Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Cách lập và hồ sơ

1

Cập nhật ngày 03/09/2026 theo quy định áp dụng từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Giao hàng cho đại lý không đồng nghĩa hàng đã bán cho khách cuối cùng. Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý giúp theo dõi lượng hàng giao, tồn, bán và trả lại; khi hàng thực tế tiêu thụ, các bên phải đối soát và lập hóa đơn theo mô hình đại lý áp dụng.

Mục lục

1. Kết luận áp dụng
2. Bảng phân loại
3. Quy trình thực hiện
4. Hồ sơ cần lưu
5. So sánh quy định cũ và mới
6. Câu hỏi thường gặp

Kết luận áp dụng

Hồ sơ cần nối được hợp đồng đại lý, phiếu xuất kho điện tử, giao nhận, bảng kê hàng bán, hàng trả lại, tiền thu hộ và hóa đơn. Không dùng phiếu vận chuyển nội bộ thay cho phiếu hàng gửi bán đại lý.

Nguyên tắc quan trọng: Không dùng tên gọi nội bộ để quyết định nghĩa vụ hóa đơn. Phải căn cứ bản chất giao dịch, chủ thể, quyền sở hữu hàng hóa và mục đích vận chuyển.

Bảng phân loại tình huống

Tình huống hoặc tài liệu	Hướng xử lý	Điểm cần kiểm tra
Giao hàng cho đại lý	Lập phiếu hàng gửi bán đại lý nếu đủ điều kiện	Ghi đúng đại lý và hàng giao
Đại lý bán cho khách	Theo dõi theo hợp đồng và mô hình đại lý	Đối soát số đã bán
Kết thúc kỳ	Lập bảng kê, hóa đơn và hoa hồng theo quy định	Tách hàng bán, tồn, trả
Hàng trả lại	Lập giao nhận và cập nhật tồn kho	Giữ dấu vết lô hàng

Quy trình thực hiện

1. Bước 1: Rà hợp đồng và hình thức đại lý.
2. Bước 2: Lập phiếu khi giao hàng.
3. Bước 3: Ký nhận và theo dõi tồn tại đại lý.
4. Bước 4: Đối soát hàng bán, trả và tiền.
5. Bước 5: Lập hóa đơn, chứng từ hoa hồng đúng chủ thể.

Hồ sơ cần lưu

• Hợp đồng đại lý
• Phiếu xuất kho và biên bản giao nhận
• Bảng kê hàng bán
• Biên bản trả hàng
• Hóa đơn bán hàng và hóa đơn hoa hồng

Mỗi mã chuyến hoặc mã lô nên nối được dữ liệu xuất kho, vận chuyển, giao nhận và xử lý tại điểm đến. Không sửa trực tiếp XML, không lập lùi ngày và không tạo chứng từ khống để hợp thức hóa.

So sánh quy định trước và từ 01/07/2026

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Căn cứ chính	Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.	Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Điểm cần cập nhật	Doanh nghiệp thực hiện theo khung quản lý hóa đơn, chứng từ giai đoạn cũ.	Quy định cũ đã có phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Từ 01/07/2026, khoản 7 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP tiếp tục xác định đây là chứng từ đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn, trong khung dữ liệu mới.
Kiểm soát dữ liệu	Thường phụ thuộc nhiều vào bản thể hiện và hồ sơ giấy.	Cần ưu tiên XML, trạng thái truyền nhận và khả năng đối chiếu dữ liệu xuyên suốt.

Căn cứ và nguồn chính thức

• Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực 01/07/2026.
• Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/07/2026.
• Tổng hợp chính thức các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
• Những điểm mới do Cục Thuế giới thiệu.

Câu hỏi thường gặp

Giao cho đại lý đã phải lập hóa đơn bán hàng ngay chưa?

Phải căn cứ mô hình đại lý và thời điểm hàng tiêu thụ; không được đồng nhất việc giao giữ hàng với việc bán cho khách cuối.

Đại lý trả hàng thì xử lý thế nào?

Đối chiếu phiếu giao, lập biên bản trả và cập nhật tồn kho; xử lý hóa đơn nếu đã phát sinh giao dịch bán.

Có dùng phiếu vận chuyển nội bộ được không?

Không nên dùng sai loại. Hàng gửi bán đại lý có loại phiếu chuyên biệt được pháp luật nêu riêng.

Bài liên quan

• Phiếu xuất kho điện tử là gì?
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử
• Phiếu xuất kho có phải hóa đơn không?
• Xuất hàng không lập phiếu xuất kho bị xử lý thế nào?

Lưu ý: Bài viết cung cấp thông tin chung. Hồ sơ cụ thể cần đối chiếu với bản chất giao dịch, mô hình hạch toán và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.