Xuất hàng không lập phiếu xuất kho: Doanh nghiệp sẽ bị xử phạt như thế nào?

 1. Vị trí pháp lý của Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (PXK-VCNB) theo Điều 8, Khoản 6 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP được coi là loại chứng từ cần được in, phát hành và quản lý tương tự hóa đơn điện tử . Do đó, việc xuất hàng mà không lập phiếu là hành vi vi phạm quy định về hóa đơn – chứng từ.

2. Khi nào cần lập phiếu xuất kho?

PXK-VCNB bắt buộc sử dụng trong các trường hợp như xuất điều chuyển nội bộ, xuất hàng lưu động, xuất trả ủy thác, xuất khẩu tại chỗ... theo Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP và sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ‑CP . Xuất hàng trong những tình huống này mà không có chứng từ đồng nghĩa với việc không tuân thủ quy định quản lý hóa đơn.

3. Mức xử phạt khi không lập phiếu xuất kho hợp lệ

 a. Phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ‑CP

Việc không lập chứng từ khi xuất hàng tương ứng với hành vi không lập hóa đơn theo quy định, có thể bị xử phạt theo Khoản 2, Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ‑CP, với mức phạt:

• Từ 500.000 – 1.500.000 đồng đối với mỗi hành vi vi phạm (áp dụng cho cá nhân và doanh nghiệp) .

 b. Áp dụng quy định xử phạt hóa đơn từ Công văn 1647/TCT-CS

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, nếu PXK-VCNB được quản lý như hóa đơn, thì các hành vi mất, không lập hoặc sai sót phiếu sẽ bị xử phạt như hóa đơn điện tử. Trong đó:

• Mất phiếu đã lập (liên giao cho bên nhận) hoặc không lập phiếu nhưng doanh nghiệp có thủ tục xuất hàng: phạt tiền từ 6.000.000 – 18.000.000 đồng đối với tổ chức; cá nhân bị xử phạt mức một nửa.

Ngoài ra, nếu không khai báo mất phiếu trước khi giao cho người mua, cũng là hành vi bị xử phạt theo luật hóa đơn – chứng từ.

4. Hậu quả pháp lý và rủi ro

•  Người mua không thể dùng PXK-VCNB để kê khai, dẫn đến thiếu chứng từ trong khi hoàn thuế hoặc quyết toán thuế.
•  Doanh nghiệp có thể bị truy thu, xử phạt lớn, ảnh hưởng uy tín và hoạt động tài chính.
•  Khi thanh tra, kiểm tra thị trường hoặc cơ quan thuế, việc không có phiếu kê xuất sẽ dẫn đến xử phạt kép: thanh tra hành chính và hành vi trốn hóa đơn.

5. Biện pháp tuân thủ – Đề xuất cho doanh nghiệp

 Để tránh rủi ro:

• Luôn lập PXK-VCNB khi xuất hàng trong các trường hợp bắt buộc theo pháp luật.
• Đăng ký phát hành phiếu điện tử với cơ quan thuế như hóa đơn – nếu sử dụng chế độ điện tử.
• Lưu trữ chứng từ đầy đủ, kèm hồ sơ xuất kho, lệnh điều chuyển để chứng minh quá trình xuất hàng.
• Đào tạo kho – kế toán nhận thức đúng về đối tượng và tần suất bắt buộc lập phiếu.