanh
Người lao động nghỉ việc đề nghị doanh nghiệp hoặc tổ chức đã trả thu nhập và khấu trừ thuế cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Cơ quan thuế không lập thay chứng từ của doanh nghiệp. Nếu làm việc tại nhiều nơi trong năm, cá nhân cần lấy chứng từ của từng đơn vị đã khấu trừ để tự quyết toán hoặc hoàn thuế.
Từ 01/07/2026, chứng từ được lập, ký số, gửi người bị khấu trừ và chuyển dữ liệu cơ quan thuế theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC. Người nhận nên lưu cả dữ liệu điện tử và bản thể hiện, đồng thời kiểm tra ngay thông tin định danh, thu nhập và số thuế đã khấu trừ.
Nơi cấp chứng từ là đơn vị đã trả thu nhập và thực hiện khấu trừ thuế: công ty cũ, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập tương ứng. Bộ phận tiếp nhận thường là nhân sự, tiền lương, kế toán thuế hoặc đầu mối được doanh nghiệp công bố. Người lao động có thể gửi yêu cầu bằng email, cổng nhân sự, văn bản hoặc kênh điện tử có thể lưu dấu vết.
Người lao động không xin chứng từ từ công ty mới cho phần thu nhập do công ty cũ chi trả. Công ty mới cũng không thể xác nhận thay số thuế mà đơn vị cũ đã khấu trừ. Cơ quan thuế tiếp nhận dữ liệu, quản lý quyết toán và hướng dẫn thủ tục, nhưng không thay người trả thu nhập lập chứng từ.
Nếu có hai hoặc nhiều nơi trả thu nhập trong cùng năm, cá nhân yêu cầu từng nơi cấp chứng từ trong phạm vi số tiền đơn vị đó đã chi và khấu trừ. Khi tổng hợp hồ sơ, cần tránh cộng trùng chứng từ đã được thay thế hoặc chứng từ thuộc khoản thu nhập không dùng trong kỳ quyết toán.
Khi nào người nghỉ việc nên yêu cầu chứng từ?
Nghị định 254 xác định thời điểm lập theo việc khấu trừ và nhóm quan hệ lao động. Với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên, tổ chức trả thu nhập lập một chứng từ trong một năm tính thuế. Với cá nhân không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới ba tháng, khi cá nhân yêu cầu, có thể lập cho từng lần khấu trừ hoặc một chứng từ cho nhiều lần trong cùng năm.
Trong thực tế, người nghỉ việc nên đề nghị sau khi doanh nghiệp hoàn tất kỳ lương cuối, thanh toán khoản còn lại và chốt số thuế đã khấu trừ. Nếu cần tự quyết toán hoặc hoàn thuế, không nên chờ sát hạn mới yêu cầu vì đơn vị có thể cần đối chiếu dữ liệu trước khi lập.
Trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức quyết toán theo điều kiện pháp luật, tổ chức khấu trừ không phải lập chứng từ. Người đã nghỉ việc thường cần xác định lại mình có thuộc diện được ủy quyền hay phải tự quyết toán, thay vì mặc nhiên yêu cầu hoặc mặc nhiên bỏ qua chứng từ.
Cách đề nghị công ty cũ cấp chứng từ
Xác định đầu mối: liên hệ nhân sự, kế toán tiền lương hoặc địa chỉ hỗ trợ thuế của công ty cũ.
Cung cấp thông tin: họ tên, mã số thuế hoặc số định danh, thời gian làm việc, email nhận chứng từ và mã nhân viên nếu có.
Nêu phạm vi yêu cầu: chứng từ cho năm tính thuế nào, kỳ làm việc nào và mục đích tự quyết toán/hoàn thuế nếu cần đối chiếu.
Đính kèm căn cứ: bảng lương, quyết định nghỉ việc hoặc tài liệu liên quan khi doanh nghiệp cần xác minh.
Đề nghị định dạng phù hợp: bản thể hiện dễ đọc và dữ liệu điện tử hợp lệ, kèm thông tin tra cứu nếu hệ thống có cung cấp.
Lưu dấu vết: giữ email yêu cầu, phản hồi và file được nhận để xử lý khi có sai sót.
Doanh nghiệp phải hoàn tất đăng ký chứng từ bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT trước khi vận hành. Đây là trách nhiệm của đơn vị trả thu nhập, không phải thủ tục người lao động tự làm. Xem đăng ký chứng từ điện tử.
Nhận chứng từ rồi cần kiểm tra gì?
Nhóm thông tin
Nội dung cần kiểm tra
Đối chiếu với
Đơn vị trả thu nhập
Tên, địa chỉ, mã số thuế.
Hợp đồng, bảng lương, thông tin công ty.
Cá nhân
Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế hoặc số định danh.
Thông tin đăng ký thuế và giấy tờ cá nhân.
Thời gian
Thời điểm trả thu nhập, năm tính thuế, ngày lập.
Ngày nhận lương và thời gian làm việc.
Số liệu
Tổng thu nhập chịu thuế, bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp và thuế đã khấu trừ.
Bảng lương, sao kê, quyết toán nội bộ.
Tính điện tử
Ký hiệu, số chứng từ, chữ ký số và khả năng đọc dữ liệu.
File nhận được, cổng tra cứu và phản hồi đơn vị.
Nếu phát hiện sai, không tự sửa PDF hoặc dùng phần mềm chỉnh ảnh. Gửi lại đơn vị đã lập để xử lý theo Điều 20 Thông tư 91. Xem chứng từ TNCN sai xử lý thế nào.
Các tình huống thường gặp sau khi nghỉ việc
Công ty chỉ gửi PDF
PDF là bản thể hiện thuận tiện để đọc. Người lao động nên đề nghị thông tin tra cứu hoặc dữ liệu điện tử cần thiết để chứng minh chứng từ được lập, ký và truyền đúng quy định. Không nên tự chuyển một bảng xác nhận lương thành “chứng từ điện tử”.
Công ty chậm hoặc không phản hồi
Gửi yêu cầu bằng kênh có thể lưu vết, ghi rõ phạm vi và thời điểm cần chứng từ. Nếu tiếp tục không được giải quyết, tập hợp hợp đồng, bảng lương, sao kê, chứng từ khấu trừ liên quan và liên hệ cơ quan thuế quản lý đơn vị để được hướng dẫn theo hồ sơ cụ thể.
Công ty đã giải thể hoặc thay đổi pháp nhân
Cần xác định tình trạng pháp lý, người đại diện, đơn vị kế thừa nghĩa vụ hoặc đầu mối thanh lý hồ sơ. Không nên tự suy luận công ty mới cùng thương hiệu có quyền lập thay. Cá nhân nên cung cấp toàn bộ bằng chứng khấu trừ cho cơ quan thuế để nhận hướng dẫn phù hợp.
Đã nhận hai chứng từ cho cùng một khoản
Kiểm tra số, ký hiệu và mối liên hệ thay thế. Nếu một bản là chứng từ thay thế, không cộng cả hai vào hồ sơ quyết toán. Khi không xác định được bản có giá trị, yêu cầu đơn vị trả thu nhập xác nhận bằng văn bản hoặc thông báo điện tử.
So sánh quy định trước và sau 01/07/2026
Nội dung
Khung trước 01/07/2026
Từ 01/07/2026
Căn cứ
Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025.
Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Chứng từ điện tử
Đã có cơ chế đăng ký, định dạng và truyền dữ liệu.
Được hệ thống lại trong khung pháp lý mới, dùng mẫu 03/TNCN.
Thời điểm lập
Nghị định 70 đã làm rõ theo khấu trừ và thời hạn hợp đồng.
Nghị định 254 tiếp tục nguyên tắc và nhóm ngoại lệ.
Gửi dữ liệu
Đã yêu cầu gửi người nhận và cơ quan thuế trong ngày lập.
Tiếp tục áp dụng, gắn với hệ thống quản lý thuế mới.
Sai sót
Xử lý theo khung Nghị định 123/70 và Thông tư 32.
Điều 20 Thông tư 91 tập trung quy trình, dùng 04/SS-CTĐT.
Người nghỉ việc
Yêu cầu đơn vị đã khấu trừ cấp chứng từ.
Nguyên tắc này không đổi; dữ liệu điện tử và truyền nhận được chuẩn hóa hơn.
Ví dụ thực tế
Ví dụ 1: Làm hai công ty trong cùng năm
Chị A nghỉ Công ty X tháng 5 và vào Công ty Y tháng 7. Cả hai nơi đều khấu trừ thuế. Khi tự quyết toán, chị A đề nghị X cấp chứng từ cho phần thu nhập tại X và Y cấp chứng từ cho phần tại Y; không yêu cầu Y xác nhận thay dữ liệu của X.
Ví dụ 2: Hợp đồng dài hạn, nghỉ giữa năm
Anh B ký hợp đồng 12 tháng nhưng nghỉ tháng 9. Sau kỳ lương cuối, B gửi email cho bộ phận nhân sự đề nghị chứng từ của năm 2026. Khi nhận, B đối chiếu tổng thu nhập, bảo hiểm và tiền thuế; phát hiện sai số định danh thì yêu cầu công ty lập bản xử lý đúng.
Ví dụ 3: Cộng tác viên nhận nhiều lần
Chị C làm cộng tác viên, nhận tiền ba lần và đều bị khấu trừ. Khi yêu cầu, đơn vị có thể lập từng chứng từ hoặc một chứng từ cho nhiều lần trong cùng năm theo điều kiện áp dụng. C cần đối chiếu để không khai trùng.
Câu hỏi thường gặp
Có phải lên cơ quan thuế xin chứng từ không?
Không. Đơn vị đã trả thu nhập và khấu trừ thuế là bên lập chứng từ. Cơ quan thuế hướng dẫn khi có vướng mắc hoặc không thể xử lý với đơn vị.
Công ty có được yêu cầu người nghỉ việc đến nhận bản giấy?
Chứng từ điện tử được ký và gửi bằng phương tiện điện tử. Hai bên có thể thống nhất cách nhận thuận tiện; bản giấy in ra không thay bản dữ liệu điện tử gốc.
Không ủy quyền quyết toán thì có được yêu cầu cấp không?
Có, khi thuộc trường hợp tổ chức đã khấu trừ và phải lập chứng từ theo quy định. Người ủy quyền quyết toán thuộc trường hợp không phải lập chứng từ cần được phân biệt riêng.
Nên lưu chứng từ bao lâu?
Người lao động nên lưu cùng hồ sơ quyết toán và hoàn thuế, bảo đảm còn đọc và kiểm tra được. Hướng dẫn quản trị dữ liệu có tại lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử.
Cập nhật ngày 26/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.
Tóm tắt câu trả lời
Từ 01/07/2026, bán hàng hóa lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng; dịch vụ lập khi hoàn thành hoặc thu tiền trước/trong quá trình cung cấp. Tiền đặt cọc đúng bản chất để bảo đảm hợp đồng dịch vụ theo Bộ luật Dân sự chưa làm phát sinh hóa đơn.
Xây dựng lập khi nghiệm thu; xuất khẩu chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau thông quan; xăng dầu bán lẻ theo từng lần bán. Các ngành đối soát có thời hạn riêng.
Đối với bán hàng hóa, kể cả tài sản công và hàng dự trữ quốc gia, lập hóa đơn khi chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng. Đã thu tiền hay chưa không làm đổi mốc; giao ngày 12, thanh toán ngày 20 thì ngày 12 là thời điểm cần lập.
2. Cung cấp dịch vụ: theo lúc hoàn thành hoặc thu tiền
Dịch vụ lập hóa đơn khi hoàn thành; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì lập tại lúc thu. Khoản đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm hợp đồng dịch vụ chưa phải lập. Cần lưu hợp đồng và chứng từ chứng minh; đổi tên khoản trả trước thành “đặt cọc” không làm đổi bản chất.
3. Giao nhiều lần: lập theo từng lần
Giao hàng hoặc bàn giao hạng mục nhiều lần thì mỗi lần lập hóa đơn cho giá trị tương ứng. Thỏa thuận xuất một lần cuối hợp đồng không thay thế quy định này.
Bảng tra cứu thời điểm lập hóa đơn theo hoạt động
Hoạt động
Thời điểm lập hóa đơn từ 01/07/2026
Lưu ý
Bán hàng hóa trong nước
Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.
Không phụ thuộc đã thu tiền.
Xuất khẩu hàng hóa, gồm gia công xuất khẩu
Người bán tự xác định nhưng chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.
Có thể dùng hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử theo điều kiện áp dụng.
Cung cấp dịch vụ
Khi hoàn thành; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì tại thời điểm thu tiền.
Không gồm tiền đặt cọc đúng nghĩa để bảo đảm hợp đồng dịch vụ.
Giao hàng, bàn giao dịch vụ nhiều lần
Mỗi lần giao hoặc bàn giao.
Giá trị trên hóa đơn tương ứng phần đã giao.
Xây dựng, lắp đặt
Khi nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành.
Không phụ thuộc đã thu tiền.
Bất động sản, hạ tầng, nhà để bán chưa bàn giao
Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng nếu thu theo tiến độ.
Khi đã chuyển giao thì áp dụng mốc chuyển quyền.
Bán lẻ xăng, dầu
Kết thúc từng lần bán.
Không gộp tùy ý vào cuối ngày.
Taxi dùng phần mềm tính tiền
Kết thúc chuyến đi.
Lập hóa đơn và chuyển dữ liệu theo quy định.
Khám chữa bệnh có phần mềm viện phí
Khách yêu cầu thì lập theo giao dịch; khách không yêu cầu có thể tổng hợp cuối ngày theo điều kiện.
Hóa đơn cho cơ quan BHXH lập khi được thanh, quyết toán chi phí BHYT.
Thu phí đường bộ điện tử không dừng
Ngày xe qua trạm; có thể lập định kỳ chậm nhất ngày cuối tháng nếu một khách có nhiều lượt.
Hóa đơn định kỳ phải liệt kê chi tiết các lượt.
Dịch vụ vận tải hàng không qua website theo thông lệ quốc tế
Chậm nhất 05 ngày kế tiếp từ ngày chứng từ dịch vụ được xuất trên hệ thống.
Chỉ áp dụng đúng trường hợp chuyên ngành.
Vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý
Khi hoàn thành đối soát, chậm nhất ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.
Khác nhóm đối soát thông thường.
Dịch vụ phát sinh thường xuyên cần đối soát
Khi hoàn thành đối soát, chậm nhất ngày 07 tháng sau hoặc 07 ngày từ khi kết thúc kỳ quy ước.
Chỉ áp dụng danh mục tại điểm a khoản 4 Điều 9.
Giao dịch ca đêm khi người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động
Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
Giờ làm việc ban đêm xác định theo Bộ luật Lao động.
Nhóm đối soát gồm điện, nước, truyền hình, bưu chính, viễn thông, logistics, thương mại điện tử, nền tảng số, ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, sàn các-bon, bảo hiểm và ngành được liệt kê. Chỉ doanh nghiệp đúng ngành, có đối soát thực tế mới dùng mốc này.
So sánh quy định cũ và mới về thời điểm lập hóa đơn
Nội dung
Trước 01/07/2026
Từ 01/07/2026
Khung pháp lý
Điều 9 Nghị định 123/2020, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025.
Điều 9 Nghị định 254/2026 thay thế và hệ thống hóa quy định.
Tiền đặt cọc dịch vụ
Ngoại lệ gắn với đặt cọc/tạm ứng bảo đảm một số dịch vụ được liệt kê.
Không lập đối với cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm hợp đồng dịch vụ.
Ngành cần đối soát
Đã có cơ chế cho một số ngành.
Cập nhật nền tảng số, dữ liệu, tài sản mã hóa, sàn các-bon, quảng cáo điện tử.
Giao dịch tần suất lớn
Quản lý theo hóa đơn/bảng tổng hợp tùy ngành.
Bổ sung cơ sở dữ liệu chi tiết giao dịch cho doanh nghiệp đủ điều kiện.
Ca đêm
Không có quy tắc chung rõ như quy định mới.
Nếu không có phần mềm lập tự động, được lập chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
Quy định mới giữ hai mốc cốt lõi “chuyển giao” và “hoàn thành dịch vụ”, đồng thời làm rõ tình huống đặc thù. Doanh nghiệp cần cập nhật ma trận thời điểm.
Quy trình kiểm soát để không lập hóa đơn sai ngày
Phân loại giao dịch: hàng hóa, dịch vụ, xây dựng, xuất khẩu hay ngành đặc thù.
Xác định sự kiện pháp lý: biên bản giao hàng, nghiệm thu, thông quan, kết thúc chuyến đi, thu tiền hoặc hoàn thành đối soát.
Kết nối dữ liệu: đồng bộ phần mềm bán hàng, hợp đồng, kho, ngân hàng và phần mềm hóa đơn; hạn chế nhập ngày thủ công.
Cảnh báo thời hạn: tạo cảnh báo riêng cho ngày 07, ngày 10, ngày cuối tháng, ngày làm việc tiếp theo và các mốc chuyên ngành.
Lưu chứng cứ: hợp đồng, biên bản bàn giao, log đối soát, chứng từ thu tiền và tờ khai hải quan phải liên kết được với hóa đơn.
Ví dụ thực tế
Ví dụ 1: Giao hàng trước, thu tiền sau
Công ty A giao máy ngày 08/08, khách trả ngày 25/08. Hóa đơn lập ngày 08/08; nhiều đợt giao thì lập theo từng đợt.
Ví dụ 2: Nhận cọc dịch vụ
Khách đặt cọc 20 triệu để bảo đảm hợp đồng sự kiện, có điều khoản cọc đúng Bộ luật Dân sự: chưa lập hóa đơn. Nếu thực chất là thanh toán đợt một cho dịch vụ, phải lập khi thu tiền.
Ví dụ 3: Nghiệm thu xây dựng
Nhà thầu và chủ đầu tư ký biên bản nghiệm thu khối lượng ngày 18/08 nhưng thanh toán ngày 10/09. Hóa đơn cho khối lượng nghiệm thu phải lập theo ngày 18/08. Việc hồ sơ thanh toán nội bộ chưa hoàn tất không phải lý do lùi ngày.
Câu hỏi thường gặp
Ngày ký số có phải trùng ngày lập hóa đơn?
Đây là hai chỉ tiêu riêng. Nên ký, gửi ngay; nếu khác thời điểm phải kiểm tra quy định khai thuế, không dùng ngày ký thay ngày lập.
Khách chưa thanh toán thì có phải lập hóa đơn bán hàng không?
Có, nếu đã chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa. Mốc bán hàng không phụ thuộc đã thu tiền.
Có được gộp hóa đơn cuối tháng không?
Chỉ khi pháp luật cho phép lập định kỳ, tổng hợp hoặc chuyển bảng dữ liệu. Không áp dụng ngoại lệ ngành cho bán lẻ thông thường.
Cập nhật ngày 26/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.
Tóm tắt câu trả lời
Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng phải dùng hóa đơn có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế. Người bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu/sử dụng cũng thuộc diện bắt buộc.
Doanh thu từ 01 tỷ đồng trở xuống được đăng ký tự nguyện. Ngưỡng tính trên tổng doanh thu cùng người nộp thuế từ mọi cửa hàng, website, mạng xã hội, sàn và quầy.
Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế.
Đăng ký, cấu hình phần mềm, lập hóa đơn cho giao dịch thuộc diện phải lập.
Bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu/quyền sử dụng
Bắt buộc theo Nghị định 254, không chỉ xét ngưỡng doanh thu.
Kiểm tra loại tài sản, thông tin nhận diện và hình thức hóa đơn phù hợp.
Doanh thu từ 01 tỷ đồng trở xuống
Không thuộc diện bắt buộc chỉ vì doanh thu; được đăng ký nếu có nhu cầu và đáp ứng điều kiện.
Cân nhắc nhu cầu khách doanh nghiệp, quản trị bán hàng và chi phí dịch vụ.
“Trên 01 tỷ đồng” khác “từ 01 tỷ đồng”. Doanh thu đúng 01 tỷ thuộc nhóm từ 01 tỷ trở xuống theo câu chữ Nghị định 141, nhưng hộ phải theo dõi lũy kế vì giao dịch tiếp theo có thể kích hoạt nghĩa vụ.
Hộ mới kinh doanh hoặc đang trong năm vượt ngưỡng
Hộ mới hoặc năm trước chưa vượt ngưỡng nhưng năm nay lũy kế trên 01 tỷ phải dùng hóa đơn. Thời hạn đăng ký là 30 ngày từ ngày cuối kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế vượt ngưỡng. Nên chuẩn bị sớm để không gián đoạn bán hàng.
Doanh thu nào được tính vào ngưỡng 1 tỷ đồng?
Nguyên tắc quản lý là theo một chủ thể nộp thuế. Do đó phải tổng hợp doanh thu từ tất cả địa điểm và kênh kinh doanh của hộ/cá nhân:
Bán tại cửa hàng, chi nhánh, quầy lưu động.
Đơn hàng qua Facebook, Zalo, TikTok và website riêng.
Doanh thu qua sàn thương mại điện tử, ứng dụng giao đồ ăn hoặc nền tảng số.
Tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử, COD và khoản nền tảng thu hộ.
Các ngành nghề khác nhau do cùng hộ/cá nhân kinh doanh thực hiện.
Không chia doanh thu cùng chủ thể theo cửa hàng. Nhiều điểm kinh doanh dùng mã số thuế của hộ/cá nhân và ghi mã địa điểm trên hóa đơn; vẫn theo dõi doanh thu, thuế suất từng nơi để khai đúng.
Doanh thu trên sàn dù được nền tảng nộp thuế thay vẫn được tính vào tổng thể. Hộ đa kênh cần đối chiếu báo cáo sàn, tiền thực nhận và giá trị trước phí.
Hộ bắt buộc nên chọn loại hóa đơn nào?
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Phù hợp hộ bán cho doanh nghiệp hoặc giao dịch không quá dày. Hộ gửi hóa đơn để cấp mã rồi giao người mua. Xem Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại hướng dẫn đăng ký năm 2026.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Phù hợp bán trực tiếp người tiêu dùng, nhiều giao dịch như bán lẻ, ăn uống, khách sạn, vận tải. Không bắt buộc chữ ký số; cuối ngày gửi dữ liệu. Xem hướng dẫn máy tính tiền.
Cơ sở bán trực tiếp cho người tiêu dùng đã đăng ký hóa đơn có mã/không có mã theo trường hợp được áp dụng thì không bắt buộc đăng ký thêm máy tính tiền. Lựa chọn vẫn phải phù hợp loại khách, số giao dịch và khả năng kết nối.
Các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử
Điều 7 Nghị định 254 liệt kê các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Với hộ và cá nhân kinh doanh, các nhóm đáng chú ý gồm:
Bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp bên mua lập bảng kê thu mua theo pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp, trừ khi hộ đã đăng ký sử dụng hóa đơn.
Thu nhập từ cho thuê bất động sản.
Thu nhập từ cung cấp một số sản phẩm, dịch vụ nội dung thông tin số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
Đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp khi doanh nghiệp đã khấu trừ thuế theo quy định.
Ngoại lệ chỉ miễn đúng giao dịch, không miễn toàn bộ hộ. Hộ vừa cho thuê nhà vừa bán online phải tách hoạt động. Trường hợp không dùng thường xuyên cũng khác việc xin hóa đơn có mã từng lần phát sinh.
So sánh quy định cũ và mới đối với hộ kinh doanh
Tiêu chí
Khung cũ trước 01/07/2026
Khung mới từ 01/07/2026
Căn cứ hóa đơn
Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025, Thông tư 32/2025.
Nghị định 254/2026, Thông tư 91/2026 cùng Nghị định 68/141.
Đối tượng trọng tâm
Gắn phương pháp kê khai và hộ doanh thu lớn bán trực tiếp trong nhóm ngành.
Hộ/cá nhân trên 01 tỷ dùng hóa đơn có mã hoặc máy tính tiền.
Bán tài sản đăng ký quyền
Xử lý theo loại giao dịch, cấp hóa đơn và quy định chuyên ngành.
Nêu rõ hộ/cá nhân bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng thuộc diện bắt buộc.
Hộ dưới ngưỡng
Có cơ chế tự nguyện; trong năm 2026 ngưỡng đã được điều chỉnh bởi Nghị định 141.
Tiếp tục xác nhận không bắt buộc nếu từ 01 tỷ đồng trở xuống, nhưng được đăng ký khi có nhu cầu.
Trường hợp không dùng
Nằm rải rác trong quy định hóa đơn, thuế GTGT và quản lý thuế.
Điều 7 Nghị định 254 tập hợp rõ các trường hợp không phải sử dụng.
Điểm cần tránh là nói “từ 01/07/2026 tất cả hộ kinh doanh đều phải xuất hóa đơn điện tử”. Nhận định đó không đúng với hướng dẫn chính thức dành cho nhóm doanh thu dưới 01 tỷ đồng.
Ví dụ thực tế
Ví dụ 1: Quán ăn doanh thu 1,4 tỷ đồng
Quán bắt buộc vì doanh thu trên 01 tỷ. Bán trực tiếp người tiêu dùng nên máy tính tiền phù hợp; cần đăng ký, kết nối và lập theo từng giao dịch.
Ví dụ 2: Shop bán đa kênh
Cửa hàng tại quầy đạt 600 triệu đồng, bán trên sàn 300 triệu và qua mạng xã hội 250 triệu. Tổng doanh thu cùng chủ thể là 1,15 tỷ đồng, không được tách từng kênh để kết luận dưới ngưỡng. Hộ phải chuẩn bị đăng ký theo thời hạn.
Ví dụ 3: Hộ doanh thu 750 triệu đồng
Hộ không bắt buộc chỉ vì doanh thu. Nếu thường xuyên bán cho doanh nghiệp cần hóa đơn hợp pháp, hộ có thể đăng ký tự nguyện hóa đơn có mã. Khi đã đăng ký, phải lập, quản lý và xử lý sai sót đúng quy định.
Câu hỏi thường gặp
Doanh thu đúng 1 tỷ đồng có bắt buộc không?
Quy định dùng cụm “trên 01 tỷ đồng”; nhóm “từ 01 tỷ đồng trở xuống” được đăng ký theo nhu cầu. Hộ cần bảo đảm số liệu doanh thu chính xác và theo dõi phần phát sinh tiếp theo.
Hộ dưới ngưỡng đang dùng hóa đơn có phải dừng không?
Không. Cục Thuế đã hướng dẫn nhóm dưới ngưỡng có nhu cầu được đăng ký và tiếp tục sử dụng theo quy định; không nên tự hủy đăng ký chỉ vì không bắt buộc.
Cập nhật ngày 26/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.
Tóm tắt nhanh
Khi khấu trừ thuế TNCN, đơn vị phải lập chứng từ điện tử giao người bị khấu trừ, trừ ngoại lệ tại Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Chứng từ dùng mẫu 03/TNCN, đúng định dạng, có chữ ký số và được gửi cho người nhận lẫn cơ quan thuế ngay trong ngày lập. Trước khi dùng, đơn vị đăng ký bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT.
Đây là chứng từ ghi nhận số thuế TNCN đã khấu trừ, dùng khi cá nhân tự quyết toán, hoàn thuế hoặc đối chiếu. Chứng từ gốc không phải PDF tự tạo: Điều 18 Thông tư 91 yêu cầu dữ liệu XML gồm phần nghiệp vụ và chữ ký số; bản thể hiện phải đầy đủ, chính xác và đọc được bằng phương tiện điện tử.
Khi nào phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Điều 24 Nghị định 254 yêu cầu lập chứng từ tại thời điểm khấu trừ, với cách thực hiện theo từng nhóm:
Cá nhân ủy quyền quyết toán: tổ chức khấu trừ không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng: khi cá nhân yêu cầu, có thể lập cho mỗi lần khấu trừ hoặc một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong một năm tính thuế.
Cá nhân ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ lập một chứng từ trong một năm tính thuế.
Các khoản thu nhập không phải lập chứng từ trong trường hợp đã khấu trừ tại nguồn
Khoản 4 Điều 24 quy định không phải lập chứng từ cho thu nhập cá nhân đã khấu trừ, nộp tại nguồn từ chuyển nhượng chứng khoán, đầu tư vốn, tài sản mã hóa, vàng miếng; bản quyền, nhượng quyền; trúng thưởng, thừa kế hoặc quà tặng. Không mở rộng ngoại lệ này sang tiền lương hay khoản khác.
Nội dung bắt buộc trên chứng từ điện tử
Điều 23 Nghị định 254 yêu cầu chứng từ khấu trừ thuế TNCN thể hiện:
Tên chứng từ; ký hiệu mẫu, ký hiệu, số thứ tự chứng từ.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập.
Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập nếu đã có mã số thuế, hoặc số định danh cá nhân.
Quốc tịch nếu người nộp thuế không có quốc tịch Việt Nam.
Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, khoản từ thiện/nhân đạo/khuyến học và số thuế đã khấu trừ.
Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập; với chứng từ điện tử, chữ ký là chữ ký số.
Ký hiệu mẫu 03/TNCN và cách đánh số
Phụ lục II Thông tư 91 quy định mẫu 03/TNCN. Ký hiệu chứng từ có 6 ký tự: “CT”, hai số cuối của năm và hai chữ đơn vị tự chọn; chẳng hạn 03/TNCNCT26AA. Số chứng từ tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ 01 khi bắt đầu dùng và quản lý riêng từng năm.
Quy trình đăng ký, lập và gửi chứng từ
Bước 1: Đăng ký trước khi sử dụng
Đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Trong 1 ngày làm việc, cơ quan thuế trả Mẫu 01/TB-ĐKĐT; khi thay đổi thông tin, gửi lại mẫu đăng ký. Xem checklist đăng ký chứng từ điện tử.
Bước 2: Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự và khấu trừ
Đối chiếu thông tin định danh, tổng thu nhập chịu thuế, bảo hiểm bắt buộc, khoản giảm trừ liên quan và thuế thực tế đã khấu trừ; không dùng “thu nhập thực nhận” thay tổng thu nhập chịu thuế.
Bước 3: Lập đúng kỳ, ký số và gửi
Lập theo Điều 24 và ký số hợp lệ. Điều 29 yêu cầu gửi người bị khấu trừ và cơ quan thuế ngay trong ngày lập.
Bước 4: Truyền dữ liệu đúng kênh
Dữ liệu thường được chuyển qua nhà cung cấp dịch vụ. Đơn vị đã kết nối trực tiếp thì chuyển qua Hệ thống thông tin quản lý thuế; đối tượng miễn phí có thể dùng hệ thống hoặc đơn vị được Cục Thuế ủy thác.
Nghị định 123/2020, được sửa bởi Nghị định 70/2025.
Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Nội dung
Nghị định 70 đã bổ sung định danh, bảo hiểm và các khoản đóng góp.
Nghị định 254 tiếp tục bộ chỉ tiêu chi tiết.
Thời điểm
Nghị định 70 đã quy định theo thời điểm khấu trừ và thời hạn hợp đồng.
Tiếp tục nguyên tắc tại Điều 24.
Ngoại lệ đầu tư
Chưa có danh mục đầy đủ như Điều 24 mới.
Bổ sung danh mục thu nhập đã khấu trừ, nộp tại nguồn không phải lập chứng từ.
Mẫu đăng ký
01/ĐKTĐ-CTĐT tại Phụ lục IA Nghị định 70.
01/ĐKTĐ-CTĐT tại Phụ lục III Thông tư 91; trả kết quả trong 1 ngày làm việc.
Truyền dữ liệu
Nghị định 70 đã yêu cầu gửi trong ngày lập.
Nghị định 254 tiếp tục và làm rõ kết nối, sự cố, kênh miễn phí.
Ví dụ thực tế
Ví dụ 1: Người lao động hợp đồng 12 tháng, tự quyết toán
Chị M làm việc cả năm 2026, hợp đồng 12 tháng, không ủy quyền quyết toán. Công ty lập một chứng từ cho năm tính thuế, ghi tổng thu nhập chịu thuế, bảo hiểm bắt buộc, khoản từ thiện đủ điều kiện (nếu có), thuế đã khấu trừ; ký số, gửi chị M và cơ quan thuế trong ngày lập.
Ví dụ 2: Cộng tác viên nhận tiền bốn lần
Anh N không ký hợp đồng lao động và bị khấu trừ thuế ở bốn lần chi. Khi anh N yêu cầu, đơn vị có thể lập chứng từ cho từng lần hoặc một chứng từ cho nhiều lần trong cùng năm tính thuế. Dữ liệu phải khớp sổ chi trả và tờ khai khấu trừ.
Câu hỏi thường gặp
Bản PDF chứng từ có đủ không?
PDF là bản thể hiện thuận tiện để đọc; hồ sơ điện tử cần file dữ liệu đúng định dạng, chữ ký số và bằng chứng truyền nhận. Không nên chỉ lưu PDF.
Ngày ký số khác ngày lập có được không?
Điều 24 xác định thời điểm ký số là thời điểm chủ thể sử dụng chữ ký số để ký và hiển thị theo ngày dương lịch. Do yêu cầu gửi ngay trong ngày lập, quy trình nội bộ nên bảo đảm lập, ký, gửi đồng bộ; trường hợp chênh lệch cần đối chiếu văn bản và nguyên nhân kỹ thuật cụ thể.
Đơn vị nào được miễn phí dịch vụ chứng từ?
Điều 28 Nghị định 254 quy định các nhóm cụ thể, gồm một số hộ/cá nhân kinh doanh sử dụng dưới 10 lao động và một số tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thuộc đối tượng hóa đơn điện tử hoặc đang dùng dịch vụ hóa đơn được miễn phí. Cần đối chiếu chính xác hồ sơ trước khi đăng ký.
Cập nhật ngày 26/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP: 10 điểm cần biết về hóa đơn, chứng từ điện tử
Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2026, thay thế Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025. Văn bản hệ thống hóa quy định theo Luật Quản lý thuế 108/2025, làm rõ đối tượng, loại hóa đơn, ngoại lệ, thông tin người tiêu dùng và chuyển đổi chứng từ giấy.
Một số nội dung đã xuất hiện từ Nghị định 70/2025, như hóa đơn thương mại điện tử và nhóm hộ doanh thu lớn. Nghị định 254 kế thừa và chuẩn hóa, không có nghĩa mọi quy trình đều thay đổi từ đầu.
Căn cứ pháp lý và thời điểm áp dụng
Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, có hiệu lực chung từ 01/07/2026; riêng Điều 13 và quy định về sử dụng hóa đơn điện tử của hộ, cá nhân kinh doanh tại Điều 26 có hiệu lực từ 01/01/2026 theo khoản 2 Điều 52.
Theo Điều 43, Nghị định 123/2020, phần liên quan tại Nghị định 41/2022 và Nghị định 70/2025 hết hiệu lực từ 01/07/2026. Hồ sơ mới phải đối chiếu Nghị định 254 và Thông tư 91.
10 điểm cần biết và các thay đổi đáng chú ý của Nghị định 254/2026
1. Một nghị định mới thay toàn bộ khung cũ
Nghị định 254 thay toàn bộ cấu trúc quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử, từ lập, sử dụng, lưu trữ đến dữ liệu, tra cứu, trách nhiệm và chuyển tiếp; nhiều nghiệp vụ cũ vẫn được kế thừa.
2. Nguyên tắc lập hóa đơn tiếp tục bao quát nhiều giao dịch không thu tiền
Điều 4 yêu cầu lập hóa đơn khi bán hàng, dịch vụ và cả nhiều trường hợp khuyến mại, biếu tặng, trao đổi, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ, cho vay/mượn hàng. “Không thu tiền” không tự động được miễn.
3. Phân loại đối tượng theo hóa đơn có mã, không mã và máy tính tiền
Điều 6 xác định nhóm dùng hóa đơn có mã, nhóm đủ điều kiện dùng hóa đơn không có mã và nhóm bán trực tiếp cho người tiêu dùng dùng hóa đơn từ máy tính tiền. Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, phải áp dụng loại phù hợp. Đơn vị bán trực tiếp đã đăng ký hóa đơn có mã/không mã theo Điều 6 không bắt buộc đăng ký thêm hóa đơn máy tính tiền. Xem hóa đơn có mã và không có mã.
4. Làm rõ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử
Điều 7 tập hợp các trường hợp như hộ, cá nhân thuộc diện bên mua lập bảng kê thu mua; một số thu nhập cho thuê bất động sản, nội dung số cung cấp ra nước ngoài; đại lý đã được khấu trừ thuế; giao dịch tài chính; góp vốn, điều chuyển tài sản và hàng hóa dùng tiếp cho sản xuất. Phải đọc đúng điều kiện, không suy rộng thành miễn hóa đơn chung.
5. Hóa đơn thương mại điện tử trở thành một loại hóa đơn rõ ràng
Điều 8 quy định hóa đơn thương mại điện tử cho xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ khi đủ điều kiện chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Nếu chưa đủ điều kiện, dùng hóa đơn GTGT hoặc bán hàng điện tử phù hợp. Đây là nội dung được kế thừa từ năm 2025.
6. Thời điểm lập được chuẩn hóa và cập nhật cho kinh tế số
Nguyên tắc chính vẫn là: bán hàng lập khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng; dịch vụ lập khi hoàn thành hoặc khi thu tiền trước/trong quá trình cung cấp. Xuất khẩu lập chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan. Điều 9 đồng thời có mốc riêng cho xây dựng, bất động sản, xăng dầu, vận tải, thương mại điện tử, nền tảng số, tài sản mã hóa, sàn các-bon và các ngành phải đối soát. Có thể tra cứu theo tình huống tại bảng thời điểm lập hóa đơn 2026.
7. Thông tin người tiêu dùng được quy định cụ thể hơn
Nếu người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ, số định danh thì hóa đơn thể hiện các thông tin đó; nếu không cung cấp thì ghi “Bán cho người tiêu dùng”, trừ trường hợp đặc thù. Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc xuất cho người tiêu dùng không được chủ thể kinh doanh dùng hạch toán chi phí, quyết toán thuế. Xem khách lẻ không cung cấp thông tin.
8. Miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử trong phạm vi xác định
Điều 11 quy định doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ và cá nhân kinh doanh tại địa bàn khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn được miễn phí dịch vụ trong 12 tháng kể từ khi sử dụng. Cơ quan xử lý tài sản công cũng có cơ chế lập hóa đơn qua hệ thống thuế hoặc tổ chức được ủy thác. Ngoài các trường hợp này, phí dịch vụ thực hiện theo hợp đồng với nhà cung cấp.
9. Chứng từ điện tử và dữ liệu được quản lý xuyên suốt
Nghị định quy định chứng từ khấu trừ TNCN, biên lai điện tử, thời điểm lập, nội dung và chuyển dữ liệu. Hóa đơn, chứng từ phải lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu, bảo đảm toàn vẹn và sẵn sàng tra cứu; bản giấy chuyển đổi không mặc nhiên thay giá trị giao dịch của bản điện tử.
10. Có cơ chế khen thưởng người tiêu dùng phản ánh việc không lập hóa đơn
Điều 41 cho phép khen thưởng thông tin về người bán không lập, giao hóa đơn: tối đa 10% tiền phạt và không quá 10 triệu đồng/vụ; thủ tục do Bộ Tài chính quy định. Điểm bán lẻ cần kiểm soát việc giao hóa đơn ở mọi kênh.
So sánh Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Nghị định 254/2026
Nội dung
Khung trước 01/07/2026
Nghị định 254/2026
Hình thức văn bản
Nghị định 123 là nền tảng, Nghị định 70 sửa đổi nhiều điều.
Một nghị định thay thế toàn bộ, triển khai Luật Quản lý thuế 108/2025.
Hóa đơn thương mại và hộ doanh thu lớn
Đã được bổ sung trong Nghị định 70/2025.
Được hệ thống hóa tại Điều 6 và Điều 8.
Trường hợp không dùng hóa đơn
Quy định rải rác trong Nghị định 123, Nghị định 70 và pháp luật thuế GTGT.
Điều 7 tập hợp và làm rõ danh mục theo nhóm giao dịch.
Thông tin khách lẻ
Có các ngoại lệ về chỉ tiêu người mua theo từng loại hóa đơn.
Quy định cụ thể cách ghi “Bán cho người tiêu dùng” khi không được cung cấp thông tin.
Chuyển tiếp giấy
Hóa đơn cơ quan thuế đặt in và biên lai giấy vẫn được quản lý theo khung cũ.
Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in hết giá trị từ 01/07/2026; biên lai giấy còn lại được dùng đến hết 31/12/2026 rồi tiêu hủy.
Khuyến khích lấy hóa đơn
Có chủ trương khuyến khích, hóa đơn may mắn và giải pháp địa phương.
Nghị định hóa cơ chế khen thưởng người tiêu dùng cung cấp thông tin, có trần chi.
Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần làm gì?
Rà soát loại hóa đơn, đối tượng máy tính tiền, hóa đơn không mã và hóa đơn thương mại.
Cập nhật thời điểm lập, thông tin người mua, ký hiệu và định dạng theo Thông tư 91/2026.
Thiết lập quy trình xử lý sai sót và lưu văn bản thỏa thuận.
Ngừng hóa đơn đặt in; chuyển biên lai giấy trước 01/01/2027.
Lưu XML, nhật ký truyền nhận và chứng từ nguồn, không chỉ lưu PDF.
Ví dụ áp dụng
Ví dụ: Hộ doanh thu 1,3 tỷ đồng bán đồ ăn trực tiếp phải rà soát đăng ký theo Điều 6; phiếu thanh toán nội bộ không thay hóa đơn điện tử. Siêu thị bán cho khách không cung cấp thông tin phải lập theo trường hợp người tiêu dùng. Đơn vị còn biên lai giấy được dùng đến hết 31/12/2026 nhưng phải chuẩn bị chuyển đổi và tiêu hủy phần tồn đúng thủ tục.
Câu hỏi thường gặp
Nghị định 254 có hiệu lực từ ngày nào?
Từ ngày 01/07/2026. Ngày ban hành là 30/06/2026, vì vậy doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý giao dịch và hóa đơn ở thời điểm giao kỳ.
Nghị định 70/2025 còn được áp dụng không?
Từ 01/07/2026, Nghị định 70 hết hiệu lực theo Điều 43 Nghị định 254. Tuy nhiên, khi xử lý hóa đơn đã lập trong thời kỳ cũ vẫn phải xem quy định chuyển tiếp và thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Có phải mọi hộ kinh doanh đều dùng hóa đơn máy tính tiền?
Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.
Tóm tắt nhanh
Lưu trữ đúng không phải là in hóa đơn ra giấy hoặc gom PDF vào một thư mục. Hồ sơ cần giữ được dữ liệu điện tử gốc, khả năng xác minh nguồn gốc và tính toàn vẹn, chữ ký số hoặc mã khi có, trạng thái truyền nhận, bản thể hiện để đọc và chứng từ nghiệp vụ liên quan.
Hệ thống lưu trữ phải cho phép tra cứu trong thời hạn áp dụng, bảo vệ dữ liệu khỏi sửa hoặc xóa trái phép, phân quyền người dùng, sao lưu ở vị trí độc lập và kiểm thử phục hồi. Thời hạn cụ thể cần xác định theo loại chứng từ và pháp luật kế toán, thuế, chuyên ngành liên quan; không nên áp một con số duy nhất cho mọi hồ sơ.
Các văn bản về hóa đơn, chứng từ điện tử phải được đọc cùng pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, quản lý thuế, bảo vệ dữ liệu và quy định chuyên ngành. Bài viết không ấn định một thời hạn lưu chung vì từng nhóm hồ sơ có thể chịu yêu cầu khác nhau.
Một bộ hồ sơ điện tử nên lưu những gì?
Doanh nghiệp nên lưu theo “hồ sơ giao dịch” thay vì tách rời hóa đơn khỏi chứng từ nguồn. Một bộ hồ sơ tối thiểu trong thực hành thường gồm:
Dữ liệu điện tử gốc: file đúng định dạng của hóa đơn hoặc chứng từ, không bị sửa sau khi nhận/phát hành.
Bản thể hiện: PDF hoặc định dạng dễ đọc để tra cứu nhanh; đây không thay thế file gốc.
Thông tin xác thực: chữ ký số, chứng thư số, mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu cho phép truy xuất, tùy loại.
Nhật ký truyền nhận: thời điểm gửi, nhận, cấp mã, chấp nhận, từ chối, lỗi và lần gửi lại.
Chuỗi xử lý sai sót: hóa đơn gốc, thông báo sai, thỏa thuận, bảng kê, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và phản hồi hệ thống.
Chứng từ nghiệp vụ: hợp đồng, đơn đặt hàng, giao nhận, nghiệm thu, thanh toán, kho và phê duyệt nội bộ.
Dấu vết kiểm soát: người tạo, người duyệt, lần truy cập, xuất dữ liệu, thay đổi quyền và kết quả kiểm tra.
Với chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, cần giữ dữ liệu gốc, chữ ký số, bằng chứng gửi người bị khấu trừ và dữ liệu đã chuyển cơ quan thuế. Xem hướng dẫn chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
Quy trình lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử trong 7 bước
Bước 1: Tiếp nhận qua kênh kiểm soát
Quy định địa chỉ email, cổng nhận hoặc tích hợp phần mềm chính thức. Tệp đến từ ứng dụng nhắn tin cá nhân phải được chuyển vào kho kiểm soát và xác minh nguồn trước khi sử dụng. Hệ thống nên ghi thời gian, người nhận và mã liên kết với giao dịch.
Bước 2: Kiểm tra trước khi nhập kho
Kiểm tra định dạng, khả năng mở, chữ ký/mã, người bán, người mua, nội dung và trạng thái. Tệp nghi nhiễm mã độc hoặc sai cấu trúc được cách ly. Không ghi đè file gốc bằng bản đã chỉnh tên trường, thêm logo hoặc sửa nội dung. Tham khảo quy trình kiểm tra hóa đơn hợp pháp, hợp lệ.
Bước 3: Gắn mã hồ sơ và metadata
Tạo mã duy nhất nối hóa đơn với nhà cung cấp/khách hàng, kỳ kế toán, hợp đồng và chứng từ thanh toán. Metadata nên có số, ký hiệu, ngày lập, mã số thuế, giá trị, thuế, loại hóa đơn, trạng thái và quan hệ điều chỉnh/thay thế. Nhờ đó có thể tìm kiếm mà không cần mở từng tệp.
Bước 4: Lưu file gốc và bản thể hiện tách biệt
Kho “gốc” chỉ cho phép ghi theo quy trình và hạn chế sửa/xóa; kho bản thể hiện có thể phục vụ người dùng tra cứu. Dùng quy tắc tên tệp nhất quán nhưng không thay đổi nội dung bên trong. Kiểm tra mã băm hoặc cơ chế tương đương để phát hiện tệp bị thay đổi ngoài ý muốn.
Bước 5: Liên kết toàn bộ chuỗi nghiệp vụ
Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế không được lưu như giao dịch độc lập mất liên kết. Hệ thống cần hiển thị bản gốc, lần xử lý, bảng kê, thỏa thuận và trạng thái cuối. Xem xử lý hóa đơn điện tử sai sót. Với nội dung bắt buộc và ngoại lệ theo loại hóa đơn, xem hướng dẫn nội dung hóa đơn.
Bước 6: Sao lưu và kiểm thử phục hồi
Thực hiện nhiều bản sao theo chính sách phù hợp, trong đó có bản tách khỏi hệ thống vận hành hằng ngày. Mã hóa dữ liệu nhạy cảm, quản lý khóa và tài khoản sao lưu riêng. Kiểm thử phục hồi định kỳ bằng mẫu dữ liệu thật đã kiểm soát; bản sao không khôi phục được không phải phương án dự phòng đáng tin cậy.
Bước 7: Rà soát thời hạn, bàn giao và tiêu hủy
Gắn thời hạn theo loại tài liệu, ngày kết thúc hồ sơ và yêu cầu pháp luật áp dụng. Khi thay phần mềm hoặc nhà cung cấp, phải xuất đầy đủ dữ liệu, metadata, chữ ký/mã, nhật ký và tài liệu mô tả cách đọc. Chỉ tiêu hủy khi hết thời hạn, không có yêu cầu thanh tra, tranh chấp hoặc lưu giữ đặc biệt, và phải theo quy trình được phê duyệt.
Yêu cầu đối với hệ thống lưu trữ và kiểm soát nội bộ
Nhóm yêu cầu
Kiểm soát nên có
Rủi ro cần tránh
Tính toàn vẹn
Kho gốc hạn chế sửa, kiểm tra dấu vết và phiên bản.
Tệp bị thay đổi mà không phát hiện.
Khả năng đọc
Lưu công cụ/đặc tả cần thiết và bản thể hiện.
Còn tệp nhưng phần mềm mới không mở được.
Tra cứu
Metadata, bộ lọc, liên kết hồ sơ và xuất báo cáo.
Mất nhiều ngày tìm tài liệu khi kiểm tra.
Phân quyền
Quyền theo vai trò, xác thực mạnh, rà soát tài khoản.
Định dạng mở/xuất được, tài liệu kỹ thuật, kiểm đếm.
Bị khóa dữ liệu khi đổi nhà cung cấp.
Không nên dùng tài khoản quản trị chung. Quyền xóa, thay đổi thời hạn và xuất hàng loạt cần tách khỏi quyền xem thông thường. Nhân sự nghỉ việc phải bị thu hồi quyền kịp thời; nhà cung cấp chỉ truy cập theo phạm vi, thời gian và mục đích được phê duyệt.
Cấu trúc thư mục gợi ý
Nếu chưa có hệ thống quản lý tài liệu, có thể tổ chức theo năm/kỳ, chiều mua vào–bán ra, mã số thuế đối tác và mã hồ sơ. Tuy nhiên, thư mục không thay metadata, phân quyền và nhật ký. Tránh đặt tên chỉ là “HD1”, “moi”, “final”; nên có quy tắc để một người khác vẫn hiểu và tra cứu được.
Khi dùng dịch vụ đám mây
Kiểm tra vị trí và cơ chế bảo vệ dữ liệu, khả năng xuất toàn bộ tệp, nhật ký, cam kết sao lưu, phục hồi, chấm dứt dịch vụ và xử lý sự cố. Hợp đồng nhà cung cấp không loại trừ trách nhiệm quản lý hồ sơ của người nộp thuế.
So sánh lưu trữ theo khung cũ và mới
Tiêu chí
NĐ 123, NĐ 70 và TT 32
Từ 01/07/2026
Nền tảng
Đã xác lập hóa đơn, chứng từ điện tử và yêu cầu lưu dữ liệu.
Luật 108/2025, Nghị định 254 và Thông tư 91 tiếp tục quản lý trên dữ liệu điện tử chuẩn.
Phạm vi dữ liệu
Hóa đơn có mã, không mã, máy tính tiền và chứng từ theo khung cũ.
Khung mới hệ thống hóa thêm loại, nội dung, dữ liệu giao dịch và chứng từ điện tử.
Chuỗi sai sót
Đã có thông báo, điều chỉnh, thay thế.
Thông tư 91 làm rõ biểu mẫu, bảng kê và các nhánh xử lý; kho lưu trữ phải giữ được quan hệ giữa các bản.
Người tiêu dùng
Nghị định 70 đã mở rộng thông tin định danh và quyền tra cứu.
Nghị định 254 làm rõ cách ghi hóa đơn bán cho người tiêu dùng, cần lưu trạng thái người mua đúng bối cảnh.
Quản trị vận hành
Doanh nghiệp đã phải bảo đảm an toàn và tra cứu.
Nhu cầu liên thông dữ liệu tăng, đòi hỏi metadata, phân quyền, nhật ký và khả năng xuất dữ liệu đầy đủ hơn.
Không nên mô tả khung mới là xóa bỏ toàn bộ cách lưu cũ. Nguyên tắc dữ liệu điện tử, toàn vẹn và tra cứu được tiếp tục; doanh nghiệp cần cập nhật cấu trúc hồ sơ để bao phủ các loại hóa đơn, chứng từ và quy trình mới.
Ví dụ thực tế
Ví dụ 1 — hóa đơn mua vào: Sau khi kiểm tra, kế toán lưu XML vào kho gốc, PDF vào kho tra cứu, gắn mã hợp đồng, phiếu nhập và thanh toán. Hệ thống ghi người duyệt và kỳ kê khai.
Ví dụ 2 — hóa đơn thay thế: Người bán thay thế hóa đơn sai. Doanh nghiệp không xóa bản gốc mà khóa trạng thái sử dụng, liên kết bản thay thế, thỏa thuận và phản hồi cơ quan thuế trong cùng hồ sơ.
Ví dụ 3 — đổi phần mềm: Trước khi hết hợp đồng, doanh nghiệp xuất tệp gốc, bản thể hiện, metadata, log và danh sách trạng thái; khôi phục thử trên môi trường mới rồi mới xác nhận bàn giao.
Câu hỏi thường gặp
In hóa đơn ra giấy rồi lưu có đủ không?
Không. Bản giấy hoặc PDF chỉ là bản thể hiện. Cần giữ thông điệp dữ liệu điện tử gốc và thông tin cho phép kiểm tra nguồn gốc, tính toàn vẹn, chữ ký/mã và trạng thái.
Có một thời hạn lưu chung cho mọi hóa đơn, chứng từ không?
Không nên áp một con số duy nhất. Thời hạn phụ thuộc loại tài liệu, mục đích, pháp luật kế toán, thuế, chuyên ngành và tình trạng thanh tra hoặc tranh chấp. Chính sách lưu trữ phải lập bảng phân loại cụ thể.
Nhà cung cấp phần mềm lưu hộ thì doanh nghiệp có cần sao lưu không?
Vẫn cần kiểm soát khả năng lấy dữ liệu và phương án độc lập. Hãy kiểm tra hợp đồng, quyền xuất toàn bộ hồ sơ, tần suất sao lưu, thử phục hồi và kế hoạch khi dịch vụ ngừng hoạt động.
Có được đổi tên file XML không?
Có thể quản lý tên tệp theo quy ước nếu không làm thay đổi nội dung dữ liệu. Tuy vậy nên lưu mã nhận diện gốc và metadata để đối chiếu, tránh thao tác phần mềm làm ký lại hoặc sửa tệp.
Hóa đơn sai có được xóa khỏi kho không?
Không nên xóa dấu vết. Cần giữ bản gốc cùng thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế và trạng thái sử dụng để chứng minh toàn bộ chuỗi xử lý.
