Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026. Điều 20 Thông tư 91/2026/TT-BTC phân loại sai sót chứng từ điện tử theo mức độ. Lỗi không làm sai các thông tin trọng yếu được xử lý bằng thông báo cho người nhận và gửi Mẫu 04/SS-CTĐT theo trường hợp quy định, không tự sửa file đã ký. Sai thông tin trọng yếu thì lập chứng từ điện tử thay thế. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN không áp dụng máy móc lựa chọn “điều chỉnh hoặc thay thế” như hóa đơn. Đơn vị cần giữ nguyên chứng từ sai, tạo dấu vết liên kết, gửi dữ liệu mới đúng hạn và lưu toàn bộ thông báo, phản hồi của hệ thống. Khung cũ dùng để đối chiếu gồm Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Trước tiên, lấy đúng bản dữ liệu đã ký và đã gửi, không dựa riêng vào PDF. Đối chiếu với bảng lương, chứng từ chi trả, tờ khai khấu trừ và dữ liệu định danh của cá nhân. Sau đó xác định lỗi thuộc nhánh nào: Nội dung chuẩn của chứng từ được tổng hợp tại chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử 2026. Nếu đơn vị chưa đăng ký sử dụng, xem Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT. Lưu XML, bản thể hiện, thời điểm ký, trạng thái gửi người nhận và cơ quan thuế. Không sửa trực tiếp file, không đổi số chứng từ và không ghi đè bản sai. Việc bảo toàn dữ liệu giúp chứng minh quá trình xử lý và ngăn phát hành nhầm lần nữa. Kiểm tra hợp đồng, bảng lương, ngày chi trả, tổng thu nhập chịu thuế, bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp được ghi nhận và số thuế thực tế đã khấu trừ. Với thông tin cá nhân, đối chiếu mã số thuế hoặc số định danh đã dùng tại thời điểm lập. Nếu lỗi thuộc nhóm không trọng yếu và đáp ứng điều kiện Điều 20, thông báo người nhận và gửi 04/SS-CTĐT. Nếu lỗi ảnh hưởng định danh thuế, số liệu thu nhập, khoản khấu trừ hoặc nội dung bắt buộc khác, lập chứng từ thay thế. Không tự chuyển sang “hóa đơn điều chỉnh” vì đây là chứng từ thuế TNCN. Thông báo sai sót phải liên kết đúng chứng từ và ghi nội dung cần thông báo. Chứng từ thay thế phải thể hiện bộ dữ liệu chính xác, được đánh số, ký số và liên kết theo chức năng phần mềm. Kiểm tra toàn bộ chỉ tiêu, không chỉ trường vừa phát hiện sai. Gửi bản đúng cho người bị khấu trừ, đồng thời truyền dữ liệu tới cơ quan thuế theo quy định. Vì Nghị định 254 yêu cầu chứng từ được gửi ngay trong ngày lập, đơn vị nên hoàn tất ký, truyền và giao trong cùng luồng xử lý, đồng thời lưu phản hồi tiếp nhận. Đối chiếu chứng từ thay thế với tờ khai khấu trừ, sổ kế toán và hồ sơ quyết toán. Nếu lỗi bắt nguồn từ dữ liệu nhân sự, sửa nguồn trước khi phát hành chứng từ tiếp theo. Thông báo cho bộ phận tiền lương, kế toán và người nhận về bản có giá trị sử dụng. Hồ sơ nên được lưu theo một mã xử lý gồm chứng từ sai, thông báo, chứng từ thay thế, tài liệu tính thuế và phản hồi truyền nhận. Xem thêm cách lưu trữ chứng từ điện tử. Công ty lập chứng từ cho chị H, đúng mã số thuế, thu nhập chịu thuế và tiền thuế khấu trừ nhưng địa chỉ có lỗi đánh máy. Công ty đối chiếu Điều 20, thông báo chị H và gửi Mẫu 04/SS-CTĐT nếu thuộc nhánh không phải lập lại; không sửa PDF cũ. Chứng từ ghi 8 triệu đồng trong khi sổ khấu trừ và tờ khai là 6 triệu đồng. Đây là lỗi ảnh hưởng trực tiếp hồ sơ quyết toán. Đơn vị lập chứng từ thay thế với số liệu đúng, ký số, gửi người nhận và cơ quan thuế, đồng thời lưu căn cứ đối chiếu. Sau khi nghỉ, anh K phát hiện sai số định danh trên chứng từ. Công ty cũ vẫn là bên phải xử lý vì đã lập chứng từ và khấu trừ thuế. Anh K gửi yêu cầu kèm bản đã nhận; công ty rà soát, lập bản thay thế rồi gửi điện tử, không yêu cầu anh quay lại ký vào chứng từ. Quy trình chứng từ tại Điều 20 tập trung vào thông báo đối với lỗi đủ điều kiện và lập chứng từ thay thế đối với lỗi còn lại. Không áp dụng cơ học lựa chọn điều chỉnh như hóa đơn. Không. Đây là thông báo sai sót. Nếu lỗi thuộc trường hợp phải thay thế, đơn vị vẫn phải lập chứng từ thay thế đầy đủ. Cần nhận bản xử lý đúng từ đơn vị trả thu nhập, đối chiếu trạng thái hồ sơ quyết toán và thực hiện bổ sung theo hướng dẫn của cơ quan thuế nếu số liệu đã kê khai bị ảnh hưởng. Liên hệ đơn vị đã trả thu nhập và khấu trừ thuế. Hướng dẫn chi tiết có tại người lao động nghỉ việc lấy chứng từ ở đâu.Tóm tắt cách xử lý
Căn cứ pháp lý
Phân loại chứng từ TNCN điện tử đã lập sai
Tình huống Hướng xử lý Hồ sơ cần giữ Sai tên, địa chỉ hoặc thông tin không trọng yếu nhưng thông tin định danh thuế và số liệu khấu trừ vẫn đúng. Thông báo người nhận, gửi Mẫu 04/SS-CTĐT theo Điều 20; không lập lại nếu đủ điều kiện. Chứng từ gốc, thông báo, phản hồi hệ thống và tài liệu đối chiếu. Sai mã số thuế/số định danh, thu nhập chịu thuế, thời điểm trả, khoản bảo hiểm, khoản đóng góp hoặc tiền thuế khấu trừ. Lập chứng từ điện tử thay thế với dữ liệu đúng. Chứng từ sai, chứng từ thay thế, căn cứ tính thuế và log truyền nhận. Chứng từ đúng nhưng người nhận đổi địa chỉ sau ngày lập. Không mặc nhiên coi chứng từ cũ sai; đối chiếu thông tin đúng tại thời điểm lập. Thông tin thay đổi và bằng chứng thời điểm cập nhật. Dữ liệu trên PDF khác XML. Dừng sử dụng bản thể hiện, xác định dữ liệu gốc và xử lý theo lỗi thực tế. XML, PDF, chữ ký số và phản hồi nhà cung cấp. Chứng từ đã xử lý nhưng bản mới tiếp tục sai. Không xóa chuỗi lịch sử; tiếp tục xử lý theo quy định và liên kết đúng chứng từ trước. Toàn bộ các phiên bản và thông báo liên quan. Quy trình xử lý chứng từ TNCN sai trong 6 bước
Bước 1: Khóa hồ sơ và giữ nguyên dữ liệu gốc
Bước 2: Đối chiếu thông tin nguồn
Bước 3: Chọn thông báo hoặc thay thế
Bước 4: Lập hồ sơ điện tử phù hợp
Bước 5: Gửi người nhận và cơ quan thuế
Bước 6: Cập nhật sổ và thông báo nội bộ
Bốn cách xử lý không nên dùng
So sánh quy định cũ và mới về chứng từ sai
Nội dung Khung trước 01/07/2026 Từ 01/07/2026 Căn cứ Nghị định 123/2020, sửa bởi Nghị định 70/2025; Thông tư 32/2025. Nghị định 254/2026 và Điều 20 Thông tư 91/2026. Phân loại lỗi Thực hiện theo quy tắc chứng từ trong khung cũ. Tập trung rõ nhánh thông báo và nhánh lập chứng từ thay thế. Mẫu sai sót Dùng biểu mẫu theo hệ thống Nghị định 123/70 và Thông tư 32. Mẫu 04/SS-CTĐT thuộc Phụ lục III Thông tư 91. Định dạng Chứng từ điện tử đã được quản lý bằng dữ liệu và chữ ký số. Tiếp tục XML, chữ ký số và quy trình truyền nhận theo hệ thống mới. Dấu vết xử lý Phải lưu chứng từ và dữ liệu liên quan. Tiếp tục yêu cầu bảo toàn, tra cứu; bộ mẫu mới giúp thống nhất hồ sơ. Ví dụ thực tế
Ví dụ 1: Sai địa chỉ nhưng đúng số liệu thuế
Ví dụ 2: Sai số thuế đã khấu trừ
Ví dụ 3: Người lao động đã nghỉ việc
Câu hỏi thường gặp
Chứng từ TNCN sai có được lập điều chỉnh không?
Mẫu 04/SS-CTĐT có thay chứng từ mới không?
Cá nhân đã dùng chứng từ sai để quyết toán thì làm gì?
Người nghỉ việc liên hệ ai?
MỚI NHẤT!
