Trang chủXử phạt hóa đơnXuất hàng không lập phiếu xuất kho: Doanh nghiệp sẽ bị xử phạt như thế nào?
Cập nhật ngày 03/09/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Văn bản hợp nhất 27/2026/VBHN-NĐ-BTC.
Tóm tắt nhanh
Không phải mọi lần hàng rời kho đều bắt buộc lập cùng một loại chứng từ. Trước hết phải xác định đó là bán hàng, điều chuyển để tiếp tục sản xuất, điều chuyển cho chi nhánh, gửi bán đại lý, đưa hàng ra cửa khẩu hay một nghiệp vụ khác.
Từ ngày 01/07/2026, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý là các chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn. Tuy nhiên, không thể lấy một mức phạt duy nhất để áp cho mọi trường hợp “không có phiếu xuất kho”. Chế tài phụ thuộc bản chất nghiệp vụ, loại chứng từ lẽ ra phải lập, số lượng chứng từ vi phạm và hậu quả thuế.
1. Phân loại giao dịch trước khi kết luận thiếu chứng từ
Câu hỏi đúng không chỉ là “có lập phiếu xuất kho hay chưa”, mà là “nghiệp vụ này phải dùng hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho điện tử hay hồ sơ nội bộ nào”. Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một số trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó có hàng hóa chuyển kho nội bộ hoặc vật tư, bán thành phẩm được xuất để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong cùng một cơ sở kinh doanh.
Có thể thuộc trường hợp không phải lập hóa đơn điện tử
Lệnh điều chuyển, phiếu kho và hồ sơ nội bộ phải khớp thực tế
Điều chuyển cho chi nhánh, cửa hàng ở địa phương khác
Căn cứ mô hình hạch toán để chọn hóa đơn hoặc phiếu xuất kho phù hợp
Quan hệ phụ thuộc, mục đích điều chuyển và cách kê khai thuế
Gửi hàng cho đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng
Có thể dùng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
Hợp đồng đại lý, bảng kê hàng bán và hóa đơn khi hàng thực tế tiêu thụ
Đưa hàng đến cửa khẩu hoặc nơi làm thủ tục xuất khẩu
Dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn điện tử theo trường hợp
Hồ sơ xuất khẩu và thời điểm hàng thực xuất
2. Phiếu xuất kho nào được quản lý như hóa đơn?
Khoản 7 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP nêu hai loại chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn:
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Quy định này không có nghĩa mọi phiếu xuất kho quản trị nội bộ đều là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần phân biệt phiếu kho phục vụ quản trị với hai loại chứng từ thuộc chế độ hóa đơn nêu trên. Đọc thêm quy định về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
3. Không lập phiếu xuất kho bị xử phạt thế nào?
Không có một khung tiền phạt duy nhất áp cho mọi trường hợp. Cơ quan có thẩm quyền phải xác định hành vi thực tế. Nếu bản chất là bán hàng nhưng không lập hóa đơn, hành vi có thể bị xử lý theo khoản 3 Điều 24 của quy định xử phạt về thuế, hóa đơn. Khung tiền phạt được xác định theo số lượng hóa đơn vi phạm trong một vụ việc.
Số hóa đơn không lập khi bán hàng, cung cấp dịch vụ
Khung tiền phạt được công bố
01 số hóa đơn
1.000.000 - 2.000.000 đồng
Từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn
2.000.000 - 10.000.000 đồng
Từ 10 đến dưới 20 số hóa đơn
10.000.000 - 30.000.000 đồng
Từ 20 đến dưới 50 số hóa đơn
30.000.000 - 50.000.000 đồng
Từ 50 số hóa đơn trở lên
60.000.000 - 80.000.000 đồng
Bảng trên phản ánh trường hợp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phải kết luận tự động cho mọi vụ thiếu phiếu xuất kho. Nếu hàng chỉ được điều chuyển nội bộ, gửi đại lý, đưa đi gia công hoặc lưu thông theo một hồ sơ khác, cần đối chiếu đúng nghĩa vụ chứng từ của nghiệp vụ đó. Mức áp dụng cụ thể còn phụ thuộc chủ thể vi phạm, tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ và các hậu quả về thuế.
Ngoài chế tài về hóa đơn, hàng hóa lưu thông không có hồ sơ chứng minh nguồn gốc hoặc không khớp giữa lệnh điều chuyển, dữ liệu kho và chứng từ vận chuyển còn có thể phát sinh rủi ro kiểm tra theo pháp luật chuyên ngành. Vì vậy không nên tự suy diễn rằng chỉ cần có một phiếu kho nội bộ là đủ.
4. Hàng đã xuất kho nhưng thiếu chứng từ: làm gì trước?
Xác định đúng bản chất giao dịch: bán hàng, điều chuyển, gửi đại lý, xuất khẩu, gia công, cho vay hay cho mượn hàng.
Đối chiếu thời điểm: ngày hàng rời kho, ngày giao nhận, ngày chuyển quyền sở hữu và thời điểm phải lập hóa đơn hoặc chứng từ.
Tập hợp hồ sơ có thật: lệnh điều chuyển, hợp đồng, đơn hàng, biên bản giao nhận, vận đơn, dữ liệu kho và chứng từ thanh toán.
Lập hoặc xử lý chứng từ đúng quy trình: không ký lùi ngày, không tạo hồ sơ khống để hợp thức hóa.
Giải trình và khai bổ sung khi cần: nếu sự việc ảnh hưởng doanh thu, thuế hoặc dữ liệu đã gửi cơ quan thuế, doanh nghiệp nên làm việc với cơ quan thuế quản lý.
Sửa quy trình vận hành: đặt chốt kiểm soát để hàng chỉ được xuất khi hệ thống đã sinh đúng chứng từ.
Lưu ý: Không dùng lại một phiếu xuất kho cho nhiều chuyến hàng, không sửa trực tiếp dữ liệu đã phát hành và không dùng phiếu xuất kho thay hóa đơn bán hàng. Các cách này có thể làm tăng rủi ro thay vì khắc phục sai sót.
5. So sánh quy định cũ và quy định áp dụng từ 01/07/2026
Nội dung
Trước 01/07/2026
Từ 01/07/2026
Văn bản nền tảng về hóa đơn, chứng từ
Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và hướng dẫn liên quan
Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC
Vị trí của phiếu xuất kho đặc thù
Được quản lý theo chế độ hóa đơn, chứng từ trong hệ thống cũ
Khoản 7 Điều 8 Nghị định 254 xác định rõ hai loại phiếu được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn
Xử phạt hành vi không lập hóa đơn
Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi theo từng thời kỳ
Đối chiếu văn bản hợp nhất 27/2026/VBHN-NĐ-BTC, trong đó đã cập nhật các sửa đổi mới
Những bài cũ chỉ viện dẫn Nghị định 123/2020/NĐ-CP hoặc một mức phạt cố định cần được đọc lại trong bối cảnh mới. Trang tổng quan tại quy định hóa đơn điện tử từ 01/07/2026 giúp xác định văn bản đang áp dụng.
6. Câu hỏi thường gặp
Chuyển hàng giữa hai kho cùng doanh nghiệp có phải lập hóa đơn không?
Nếu là chuyển kho nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong cùng cơ sở thì có thể thuộc trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp vẫn cần hồ sơ kho và lệnh điều chuyển phản ánh đúng thực tế.
Có thể dùng phiếu xuất kho thay hóa đơn bán hàng không?
Không. Khi phát sinh bán hàng thuộc diện phải lập hóa đơn, phiếu xuất kho không thay thế nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử.
Thiếu phiếu xuất kho thì có luôn bị phạt 6 - 18 triệu đồng không?
Không. Cách nêu một mức cố định như vậy không còn phù hợp. Phải xác định loại nghiệp vụ, chứng từ bắt buộc, số lượng vi phạm và văn bản xử phạt đang có hiệu lực.
Có nên lập lùi ngày để bổ sung hồ sơ không?
Không. Doanh nghiệp nên ghi nhận đúng thời điểm phát hiện, tập hợp hồ sơ thực tế và xử lý theo quy trình hợp pháp; không tạo chứng từ khống hoặc làm sai lệch thời điểm.
