Cập nhật ngày 26/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử năm 2026

Phạm vi bài viết: đây là checklist trường dữ liệu bắt buộc trên hóa đơn. Để xác định đúng đối tượng trước khi kiểm tra nội dung, xem hóa đơn điện tử là gì, các loại hóa đơn điện tử hiện hành và trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Nội dung của chứng từ được tách tại chứng từ điện tử là gì; thay đổi chỉ tiêu cũ–mới xem tại so sánh quy định trước và sau 01/07/2026.

Tóm tắt câu trả lời

Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu hóa đơn thông thường có tên, ký hiệu, số; người bán, người mua; hàng hóa, tiền thuế; chữ ký; thời điểm lập, ký số; mã cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã và các nội dung phát sinh liên quan.

Hóa đơn máy tính tiền có bộ chỉ tiêu riêng; giao dịch đặc thù được bỏ một số trường theo Phụ lục. Vì vậy phải kiểm tra đúng loại hóa đơn và dữ liệu gốc, không chỉ nhìn PDF.

Căn cứ pháp lý

Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, hiệu lực chung từ 01/07/2026.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 10 và Phụ lục “Nội dung của hóa đơn”.
Thông tư 91/2026/TT-BTC về đăng ký, sử dụng và xử lý hóa đơn điện tử.

Lưu ý về hiệu lực Luật 108: Luật có hiệu lực chung từ 01/07/2026; riêng Điều 13 và quy định về sử dụng hóa đơn điện tử của hộ, cá nhân kinh doanh tại Điều 26 có hiệu lực từ 01/01/2026 theo khoản 2 Điều 52.

Quy định được đối chiếu với Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC áp dụng trước 01/07/2026.

Mười nhóm nội dung hóa đơn điện tử phải kiểm tra

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số: tên phải phù hợp loại hóa đơn như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, tem, vé, thẻ hoặc loại chuyên biệt.
Số hóa đơn: được hệ thống tạo theo nguyên tắc pháp luật, mỗi số chỉ sử dụng một lần. Không tự sửa số trên bản thể hiện.
Người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế theo hồ sơ đăng ký; trường hợp có nhiều cửa hàng hoặc địa điểm kinh doanh phải thể hiện dữ liệu địa điểm theo quy định.
Người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế; hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách; hoặc số định danh cá nhân tùy tư cách người mua.
Hàng hóa, dịch vụ: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền. Tên phải đủ để phản ánh đúng nghiệp vụ, tránh mô tả chung chung không truy nguyên được.
Thuế và thanh toán: thành tiền chưa thuế GTGT, thuế suất, tiền thuế theo từng mức, tổng tiền thuế và tổng tiền thanh toán đã có thuế.
Chữ ký: chữ ký người bán theo điều kiện áp dụng. Hóa đơn điện tử không nhất thiết có chữ ký số người mua, trừ khi hai bên có thỏa thuận.
Thời điểm lập: xác định theo Điều 9 Nghị định 254 và hiển thị theo ngày, tháng, năm dương lịch. Xem bảng ngành tại thời điểm lập hóa đơn 2026.
Thời điểm ký số: là chỉ tiêu riêng với thời điểm lập. Phần mềm phải lưu đúng dữ liệu ký, không dùng hình ảnh chữ ký để thay chữ ký điện tử hợp lệ.
Mã và nội dung phát sinh: mã cơ quan thuế trên hóa đơn có mã; phí, lệ phí ngân sách, chiết khấu thương mại, khuyến mại và nội dung liên quan nếu có.

Cách ghi các chỉ tiêu dễ sai nhất

Thông tin người bán

Tên, địa chỉ, mã số thuế phải khớp hồ sơ đăng ký của chủ thể. Hộ dùng một mã số thuế cho nhiều cửa hàng phải thể hiện tên, mã, địa chỉ từng điểm. Doanh nghiệp xăng dầu ghi dữ liệu địa điểm được cấp cho nơi bán.

Hóa đơn ủy nhiệm phải thể hiện thông tin của bên ủy nhiệm là người bán và thông tin bên nhận ủy nhiệm theo quy định. Không thay tên người bán bằng nhà cung cấp phần mềm hóa đơn.

Thông tin người mua

Người mua kinh doanh có mã số thuế: ghi đúng tên, địa chỉ, mã số thuế. Có thể viết tắt danh từ thông dụng khi địa chỉ dài nhưng vẫn phải nhận diện chính xác.

Người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ, số định danh thì ghi đúng; nếu không, ghi “Bán cho người tiêu dùng”, trừ ngoại lệ. Người nước ngoài có thể dùng hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch theo điều kiện Phụ lục.

Không nhập số 0 hoặc CCCD giả. Hóa đơn không có thông tin người mua/xuất cho người tiêu dùng không dùng để cơ sở kinh doanh hạch toán chi phí hay quyết toán thuế. Xem hướng dẫn khách lẻ.

Tên hàng hóa, dịch vụ và các con số

Tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt; ngoại ngữ bổ sung đặt trong ngoặc hoặc ngay dưới. Hàng phải đăng ký quyền hoặc chịu quản lý riêng cần thông tin nhận diện theo Phụ lục/chuyên ngành. Đơn vị tính, số lượng, đơn giá phải đúng bản chất.

Tiền thường thể hiện bằng đồng Việt Nam. Giao dịch ngoại tệ tuân thủ pháp luật ngoại hối, tỷ giá và thuế. Phần mềm phải tách từng thuế suất, tiền thuế và tổng thanh toán.

Thời điểm lập và ký số

Thời điểm lập phản ánh lúc nghĩa vụ phát sinh; thời điểm ký số ghi nhận hành động ký. Nếu ký sau, phải trong giới hạn pháp luật. Nên ký, gửi ngay và theo dõi hóa đơn treo/từ chối cấp mã.

Nội dung riêng của hóa đơn từ máy tính tiền

Khoản 4 Điều 10 Nghị định 254 quy định bộ chỉ tiêu gọn hơn:

Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại người mua nếu người mua yêu cầu.
Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng và giá thanh toán. Tổ chức kinh tế nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải tách giá chưa thuế, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền có thuế.
Thời điểm lập hóa đơn.
Mã cơ quan thuế hoặc dữ liệu để người mua truy xuất, kê khai hóa đơn.

Người bán gửi qua tin nhắn, email, đường dẫn hoặc QR. Hóa đơn máy tính tiền không bắt buộc chữ ký số. Xem hướng dẫn hóa đơn máy tính tiền.

So sánh nội dung hóa đơn theo văn bản cũ và mới

Nội dung	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Căn cứ	Điều 10 Nghị định 123/2020, sửa bởi Nghị định 70/2025; Thông tư 32/2025.	Điều 10 và Phụ lục Nghị định 254/2026; Thông tư 91/2026.
Định danh người mua	Trọng tâm tên, địa chỉ, mã số thuế; có bổ sung nhận diện cá nhân.	Hệ thống hóa mã số thuế, mã đơn vị ngân sách, số định danh; làm rõ người tiêu dùng.
Người tiêu dùng không cung cấp dữ liệu	Có ngoại lệ theo loại hóa đơn.	Ghi “Bán cho người tiêu dùng”, trừ ngoại lệ tại Phụ lục.
Địa điểm kinh doanh	Đã có yêu cầu địa chỉ/cửa hàng trong một số trường hợp.	Làm rõ tên, mã, địa chỉ điểm kinh doanh khi hộ dùng một mã số thuế cho nhiều cửa hàng và với điểm bán xăng dầu.
Hóa đơn từ máy tính tiền	Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025 quy định bộ dữ liệu, người mua nếu yêu cầu.	Kế thừa bộ dữ liệu cốt lõi, quy định rõ kênh giao hóa đơn bằng tin nhắn, email, đường dẫn hoặc QR.
Nội dung bổ sung	Cho phép logo, thông tin thương mại phù hợp.	Tiếp tục cho phép logo, hợp đồng, lệnh vận chuyển, mã khách hàng; khuyến khích hộ thể hiện nhóm ngành nghề trên XML.

Checklist 12 điểm trước khi ký số

Đúng loại hóa đơn và ký hiệu đã đăng ký.
Số hóa đơn sinh tự động, không trùng.
Thông tin người bán khớp đăng ký thuế.
Đúng mã và địa chỉ điểm kinh doanh.
Xác định người mua là cơ sở kinh doanh hay người tiêu dùng.
Mã số thuế, số định danh hoặc mã đơn vị ngân sách được kiểm tra định dạng.
Tên hàng hóa, dịch vụ phản ánh đúng giao dịch.
Số lượng, đơn giá, chiết khấu và khuyến mại khớp đơn hàng.
Thuế suất, tiền thuế và tổng tiền được tính đúng.
Thời điểm lập đúng theo từng hoạt động.
Chữ ký số hợp lệ và chứng thư còn hiệu lực nếu thuộc trường hợp phải ký.
File XML, kết quả cấp mã và bằng chứng gửi người mua được lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn điện tử có bắt buộc chữ ký người mua không?

Không nhất thiết. Chỉ khi người mua và người bán có thỏa thuận hoặc trường hợp khác có yêu cầu cụ thể thì thực hiện. Đừng nhầm chữ ký của người mua với chữ ký điện tử của người bán.

Có được thêm logo và mã đơn hàng không?

Có. Có thể thêm logo, hợp đồng, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và thông tin phục vụ quản lý, miễn không che khuất, làm sai hoặc mâu thuẫn nội dung bắt buộc.

Bản PDF đủ để chứng minh hóa đơn hợp lệ chưa?

Chưa. Giá trị của hóa đơn điện tử gắn với dữ liệu điện tử gốc, chữ ký, mã cơ quan thuế nếu có và trạng thái trên hệ thống. Cần lưu XML và dữ liệu tra cứu, không chỉ ảnh hoặc PDF.

Sai tên hoặc mã số thuế người mua xử lý ra sao?

Phải phân loại chính xác nội dung sai và loại hóa đơn. Không gõ đè file đã ký. Xem quy trình xử lý hóa đơn sai sót từ 01/07/2026 và khi nào điều chỉnh, khi nào thay thế.