Quy định hóa đơn và chứng từ điện tử năm 2026

Cập nhật ngày 26/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Quy định hóa đơn điện tử từ 01/07/2026: Hướng dẫn toàn diện

Phạm vi bài viết: đây là cẩm nang triển khai tổng quan từ 01/07/2026. Nếu cần kiến thức nhập môn, xem hóa đơn điện tử là gì và chứng từ điện tử là gì; nếu cần chọn đúng nhánh nghiệp vụ, xem các loại hóa đơn điện tử hiện hành, trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử và bảng so sánh trước và sau 01/07/2026.

Tóm tắt câu trả lời

Từ 01/07/2026, hóa đơn điện tử thực hiện theo Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn, trừ ngoại lệ được quy định rõ.

Người nộp thuế cần chọn đúng loại, thời điểm, nội dung người mua và phương thức có mã/không mã/máy tính tiền. Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị từ 01/07/2026.

Khung văn bản chính áp dụng từ 01/07/2026

Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Văn bản đối chiếu: Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025.

Lưu ý về hiệu lực Luật 108: Luật có hiệu lực chung từ 01/07/2026; riêng Điều 13 và quy định về sử dụng hóa đơn điện tử của hộ, cá nhân kinh doanh tại Điều 26 có hiệu lực từ 01/01/2026 theo khoản 2 Điều 52.

Nghị định 254 thay Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025; Thông tư 91 thay Thông tư 32/2025. Bài viết này trình bày quy tắc chung. Giao dịch chuyên ngành còn phải đối chiếu pháp luật thuế GTGT, kế toán, thương mại, hải quan, giao dịch điện tử và quy định chuyên ngành.

Ai phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Đối tượng gồm doanh nghiệp, hợp tác xã; đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nước ngoài thuộc diện áp dụng; hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác; đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức khác có bán hàng, dịch vụ. Tổ chức nước ngoài kinh doanh trên nền tảng số, phát sinh doanh thu tính thuế tại Việt Nam có thể đăng ký tự nguyện trong phạm vi quy định.

Điều quan trọng không phải chỉ là “có dùng hay không”, mà là dùng loại nào:

Có mã: cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi người mua.
Không có mã: dành cho doanh nghiệp thuộc ngành và đủ điều kiện về hạ tầng, kế toán, lập, lưu trữ, truyền dữ liệu; không áp dụng với nhóm rủi ro cao.
Từ máy tính tiền: dùng cho hoạt động bán trực tiếp tới người tiêu dùng thuộc phạm vi quy định.

Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, phải áp dụng hóa đơn điện tử theo Điều 6. Xem hộ nào phải dùng hóa đơn và hộ doanh thu trên 1 tỷ đồng cần làm gì.

Các loại hóa đơn điện tử từ 01/07/2026

Loại	Đối tượng/hoạt động điển hình	Lưu ý
Hóa đơn GTGT	Tổ chức khai thuế theo phương pháp khấu trừ.	Dùng theo phạm vi Điều 8.
Hóa đơn bán hàng	Tổ chức, hộ, cá nhân tính thuế theo phương pháp trực tiếp.	Dùng đúng đối tượng, giao dịch.
Hóa đơn thương mại điện tử	Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài khi đủ điều kiện truyền dữ liệu.	Nếu chưa đủ điều kiện, dùng hóa đơn GTGT hoặc bán hàng điện tử phù hợp.
Hóa đơn bán tài sản công	Bán, chuyển nhượng tài sản công.	Có quy trình và nội dung riêng.
Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia	Cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống dự trữ nhà nước.	Có quy định chuyển tiếp hóa đơn giấy.
Tem, vé, thẻ và tên gọi khác	Giao dịch đặc thù có nội dung hóa đơn.	Đúng định dạng và chỉ tiêu.
Chứng từ được quản lý như hóa đơn	Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.	Không phải hóa đơn bán hàng; được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

Khi nào không phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Điều 7 Nghị định 254 quy định một số nhóm ngoại lệ. Các trường hợp thường gặp gồm:

Hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ thuộc diện bên mua lập bảng kê thu mua theo pháp luật thuế TNDN, trừ khi đã đăng ký dùng hóa đơn.
Một số thu nhập của hộ, cá nhân từ cho thuê bất động sản hoặc sản phẩm, dịch vụ nội dung số cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài.
Đại lý xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp khi doanh nghiệp đầu mối đã khấu trừ thuế theo quy định.
Một số khoản thu từ tái bảo hiểm, tiền gửi, phát hành giấy tờ có giá, bán nợ, ngoại tệ và sản phẩm phái sinh.
Góp vốn bằng tài sản; một số trường hợp điều chuyển tài sản; máy móc, thiết bị cho mượn để gia công, không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu.
Hàng hóa, dịch vụ dùng tiếp cho quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc khoản thu không liên quan đến bán hàng, cung cấp dịch vụ khi đáp ứng điều kiện pháp luật liên quan.

Phải xét bản chất, không chỉ tên giao dịch. Ví dụ, “thu hộ” có thể thuộc ngoại lệ nhưng phí dịch vụ thu hộ vẫn là doanh thu phải lập hóa đơn.

Thời điểm lập và nội dung bắt buộc

Thời điểm

Bán hàng lập khi chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng, không phụ thuộc thu tiền. Dịch vụ lập khi hoàn thành hoặc khi thu trước, trừ khoản đặt cọc bảo đảm hợp đồng đúng nghĩa. Xuất khẩu lập chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau thông quan; xây dựng lập khi nghiệm thu. Xem thời điểm lập hóa đơn theo từng hoạt động.

Nội dung

Hóa đơn phải đủ tên, ký hiệu, số; thông tin các bên; hàng hóa/dịch vụ; số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế; tổng thanh toán; chữ ký, thời điểm và chỉ tiêu chuyên ngành. Khách tiêu dùng không cung cấp thông tin thì thể hiện “Bán cho người tiêu dùng”, trừ ngoại lệ. Xem nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử 2026.

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định

Phân loại: phương pháp thuế, ngành nghề, người mua, nội địa/xuất khẩu.
Chọn loại và phương thức: GTGT/bán hàng/thương mại; có mã/không mã/máy tính tiền.
Đăng ký: gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và theo dõi thông báo chấp nhận; không phát hành theo cấu hình chưa được chấp nhận.
Thiết lập: cập nhật XML, ký hiệu, chữ ký số, trường người mua, truyền dữ liệu.
Ghi nhận thời điểm: đồng bộ bàn giao, nghiệm thu, thu tiền hoặc thông quan.
Ký, cấp mã và gửi: thực hiện theo loại hóa đơn; lưu phản hồi cấp mã hoặc truyền nhận.
Đối chiếu và lưu trữ: lưu XML, bản thể hiện, hợp đồng, chứng từ nghiệp vụ; xử lý sai theo Điều 10 Thông tư 91.

So sánh quy định trước và sau 01/07/2026

Nội dung	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Văn bản nền tảng	Nghị định 123/2020, sửa bởi Nghị định 70/2025; Thông tư 32/2025.	Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Hóa đơn thương mại điện tử	Đã được bổ sung từ khung năm 2025.	Tiếp tục áp dụng, gắn với điều kiện chuyển dữ liệu và ký hiệu mới.
Hộ doanh thu lớn	Nghị định 70 đã đặt ngưỡng và mở rộng máy tính tiền.	Điều 6 Nghị định 254 quy định lại trong hệ thống đối tượng mới.
Khách lẻ	Có ngoại lệ không nhất thiết đủ thông tin người mua.	Làm rõ nội dung “Bán cho người tiêu dùng” và giá trị hạch toán của hóa đơn.
Sai sót	Điều 19 Nghị định 123 sau sửa đổi là quy tắc chính.	Điều 10 Thông tư 91 hướng dẫn tập trung, có quy tắc riêng cho máy tính tiền và tài sản đăng ký quyền.
Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế	Còn được quản lý trong khung Nghị định 123.	Hết giá trị sử dụng từ 01/07/2026; phần chưa dùng phải tiêu hủy theo thủ tục.
Chứng từ, biên lai	Giấy và điện tử cùng tồn tại theo quy định cũ.	Biên lai giấy chuyển tiếp đến hết 31/12/2026; từ 01/01/2027 chuyển sang điện tử và xử lý phần tồn.

Ví dụ thực tế

Bán hàng trên sàn: Công ty giao hàng ngày 10/08, sàn thanh toán ngày 25/08. Hóa đơn bán hàng lập theo thời điểm chuyển giao, không chờ ngày sàn trả tiền.

Dịch vụ có tiền cọc: Cọc để bảo đảm hợp đồng chưa làm phát sinh hóa đơn; khoản thực chất là trả trước cho dịch vụ phải lập khi thu.

Khách không lấy hóa đơn: Người bán vẫn có nghĩa vụ lập theo quy định. “Khách không yêu cầu” không phải căn cứ chung để bỏ giao dịch khỏi hệ thống.

Câu hỏi thường gặp

Có cần đăng ký lại nếu đã dùng hóa đơn trước 01/07/2026?

Không tự đăng ký lại hàng loạt. Kiểm tra thông báo thuế và dữ liệu đăng ký; nếu thông tin hoặc phương thức thay đổi thì gửi hồ sơ cập nhật.

Bản PDF có phải hóa đơn điện tử gốc không?

Bản PDF là bản thể hiện thuận tiện để đọc. Dữ liệu điện tử theo định dạng chuẩn, chữ ký và mã/nhật ký truyền nhận mới là căn cứ cần lưu đầy đủ.

Lập sai hóa đơn thì được xóa không?

Không tự xóa dữ liệu. Phải phân loại lỗi, thông báo hoặc lập điều chỉnh/thay thế theo quy trình xử lý hóa đơn sai sót.