Chứng từ điện tử là gì theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/07/2026

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Chứng từ điện tử là gì? Các loại, nội dung và cách sử dụng

Tóm tắt nhanh

Trong phạm vi quản lý thuế, phí và lệ phí tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chứng từ gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Khi được lập dưới dạng dữ liệu điện tử theo định dạng, đăng ký, ký hiệu và chữ ký số tương ứng, đây là chứng từ điện tử.

Chứng từ điện tử không phải tên gọi chung cho mọi tệp PDF hoặc tài liệu số của doanh nghiệp, và cũng không thay thế hóa đơn điện tử dùng để ghi nhận bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

1. Chứng từ điện tử là gì?

Chứng từ điện tử trong bài thuộc lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí, được lập, ký, truyền và lưu bằng dữ liệu điện tử. Điều 18 Thông tư 91 quy định XML gồm dữ liệu nghiệp vụ và chữ ký số; chứng từ phải hiển thị đầy đủ, chính xác.

Phạm vi này hẹp hơn tài liệu điện tử nói chung. Hợp đồng, phiếu giao hàng hoặc bảng lương số không tự trở thành chứng từ khấu trừ TNCN hay biên lai theo Điều 22 Nghị định 254.

Hóa đơn ghi nhận bán hàng hoặc dịch vụ; chứng từ khấu trừ ghi nhận thu nhập và thuế đã khấu trừ; biên lai ghi khoản thu thuế, phí, lệ phí. Chứng từ TNCN không thay hóa đơn. Nếu cần phân biệt từ khái niệm gốc, xem hóa đơn điện tử là gì; khung áp dụng đầy đủ nằm tại bài quy định hóa đơn điện tử từ 01/07/2026.

2. Các loại chứng từ điện tử trong quản lý thuế

Khoản 1 Điều 22 Nghị định 254 liệt kê hai nhóm:

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: do tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập lập trong trường hợp phải cấp chứng từ cho người có thu nhập.
Biên lai thu thuế, phí, lệ phí: do tổ chức thu lập để giao cho người nộp theo thời điểm và trường hợp được quy định.

Nếu cần loại khác, khoản 2 Điều 22 giao Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. Không tự thêm loại chỉ vì phần mềm tạo được mẫu.

Điều 17-20 Thông tư 91 quy định đăng ký, định dạng, ký hiệu và sai sót; Phụ lục III có Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT. Xem biểu mẫu Thông tư 91/2026.

3. Nội dung bắt buộc trên từng loại chứng từ

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Khoản 1 Điều 23 yêu cầu tên, ký hiệu và số chứng từ; thông tin bên trả và người nhận; quốc tịch khi phù hợp; khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, các khoản được liệt kê và số thuế đã khấu trừ; ngày lập và chữ ký. Bản điện tử dùng chữ ký số.

Cách đọc từng chỉ tiêu và tình huống cấp cho người lao động được trình bày tại chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử 2026.

Biên lai điện tử

Khoản 2 Điều 23 yêu cầu tên, ký hiệu, số biên lai; tổ chức thu; khoản thu và số tiền; ngày lập; chữ ký số. Nội dung phải đúng nghiệp vụ, bằng tiếng Việt; phần bổ sung không được che nội dung bắt buộc.

4. Thời điểm lập và các ngoại lệ cần nhớ

Theo khoản 1 Điều 24 Nghị định 254, tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN hoặc thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ hoặc tổ chức thu phải lập chứng từ, biên lai giao người nộp, trừ các ngoại lệ tại khoản 2-4.

Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ không phải lập chứng từ khấu trừ cho trường hợp đó.
Cá nhân không có hợp đồng hoặc hợp đồng dưới 03 tháng: lập mỗi lần khấu trừ hoặc một chứng từ cho nhiều lần trong năm khi yêu cầu.
Cá nhân có hợp đồng từ 03 tháng trở lên được lập một chứng từ khấu trừ trong một năm tính thuế.
Một số thu nhập được liệt kê tại khoản 4 đã khấu trừ, nộp tại nguồn thuộc ngoại lệ không phải lập chứng từ.

5. Cách sử dụng chứng từ điện tử trong 6 bước

Xác định nghĩa vụ: dựa vào khoản thu, người nhận và ngoại lệ tại Điều 24 Nghị định 254.
Đăng ký trước khi dùng: thực hiện theo Điều 17 Thông tư 91 bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT qua kênh phù hợp. Xem hướng dẫn Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT.
Lập đúng định dạng: dùng XML, đúng thành phần nghiệp vụ, chữ ký số và ký hiệu tại Điều 18-19 Thông tư 91.
Kiểm tra: đối chiếu người nhận, mã số thuế hoặc định danh, thu nhập, số khấu trừ và ngày lập.
Xử lý sai đúng nhánh: khoản 1 Điều 20 cho phép thông báo, không lập lại khi sai một số nội dung nhưng không sai mã số thuế và số tiền; các lỗi còn lại phải lập chứng từ điện tử thay thế. Xem chứng từ TNCN sai xử lý thế nào.
Lưu trữ: giữ XML, bản hiển thị, chữ ký, thông báo, chứng từ sai và bản thay thế. Xem lưu trữ chứng từ điện tử.

6. So sánh quy định cũ và mới

Bảng dưới đây tóm tắt riêng nhánh chứng từ; để xem toàn bộ thay đổi của cả hóa đơn và chứng từ, đọc so sánh quy định trước và sau 01/07/2026.

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Văn bản	Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025.	Điều 22-24 Nghị định 254 và Điều 17-20 Thông tư 91.
Đăng ký	Thực hiện theo bộ biểu mẫu và quy trình giai đoạn cũ.	Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT tại Phụ lục III Thông tư 91, kết quả theo Điều 17.
Định dạng	Quy tắc và ký hiệu trong bộ cũ.	Điều 18 quy định XML, dữ liệu nghiệp vụ, chữ ký; Điều 19 về ký hiệu.
Sai sót	Quy trình theo quy định và mẫu của giai đoạn cũ.	Điều 20 tách lỗi chỉ thông báo với lỗi phải lập chứng từ thay thế.
Chuyển tiếp	Lưu chứng từ theo hồ sơ giai đoạn phát sinh.	Điều 24 Thông tư 91 không có quy tắc chung cho mọi chứng từ cũ; không tự suy rộng.

7. Câu hỏi thường gặp

Chứng từ điện tử có thể chỉ là file PDF không?

Không nên hiểu như vậy. Điều 18 Thông tư 91 yêu cầu định dạng XML và thành phần chữ ký số; PDF chỉ có thể là bản hiển thị để đọc.

Trước khi lập chứng từ TNCN có phải đăng ký không?

Có. Điều 17 yêu cầu tổ chức, cá nhân khấu trừ đăng ký trước khi sử dụng chứng từ điện tử.

Người lao động ủy quyền quyết toán có phải được cấp chứng từ không?

Khoản 2 Điều 24 Nghị định 254 quy định tổ chức khấu trừ không phải lập chứng từ khấu trừ trong trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán.

Chứng từ sai có được điều chỉnh như hóa đơn không?

Không áp dụng máy móc quy trình hóa đơn. Điều 20 Thông tư 91 quy định lỗi nhẹ thì thông báo, các lỗi còn lại lập chứng từ thay thế.

Nguồn chính thức: Nghị định 254/2026/NĐ-CP; Thông tư 91/2026/TT-BTC; văn bản đối chiếu gồm Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Nội dung mang tính thông tin chung; trường hợp chứng từ cũ hoặc hồ sơ chuyển tiếp chưa được điều khoản quy định rõ cần hỏi cơ quan thuế quản lý.