Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử 2026: Hướng dẫn

Cập nhật ngày 26/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Khi khấu trừ thuế TNCN, đơn vị phải lập chứng từ điện tử giao người bị khấu trừ, trừ ngoại lệ tại Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Chứng từ dùng mẫu 03/TNCN, đúng định dạng, có chữ ký số và được gửi cho người nhận lẫn cơ quan thuế ngay trong ngày lập. Trước khi dùng, đơn vị đăng ký bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT.

Căn cứ pháp lý

Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, hiệu lực 01/07/2026.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 22 đến Điều 24, Điều 26 đến Điều 29.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, Điều 17 đến Điều 20 và các Phụ lục về đăng ký, định dạng, ký hiệu, mẫu chứng từ.

Văn bản cũ dùng để so sánh gồm Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì?

Đây là chứng từ ghi nhận số thuế TNCN đã khấu trừ, dùng khi cá nhân tự quyết toán, hoàn thuế hoặc đối chiếu. Chứng từ gốc không phải PDF tự tạo: Điều 18 Thông tư 91 yêu cầu dữ liệu XML gồm phần nghiệp vụ và chữ ký số; bản thể hiện phải đầy đủ, chính xác và đọc được bằng phương tiện điện tử.

Khi nào phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Điều 24 Nghị định 254 yêu cầu lập chứng từ tại thời điểm khấu trừ, với cách thực hiện theo từng nhóm:

Cá nhân ủy quyền quyết toán: tổ chức khấu trừ không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng: khi cá nhân yêu cầu, có thể lập cho mỗi lần khấu trừ hoặc một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong một năm tính thuế.
Cá nhân ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ lập một chứng từ trong một năm tính thuế.

Người nghỉ việc hoặc tự quyết toán nên đề nghị chứng từ đúng phạm vi thu nhập. Xem người lao động nghỉ việc lấy chứng từ ở đâu.

Các khoản thu nhập không phải lập chứng từ trong trường hợp đã khấu trừ tại nguồn

Khoản 4 Điều 24 quy định không phải lập chứng từ cho thu nhập cá nhân đã khấu trừ, nộp tại nguồn từ chuyển nhượng chứng khoán, đầu tư vốn, tài sản mã hóa, vàng miếng; bản quyền, nhượng quyền; trúng thưởng, thừa kế hoặc quà tặng. Không mở rộng ngoại lệ này sang tiền lương hay khoản khác.

Nội dung bắt buộc trên chứng từ điện tử

Điều 23 Nghị định 254 yêu cầu chứng từ khấu trừ thuế TNCN thể hiện:

Tên chứng từ; ký hiệu mẫu, ký hiệu, số thứ tự chứng từ.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập.
Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập nếu đã có mã số thuế, hoặc số định danh cá nhân.
Quốc tịch nếu người nộp thuế không có quốc tịch Việt Nam.
Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, khoản từ thiện/nhân đạo/khuyến học và số thuế đã khấu trừ.
Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập; với chứng từ điện tử, chữ ký là chữ ký số.

Ký hiệu mẫu 03/TNCN và cách đánh số

Phụ lục II Thông tư 91 quy định mẫu 03/TNCN. Ký hiệu chứng từ có 6 ký tự: “CT”, hai số cuối của năm và hai chữ đơn vị tự chọn; chẳng hạn 03/TNCNCT26AA. Số chứng từ tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ 01 khi bắt đầu dùng và quản lý riêng từng năm.

Quy trình đăng ký, lập và gửi chứng từ

Bước 1: Đăng ký trước khi sử dụng

Đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Trong 1 ngày làm việc, cơ quan thuế trả Mẫu 01/TB-ĐKĐT; khi thay đổi thông tin, gửi lại mẫu đăng ký. Xem checklist đăng ký chứng từ điện tử.

Bước 2: Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự và khấu trừ

Đối chiếu thông tin định danh, tổng thu nhập chịu thuế, bảo hiểm bắt buộc, khoản giảm trừ liên quan và thuế thực tế đã khấu trừ; không dùng “thu nhập thực nhận” thay tổng thu nhập chịu thuế.

Bước 3: Lập đúng kỳ, ký số và gửi

Lập theo Điều 24 và ký số hợp lệ. Điều 29 yêu cầu gửi người bị khấu trừ và cơ quan thuế ngay trong ngày lập.

Bước 4: Truyền dữ liệu đúng kênh

Dữ liệu thường được chuyển qua nhà cung cấp dịch vụ. Đơn vị đã kết nối trực tiếp thì chuyển qua Hệ thống thông tin quản lý thuế; đối tượng miễn phí có thể dùng hệ thống hoặc đơn vị được Cục Thuế ủy thác.

Bước 5: Lưu trữ và xử lý sai sót

Lưu XML, bản thể hiện, kết quả truyền nhận và tài liệu tính thuế. Nếu sai, xử lý theo Điều 20 Thông tư 91, không sửa file đã ký. Xem cách xử lý chứng từ TNCN sai và lưu trữ chứng từ điện tử.

So sánh quy định cũ và mới

Nội dung	Quy định trước đây	Từ 01/07/2026
Căn cứ	Nghị định 123/2020, được sửa bởi Nghị định 70/2025.	Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Nội dung	Nghị định 70 đã bổ sung định danh, bảo hiểm và các khoản đóng góp.	Nghị định 254 tiếp tục bộ chỉ tiêu chi tiết.
Thời điểm	Nghị định 70 đã quy định theo thời điểm khấu trừ và thời hạn hợp đồng.	Tiếp tục nguyên tắc tại Điều 24.
Ngoại lệ đầu tư	Chưa có danh mục đầy đủ như Điều 24 mới.	Bổ sung danh mục thu nhập đã khấu trừ, nộp tại nguồn không phải lập chứng từ.
Mẫu đăng ký	01/ĐKTĐ-CTĐT tại Phụ lục IA Nghị định 70.	01/ĐKTĐ-CTĐT tại Phụ lục III Thông tư 91; trả kết quả trong 1 ngày làm việc.
Truyền dữ liệu	Nghị định 70 đã yêu cầu gửi trong ngày lập.	Nghị định 254 tiếp tục và làm rõ kết nối, sự cố, kênh miễn phí.

Ví dụ thực tế

Ví dụ 1: Người lao động hợp đồng 12 tháng, tự quyết toán

Chị M làm việc cả năm 2026, hợp đồng 12 tháng, không ủy quyền quyết toán. Công ty lập một chứng từ cho năm tính thuế, ghi tổng thu nhập chịu thuế, bảo hiểm bắt buộc, khoản từ thiện đủ điều kiện (nếu có), thuế đã khấu trừ; ký số, gửi chị M và cơ quan thuế trong ngày lập.

Ví dụ 2: Cộng tác viên nhận tiền bốn lần

Anh N không ký hợp đồng lao động và bị khấu trừ thuế ở bốn lần chi. Khi anh N yêu cầu, đơn vị có thể lập chứng từ cho từng lần hoặc một chứng từ cho nhiều lần trong cùng năm tính thuế. Dữ liệu phải khớp sổ chi trả và tờ khai khấu trừ.

Câu hỏi thường gặp

Bản PDF chứng từ có đủ không?

PDF là bản thể hiện thuận tiện để đọc; hồ sơ điện tử cần file dữ liệu đúng định dạng, chữ ký số và bằng chứng truyền nhận. Không nên chỉ lưu PDF.

Ngày ký số khác ngày lập có được không?

Điều 24 xác định thời điểm ký số là thời điểm chủ thể sử dụng chữ ký số để ký và hiển thị theo ngày dương lịch. Do yêu cầu gửi ngay trong ngày lập, quy trình nội bộ nên bảo đảm lập, ký, gửi đồng bộ; trường hợp chênh lệch cần đối chiếu văn bản và nguyên nhân kỹ thuật cụ thể.

Đơn vị nào được miễn phí dịch vụ chứng từ?

Điều 28 Nghị định 254 quy định các nhóm cụ thể, gồm một số hộ/cá nhân kinh doanh sử dụng dưới 10 lao động và một số tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thuộc đối tượng hóa đơn điện tử hoặc đang dùng dịch vụ hóa đơn được miễn phí. Cần đối chiếu chính xác hồ sơ trước khi đăng ký.