Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026. Lưu trữ đúng không phải là in hóa đơn ra giấy hoặc gom PDF vào một thư mục. Hồ sơ cần giữ được dữ liệu điện tử gốc, khả năng xác minh nguồn gốc và tính toàn vẹn, chữ ký số hoặc mã khi có, trạng thái truyền nhận, bản thể hiện để đọc và chứng từ nghiệp vụ liên quan. Hệ thống lưu trữ phải cho phép tra cứu trong thời hạn áp dụng, bảo vệ dữ liệu khỏi sửa hoặc xóa trái phép, phân quyền người dùng, sao lưu ở vị trí độc lập và kiểm thử phục hồi. Thời hạn cụ thể cần xác định theo loại chứng từ và pháp luật kế toán, thuế, chuyên ngành liên quan; không nên áp một con số duy nhất cho mọi hồ sơ. Khung dùng để so sánh trước ngày 01/07/2026 gồm Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Các văn bản về hóa đơn, chứng từ điện tử phải được đọc cùng pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, quản lý thuế, bảo vệ dữ liệu và quy định chuyên ngành. Bài viết không ấn định một thời hạn lưu chung vì từng nhóm hồ sơ có thể chịu yêu cầu khác nhau. Doanh nghiệp nên lưu theo “hồ sơ giao dịch” thay vì tách rời hóa đơn khỏi chứng từ nguồn. Một bộ hồ sơ tối thiểu trong thực hành thường gồm: Với chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, cần giữ dữ liệu gốc, chữ ký số, bằng chứng gửi người bị khấu trừ và dữ liệu đã chuyển cơ quan thuế. Xem hướng dẫn chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Quy định địa chỉ email, cổng nhận hoặc tích hợp phần mềm chính thức. Tệp đến từ ứng dụng nhắn tin cá nhân phải được chuyển vào kho kiểm soát và xác minh nguồn trước khi sử dụng. Hệ thống nên ghi thời gian, người nhận và mã liên kết với giao dịch. Kiểm tra định dạng, khả năng mở, chữ ký/mã, người bán, người mua, nội dung và trạng thái. Tệp nghi nhiễm mã độc hoặc sai cấu trúc được cách ly. Không ghi đè file gốc bằng bản đã chỉnh tên trường, thêm logo hoặc sửa nội dung. Tham khảo quy trình kiểm tra hóa đơn hợp pháp, hợp lệ. Tạo mã duy nhất nối hóa đơn với nhà cung cấp/khách hàng, kỳ kế toán, hợp đồng và chứng từ thanh toán. Metadata nên có số, ký hiệu, ngày lập, mã số thuế, giá trị, thuế, loại hóa đơn, trạng thái và quan hệ điều chỉnh/thay thế. Nhờ đó có thể tìm kiếm mà không cần mở từng tệp. Kho “gốc” chỉ cho phép ghi theo quy trình và hạn chế sửa/xóa; kho bản thể hiện có thể phục vụ người dùng tra cứu. Dùng quy tắc tên tệp nhất quán nhưng không thay đổi nội dung bên trong. Kiểm tra mã băm hoặc cơ chế tương đương để phát hiện tệp bị thay đổi ngoài ý muốn. Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế không được lưu như giao dịch độc lập mất liên kết. Hệ thống cần hiển thị bản gốc, lần xử lý, bảng kê, thỏa thuận và trạng thái cuối. Xem xử lý hóa đơn điện tử sai sót. Với nội dung bắt buộc và ngoại lệ theo loại hóa đơn, xem hướng dẫn nội dung hóa đơn. Thực hiện nhiều bản sao theo chính sách phù hợp, trong đó có bản tách khỏi hệ thống vận hành hằng ngày. Mã hóa dữ liệu nhạy cảm, quản lý khóa và tài khoản sao lưu riêng. Kiểm thử phục hồi định kỳ bằng mẫu dữ liệu thật đã kiểm soát; bản sao không khôi phục được không phải phương án dự phòng đáng tin cậy. Gắn thời hạn theo loại tài liệu, ngày kết thúc hồ sơ và yêu cầu pháp luật áp dụng. Khi thay phần mềm hoặc nhà cung cấp, phải xuất đầy đủ dữ liệu, metadata, chữ ký/mã, nhật ký và tài liệu mô tả cách đọc. Chỉ tiêu hủy khi hết thời hạn, không có yêu cầu thanh tra, tranh chấp hoặc lưu giữ đặc biệt, và phải theo quy trình được phê duyệt. Không nên dùng tài khoản quản trị chung. Quyền xóa, thay đổi thời hạn và xuất hàng loạt cần tách khỏi quyền xem thông thường. Nhân sự nghỉ việc phải bị thu hồi quyền kịp thời; nhà cung cấp chỉ truy cập theo phạm vi, thời gian và mục đích được phê duyệt. Nếu chưa có hệ thống quản lý tài liệu, có thể tổ chức theo năm/kỳ, chiều mua vào–bán ra, mã số thuế đối tác và mã hồ sơ. Tuy nhiên, thư mục không thay metadata, phân quyền và nhật ký. Tránh đặt tên chỉ là “HD1”, “moi”, “final”; nên có quy tắc để một người khác vẫn hiểu và tra cứu được. Kiểm tra vị trí và cơ chế bảo vệ dữ liệu, khả năng xuất toàn bộ tệp, nhật ký, cam kết sao lưu, phục hồi, chấm dứt dịch vụ và xử lý sự cố. Hợp đồng nhà cung cấp không loại trừ trách nhiệm quản lý hồ sơ của người nộp thuế. Không nên mô tả khung mới là xóa bỏ toàn bộ cách lưu cũ. Nguyên tắc dữ liệu điện tử, toàn vẹn và tra cứu được tiếp tục; doanh nghiệp cần cập nhật cấu trúc hồ sơ để bao phủ các loại hóa đơn, chứng từ và quy trình mới. Ví dụ 1 — hóa đơn mua vào: Sau khi kiểm tra, kế toán lưu XML vào kho gốc, PDF vào kho tra cứu, gắn mã hợp đồng, phiếu nhập và thanh toán. Hệ thống ghi người duyệt và kỳ kê khai. Ví dụ 2 — hóa đơn thay thế: Người bán thay thế hóa đơn sai. Doanh nghiệp không xóa bản gốc mà khóa trạng thái sử dụng, liên kết bản thay thế, thỏa thuận và phản hồi cơ quan thuế trong cùng hồ sơ. Ví dụ 3 — đổi phần mềm: Trước khi hết hợp đồng, doanh nghiệp xuất tệp gốc, bản thể hiện, metadata, log và danh sách trạng thái; khôi phục thử trên môi trường mới rồi mới xác nhận bàn giao. Không. Bản giấy hoặc PDF chỉ là bản thể hiện. Cần giữ thông điệp dữ liệu điện tử gốc và thông tin cho phép kiểm tra nguồn gốc, tính toàn vẹn, chữ ký/mã và trạng thái. Không nên áp một con số duy nhất. Thời hạn phụ thuộc loại tài liệu, mục đích, pháp luật kế toán, thuế, chuyên ngành và tình trạng thanh tra hoặc tranh chấp. Chính sách lưu trữ phải lập bảng phân loại cụ thể. Vẫn cần kiểm soát khả năng lấy dữ liệu và phương án độc lập. Hãy kiểm tra hợp đồng, quyền xuất toàn bộ hồ sơ, tần suất sao lưu, thử phục hồi và kế hoạch khi dịch vụ ngừng hoạt động. Có thể quản lý tên tệp theo quy ước nếu không làm thay đổi nội dung dữ liệu. Tuy vậy nên lưu mã nhận diện gốc và metadata để đối chiếu, tránh thao tác phần mềm làm ký lại hoặc sửa tệp. Không nên xóa dấu vết. Cần giữ bản gốc cùng thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế và trạng thái sử dụng để chứng minh toàn bộ chuỗi xử lý.Tóm tắt nhanh
Căn cứ pháp lý
Một bộ hồ sơ điện tử nên lưu những gì?
Quy trình lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử trong 7 bước
Bước 1: Tiếp nhận qua kênh kiểm soát
Bước 2: Kiểm tra trước khi nhập kho
Bước 3: Gắn mã hồ sơ và metadata
Bước 4: Lưu file gốc và bản thể hiện tách biệt
Bước 5: Liên kết toàn bộ chuỗi nghiệp vụ
Bước 6: Sao lưu và kiểm thử phục hồi
Bước 7: Rà soát thời hạn, bàn giao và tiêu hủy
Yêu cầu đối với hệ thống lưu trữ và kiểm soát nội bộ
Nhóm yêu cầu Kiểm soát nên có Rủi ro cần tránh Tính toàn vẹn Kho gốc hạn chế sửa, kiểm tra dấu vết và phiên bản. Tệp bị thay đổi mà không phát hiện. Khả năng đọc Lưu công cụ/đặc tả cần thiết và bản thể hiện. Còn tệp nhưng phần mềm mới không mở được. Tra cứu Metadata, bộ lọc, liên kết hồ sơ và xuất báo cáo. Mất nhiều ngày tìm tài liệu khi kiểm tra. Phân quyền Quyền theo vai trò, xác thực mạnh, rà soát tài khoản. Nhân viên không liên quan xem hoặc xóa dữ liệu. Sao lưu Bản sao độc lập, mã hóa, cảnh báo lỗi, thử phục hồi. Sao lưu cùng hệ thống và mất đồng thời. Nhật ký Ghi truy cập, tải xuống, sửa metadata, đổi quyền. Không xác định được ai đã thao tác. Bàn giao Định dạng mở/xuất được, tài liệu kỹ thuật, kiểm đếm. Bị khóa dữ liệu khi đổi nhà cung cấp. Cấu trúc thư mục gợi ý
Khi dùng dịch vụ đám mây
So sánh lưu trữ theo khung cũ và mới
Tiêu chí NĐ 123, NĐ 70 và TT 32 Từ 01/07/2026 Nền tảng Đã xác lập hóa đơn, chứng từ điện tử và yêu cầu lưu dữ liệu. Luật 108/2025, Nghị định 254 và Thông tư 91 tiếp tục quản lý trên dữ liệu điện tử chuẩn. Phạm vi dữ liệu Hóa đơn có mã, không mã, máy tính tiền và chứng từ theo khung cũ. Khung mới hệ thống hóa thêm loại, nội dung, dữ liệu giao dịch và chứng từ điện tử. Chuỗi sai sót Đã có thông báo, điều chỉnh, thay thế. Thông tư 91 làm rõ biểu mẫu, bảng kê và các nhánh xử lý; kho lưu trữ phải giữ được quan hệ giữa các bản. Người tiêu dùng Nghị định 70 đã mở rộng thông tin định danh và quyền tra cứu. Nghị định 254 làm rõ cách ghi hóa đơn bán cho người tiêu dùng, cần lưu trạng thái người mua đúng bối cảnh. Quản trị vận hành Doanh nghiệp đã phải bảo đảm an toàn và tra cứu. Nhu cầu liên thông dữ liệu tăng, đòi hỏi metadata, phân quyền, nhật ký và khả năng xuất dữ liệu đầy đủ hơn. Ví dụ thực tế
Câu hỏi thường gặp
In hóa đơn ra giấy rồi lưu có đủ không?
Có một thời hạn lưu chung cho mọi hóa đơn, chứng từ không?
Nhà cung cấp phần mềm lưu hộ thì doanh nghiệp có cần sao lưu không?
Có được đổi tên file XML không?
Hóa đơn sai có được xóa khỏi kho không?
MỚI NHẤT!
