Đăng ký chứng từ điện tử: Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT 2026

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT dùng để đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng chứng từ điện tử. Tổ chức khấu trừ thuế TNCN, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí thuộc diện áp dụng cần chuẩn bị đúng thông tin pháp lý, loại chứng từ, chữ ký số, phương thức truyền dữ liệu và nhà cung cấp dịch vụ trước khi gửi.

Hồ sơ được gửi qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ. Cơ quan thuế trả kết quả đăng ký bằng thông báo điện tử; đơn vị chỉ nên vận hành theo cấu hình đã được chấp nhận và phải gửi lại mẫu khi thông tin đăng ký thay đổi.

Căn cứ pháp lý

Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, hiệu lực từ 01/07/2026.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, Điều 17–20 và Phụ lục III.

Văn bản dùng để so sánh gồm Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT là gì?

Đây là tờ khai điện tử để người sử dụng đăng ký hoặc cập nhật thông tin liên quan đến chứng từ điện tử. Mẫu thuộc Phụ lục III Thông tư 91 và có tên đầy đủ là “Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng chứng từ điện tử”. Việc gửi mẫu không đồng nghĩa đã lập chứng từ cho một cá nhân; đây là bước thiết lập tư cách và phương thức sử dụng trước khi phát hành.

Cần phân biệt Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT với ba tài liệu khác:

Mẫu 03/TNCN: bản thể hiện tham khảo của chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Mẫu 04/SS-CTĐT: thông báo chứng từ điện tử đã lập sai theo trường hợp pháp luật quy định.
Thông báo đăng ký của cơ quan thuế: kết quả chấp nhận hoặc không chấp nhận hồ sơ đăng ký.

Tổng quan về chứng từ khấu trừ và nội dung phải có được trình bày tại chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử 2026.

Ai phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử?

Nhóm thường gặp nhất là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập có thực hiện khấu trừ thuế TNCN và phải lập chứng từ điện tử cho người bị khấu trừ. Ngoài ra còn có tổ chức thực hiện thu thuế, phí, lệ phí và sử dụng biên lai điện tử theo phạm vi của Nghị định 254.

Không nên suy luận rằng đã đăng ký hóa đơn điện tử thì tự động hoàn tất đăng ký chứng từ. Hóa đơn và chứng từ có mẫu đăng ký, ký hiệu, định dạng và luồng dữ liệu riêng. Đơn vị đang sử dụng hóa đơn nhưng bắt đầu phát hành chứng từ TNCN vẫn phải rà soát trạng thái đăng ký chứng từ trên hệ thống.

Đơn vị chỉ phát sinh nghĩa vụ khấu trừ trong một vài tháng cũng cần xác định nhu cầu đăng ký trước thời điểm phải giao chứng từ. Người lao động nghỉ việc, tự quyết toán hoặc yêu cầu hoàn thuế thường cần chứng từ sớm; đăng ký muộn có thể làm chậm hồ sơ của cá nhân.

Thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT

Nhóm thông tin	Nội dung cần đối chiếu	Rủi ro thường gặp
Thông tin pháp lý	Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, cơ quan thuế quản lý.	Dùng tên viết tắt hoặc địa chỉ cũ chưa cập nhật.
Người đại diện/liên hệ	Thông tin người đại diện, email và số điện thoại nhận thông báo.	Hộp thư không được theo dõi hoặc người phụ trách đã nghỉ việc.
Loại chứng từ	Chứng từ khấu trừ TNCN, biên lai thuế, phí, lệ phí theo nhu cầu thực tế.	Chọn thừa hoặc thiếu loại cần phát hành.
Chữ ký số	Thông tin chứng thư số còn hiệu lực và chủ thể ký phù hợp.	Chứng thư hết hạn hoặc dữ liệu đăng ký không khớp.
Phương thức truyền	Kết nối trực tiếp, qua nhà cung cấp dịch vụ hoặc kênh được áp dụng.	Phần mềm khai một phương thức nhưng vận hành bằng phương thức khác.
Nhà cung cấp	Tên đơn vị cung cấp giải pháp/truyền nhận và phạm vi dịch vụ.	Không thống nhất trách nhiệm lưu XML và phản hồi truyền nhận.

Quy trình đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT

Bước 1: Xác định loại chứng từ sẽ sử dụng

Đối chiếu hoạt động thực tế, đối tượng nhận và nghĩa vụ lập chứng từ. Nếu chỉ khấu trừ thuế TNCN, tập trung cấu hình chứng từ 03/TNCN; nếu đồng thời thu phí hoặc lệ phí, phải rà soát thêm loại biên lai tương ứng.

Bước 2: Chuẩn hóa dữ liệu và chữ ký số

Thông tin trên tờ khai phải khớp dữ liệu đăng ký thuế. Kiểm tra thời hạn chứng thư số, quyền ký, máy ký và người chịu trách nhiệm. Việc ký được tờ khai không bảo đảm hệ thống đã sẵn sàng ký chứng từ hàng loạt, nên cần kiểm thử riêng sau khi được chấp nhận.

Bước 3: Lập và ký Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT

Chọn chức năng đăng ký hoặc thay đổi, nhập đủ chỉ tiêu, kiểm tra lại loại chứng từ và phương thức truyền. Người có thẩm quyền ký số trên tờ khai trước khi gửi. Không dùng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT của hóa đơn để thay cho mẫu đăng ký chứng từ.

Bước 4: Gửi đúng kênh

Tờ khai được chuyển qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ theo phương thức đơn vị lựa chọn. Lưu mã giao dịch, thời điểm gửi và trạng thái tiếp nhận; ảnh chụp màn hình không thay thế phản hồi điện tử của hệ thống.

Bước 5: Theo dõi thông báo của cơ quan thuế

Theo hướng dẫn tại Thông tư 91, cơ quan thuế phản hồi đăng ký bằng thông báo điện tử trong thời hạn quy định. Nếu không được chấp nhận, cần đọc đúng lý do, sửa dữ liệu nguồn rồi gửi lại; không tạo nhiều hồ sơ trùng chỉ để thử.

Bước 6: Kích hoạt và kiểm thử quy trình

Sau khi được chấp nhận, kiểm tra ký hiệu, số chứng từ, định dạng XML, chữ ký số, khả năng gửi người nhận và chuyển dữ liệu cơ quan thuế. Nên chạy một kịch bản thử có kiểm soát trên môi trường phù hợp trước khi phát hành số lượng lớn.

Khi nào phải gửi lại mẫu thay đổi?

Khi thông tin đã đăng ký thay đổi, đơn vị gửi lại Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT theo chức năng thay đổi. Những tình huống cần rà soát gồm đổi tên hoặc địa chỉ, thay đổi chứng thư số, nhà cung cấp, loại chứng từ, phương thức truyền dữ liệu hoặc thông tin liên hệ nhận thông báo.

Đăng ký mới hoặc thay đổi chỉ là một phần của quy trình. Đơn vị còn phải quản lý số chứng từ theo năm, lập đúng thời điểm, gửi người bị khấu trừ và cơ quan thuế ngay trong ngày lập, lưu file dữ liệu và xử lý lỗi theo đúng Điều 20. Xem chứng từ TNCN sai xử lý thế nào và lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử.

So sánh quy định cũ và mới về đăng ký chứng từ điện tử

Nội dung	Khung trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Căn cứ	Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025.	Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Mẫu đăng ký	Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT đã được bổ sung trong hệ thống quy định năm 2025.	Mẫu được bố trí tại Phụ lục III Thông tư 91 và dùng cho đăng ký/thay đổi.
Cấu trúc hướng dẫn	Nội dung nằm trong khung Nghị định 123 đã sửa đổi và Thông tư 32.	Thông tư 91 có nhóm điều riêng về đăng ký, định dạng, ký hiệu và sai sót chứng từ.
Kết quả đăng ký	Thực hiện theo hệ thống thông báo của khung cũ.	Tiếp tục phản hồi điện tử, gắn với bộ mẫu thông báo mới.
Quản trị nội bộ	Doanh nghiệp thường gộp với quy trình hóa đơn.	Nên tách cấu hình chứng từ và hóa đơn vì mẫu, ký hiệu, dữ liệu khác nhau.

Ví dụ thực tế

Ví dụ 1: Doanh nghiệp lần đầu phát hành chứng từ TNCN

Công ty A đã dùng hóa đơn điện tử nhưng chưa từng lập chứng từ khấu trừ. Trước khi giao chứng từ cho người lao động tự quyết toán, A gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT, nhận chấp nhận, cấu hình 03/TNCN, ký số và kiểm tra truyền dữ liệu. Việc đã dùng hóa đơn không thay bước đăng ký này.

Ví dụ 2: Thay nhà cung cấp dịch vụ

Công ty B đổi nhà cung cấp truyền nhận. B rà soát phạm vi thay đổi, gửi lại mẫu đăng ký, chỉ chuyển luồng vận hành sau khi trạng thái mới được chấp nhận và bảo đảm dữ liệu cũ vẫn tra cứu được.

Câu hỏi thường gặp

Có thể dùng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để đăng ký chứng từ không?

Không. Hóa đơn và chứng từ có mẫu riêng. Chứng từ điện tử dùng Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT.

Đổi chữ ký số có phải cập nhật không?

Cần đối chiếu thông tin đăng ký và phạm vi thay đổi trên hệ thống. Nếu chứng thư số hoặc thông tin liên quan đã đăng ký thay đổi, gửi tờ khai thay đổi trước khi vận hành theo cấu hình mới.

Đăng ký xong có cần gửi dữ liệu chứng từ không?

Có. Đăng ký không thay nghĩa vụ lập, giao và truyền dữ liệu. Chứng từ đã lập phải được gửi cho người bị khấu trừ và cơ quan thuế theo thời hạn áp dụng.

Người lao động nghỉ việc có cần tự đăng ký không?

Không. Đơn vị trả thu nhập là bên đăng ký và lập chứng từ. Người lao động đề nghị đơn vị đã khấu trừ cấp chứng từ; xem nghỉ việc lấy chứng từ ở đâu.