1. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử là gì?
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử là chứng từ được tạo lập bằng phương tiện điện tử để chứng minh quá trình xuất và vận chuyển nội bộ hàng hóa. Đây là loại chứng từ bắt buộc áp dụng khi doanh nghiệp chuyển sang hóa đơn điện tử, theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ‑CP và Nghị định 123/2020/NĐ‑CP.
Phiếu này được xem như một loại hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật, nằm trong nhóm chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm cả phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
2. Khi nào phải sử dụng phiếu xuất kho điện tử?
Căn cứ Điểm b Khoản 10 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ‑CP (sửa đổi Khoản 3 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP), phiếu xuất kho điện tử được sử dụng trong các trường hợp sau đây từ 01/6/2025:
2.1 Nhập khẩu ủy thác chưa nộp thuế GTGT
Cơ sở nhận hàng nhập khẩu ủy thác chưa nộp thuế GTGT khi nhập khẩu cần lập phiếu xuất kho điện tử để làm chứng từ vận chuyển.
2.2 Xuất ủy thác hàng hóa xuất khẩu
Cơ sở ủy thác xuất khẩu dùng phiếu điện tử để xuất hàng nội bộ, thay vì hóa đơn GTGT trong trường hợp chưa xác định được thuế hoặc quyền sở hữu hàng.
2.3 Xuất hàng cho đại lý hoặc điều chuyển nội bộ
Khi xuất hàng từ đơn vị phụ thuộc nông – lâm – thủy sản sang trụ sở chính (theo phương pháp khấu trừ GTGT), phiếu xuất kho điện tử thay thế hóa đơn GTGT.
- Xuất hàng hóa cho gia công
- Sử dụng phiếu khi bán lưu động
- Góp vốn bằng tài sản, chia tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp
- Điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc
3. Nội dung bắt buộc trên phiếu xuất kho điện tử
Theo Thông tư 68/2019/TT‑BTC và Nghị định 123/2020/NĐ‑CP, phiếu xuất kho điện tử phải chứa:
- Tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển
- Địa điểm kho xuất và kho nhận
- Thông tin hàng hóa: tên, đơn vị, số lượng, chủng loại
- Họ tên người xuất và nhận hàng, lệnh điều chuyển nội bộ
- Không cần thể hiện thuế suất, đơn giá hoặc thành tiền trên phiếu
4. Ký hiệu mẫu số và loại phiếu xuất kho điện tử
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử thuộc nhóm chứng từ sử dụng như hóa đơn điện tử, có ký hiệu mẫu số là “6”, ký hiệu hóa đơn chứa chữ N đại diện loại phiếu này trong ký hiệu 6 ký tự (ví dụ: “6K25NAB”) theo Thông tư 78/2021/TT‑BTC và Thông tư mới cập nhật theo Nghị định 70/2025/NĐ‑CP.
5. Quy trình lập và xử lý phiếu xuất kho điện tử
Bước 1: Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
Tổ chức, cá nhân kinh doanh thông báo phát hành phiếu điện tử, đăng ký mẫu với cơ quan thuế tương tự hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lập phiếu xuất kho
Sau khi đăng ký, lập phiếu ngay khi phát sinh xuất hàng theo mẫu số đã đăng ký và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.
Bước 3: Xử lý sai sót nếu có
Nếu phiếu đã lập và gửi dữ liệu có sai sót, xử lý theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP bằng cách điều chỉnh hoặc cấp thay thế.
