Thời điểm lập hóa đơn 2026 theo từng hoạt động

Cập nhật ngày 26/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt câu trả lời

Từ 01/07/2026, bán hàng hóa lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng; dịch vụ lập khi hoàn thành hoặc thu tiền trước/trong quá trình cung cấp. Tiền đặt cọc đúng bản chất để bảo đảm hợp đồng dịch vụ theo Bộ luật Dân sự chưa làm phát sinh hóa đơn.

Xây dựng lập khi nghiệm thu; xuất khẩu chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau thông quan; xăng dầu bán lẻ theo từng lần bán. Các ngành đối soát có thời hạn riêng.

Căn cứ pháp lý áp dụng

Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, hiệu lực từ 01/07/2026.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đặc biệt Điều 9 về thời điểm lập hóa đơn.
Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Phần so sánh sử dụng Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, là khung quy định trước ngày 01/07/2026.

Ba nguyên tắc chung cần nhớ

1. Bán hàng hóa: theo thời điểm chuyển giao

Đối với bán hàng hóa, kể cả tài sản công và hàng dự trữ quốc gia, lập hóa đơn khi chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng. Đã thu tiền hay chưa không làm đổi mốc; giao ngày 12, thanh toán ngày 20 thì ngày 12 là thời điểm cần lập.

2. Cung cấp dịch vụ: theo lúc hoàn thành hoặc thu tiền

Dịch vụ lập hóa đơn khi hoàn thành; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì lập tại lúc thu. Khoản đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm hợp đồng dịch vụ chưa phải lập. Cần lưu hợp đồng và chứng từ chứng minh; đổi tên khoản trả trước thành “đặt cọc” không làm đổi bản chất.

3. Giao nhiều lần: lập theo từng lần

Giao hàng hoặc bàn giao hạng mục nhiều lần thì mỗi lần lập hóa đơn cho giá trị tương ứng. Thỏa thuận xuất một lần cuối hợp đồng không thay thế quy định này.

Bảng tra cứu thời điểm lập hóa đơn theo hoạt động

Hoạt động	Thời điểm lập hóa đơn từ 01/07/2026	Lưu ý
Bán hàng hóa trong nước	Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.	Không phụ thuộc đã thu tiền.
Xuất khẩu hàng hóa, gồm gia công xuất khẩu	Người bán tự xác định nhưng chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.	Có thể dùng hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử theo điều kiện áp dụng.
Cung cấp dịch vụ	Khi hoàn thành; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì tại thời điểm thu tiền.	Không gồm tiền đặt cọc đúng nghĩa để bảo đảm hợp đồng dịch vụ.
Giao hàng, bàn giao dịch vụ nhiều lần	Mỗi lần giao hoặc bàn giao.	Giá trị trên hóa đơn tương ứng phần đã giao.
Xây dựng, lắp đặt	Khi nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành.	Không phụ thuộc đã thu tiền.
Bất động sản, hạ tầng, nhà để bán chưa bàn giao	Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng nếu thu theo tiến độ.	Khi đã chuyển giao thì áp dụng mốc chuyển quyền.
Bán lẻ xăng, dầu	Kết thúc từng lần bán.	Không gộp tùy ý vào cuối ngày.
Taxi dùng phần mềm tính tiền	Kết thúc chuyến đi.	Lập hóa đơn và chuyển dữ liệu theo quy định.
Khám chữa bệnh có phần mềm viện phí	Khách yêu cầu thì lập theo giao dịch; khách không yêu cầu có thể tổng hợp cuối ngày theo điều kiện.	Hóa đơn cho cơ quan BHXH lập khi được thanh, quyết toán chi phí BHYT.
Thu phí đường bộ điện tử không dừng	Ngày xe qua trạm; có thể lập định kỳ chậm nhất ngày cuối tháng nếu một khách có nhiều lượt.	Hóa đơn định kỳ phải liệt kê chi tiết các lượt.
Dịch vụ vận tải hàng không qua website theo thông lệ quốc tế	Chậm nhất 05 ngày kế tiếp từ ngày chứng từ dịch vụ được xuất trên hệ thống.	Chỉ áp dụng đúng trường hợp chuyên ngành.
Vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý	Khi hoàn thành đối soát, chậm nhất ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.	Khác nhóm đối soát thông thường.
Dịch vụ phát sinh thường xuyên cần đối soát	Khi hoàn thành đối soát, chậm nhất ngày 07 tháng sau hoặc 07 ngày từ khi kết thúc kỳ quy ước.	Chỉ áp dụng danh mục tại điểm a khoản 4 Điều 9.
Giao dịch ca đêm khi người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động	Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.	Giờ làm việc ban đêm xác định theo Bộ luật Lao động.

Nhóm đối soát gồm điện, nước, truyền hình, bưu chính, viễn thông, logistics, thương mại điện tử, nền tảng số, ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, sàn các-bon, bảo hiểm và ngành được liệt kê. Chỉ doanh nghiệp đúng ngành, có đối soát thực tế mới dùng mốc này.

So sánh quy định cũ và mới về thời điểm lập hóa đơn

Nội dung	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Khung pháp lý	Điều 9 Nghị định 123/2020, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025.	Điều 9 Nghị định 254/2026 thay thế và hệ thống hóa quy định.
Tiền đặt cọc dịch vụ	Ngoại lệ gắn với đặt cọc/tạm ứng bảo đảm một số dịch vụ được liệt kê.	Không lập đối với cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm hợp đồng dịch vụ.
Ngành cần đối soát	Đã có cơ chế cho một số ngành.	Cập nhật nền tảng số, dữ liệu, tài sản mã hóa, sàn các-bon, quảng cáo điện tử.
Giao dịch tần suất lớn	Quản lý theo hóa đơn/bảng tổng hợp tùy ngành.	Bổ sung cơ sở dữ liệu chi tiết giao dịch cho doanh nghiệp đủ điều kiện.
Ca đêm	Không có quy tắc chung rõ như quy định mới.	Nếu không có phần mềm lập tự động, được lập chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.

Quy định mới giữ hai mốc cốt lõi “chuyển giao” và “hoàn thành dịch vụ”, đồng thời làm rõ tình huống đặc thù. Doanh nghiệp cần cập nhật ma trận thời điểm.

Quy trình kiểm soát để không lập hóa đơn sai ngày

Phân loại giao dịch: hàng hóa, dịch vụ, xây dựng, xuất khẩu hay ngành đặc thù.
Xác định sự kiện pháp lý: biên bản giao hàng, nghiệm thu, thông quan, kết thúc chuyến đi, thu tiền hoặc hoàn thành đối soát.
Kết nối dữ liệu: đồng bộ phần mềm bán hàng, hợp đồng, kho, ngân hàng và phần mềm hóa đơn; hạn chế nhập ngày thủ công.
Cảnh báo thời hạn: tạo cảnh báo riêng cho ngày 07, ngày 10, ngày cuối tháng, ngày làm việc tiếp theo và các mốc chuyên ngành.
Kiểm tra nội dung: sau khi xác định đúng ngày, đối chiếu các trường bắt buộc trong nội dung hóa đơn điện tử năm 2026.
Lưu chứng cứ: hợp đồng, biên bản bàn giao, log đối soát, chứng từ thu tiền và tờ khai hải quan phải liên kết được với hóa đơn.

Ví dụ thực tế

Ví dụ 1: Giao hàng trước, thu tiền sau

Công ty A giao máy ngày 08/08, khách trả ngày 25/08. Hóa đơn lập ngày 08/08; nhiều đợt giao thì lập theo từng đợt.

Ví dụ 2: Nhận cọc dịch vụ

Khách đặt cọc 20 triệu để bảo đảm hợp đồng sự kiện, có điều khoản cọc đúng Bộ luật Dân sự: chưa lập hóa đơn. Nếu thực chất là thanh toán đợt một cho dịch vụ, phải lập khi thu tiền.

Ví dụ 3: Nghiệm thu xây dựng

Nhà thầu và chủ đầu tư ký biên bản nghiệm thu khối lượng ngày 18/08 nhưng thanh toán ngày 10/09. Hóa đơn cho khối lượng nghiệm thu phải lập theo ngày 18/08. Việc hồ sơ thanh toán nội bộ chưa hoàn tất không phải lý do lùi ngày.

Câu hỏi thường gặp

Ngày ký số có phải trùng ngày lập hóa đơn?

Đây là hai chỉ tiêu riêng. Nên ký, gửi ngay; nếu khác thời điểm phải kiểm tra quy định khai thuế, không dùng ngày ký thay ngày lập.

Khách chưa thanh toán thì có phải lập hóa đơn bán hàng không?

Có, nếu đã chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa. Mốc bán hàng không phụ thuộc đã thu tiền.

Có được gộp hóa đơn cuối tháng không?

Chỉ khi pháp luật cho phép lập định kỳ, tổng hợp hoặc chuyển bảng dữ liệu. Không áp dụng ngoại lệ ngành cho bán lẻ thông thường.

Lập sai ngày phải xử lý thế nào?

Không tự sửa file XML. Cần xác định loại sai sót, loại hóa đơn và thực hiện đúng quy trình tại hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót và phân biệt điều chỉnh với thay thế.