Cập nhật ngày 26/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.
Trả lời ngắn gọn
Hóa đơn sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác thường được chọn điều chỉnh hoặc thay thế. Điều chỉnh ghi chênh lệch; thay thế lập bộ nội dung đúng mới.
Máy tính tiền và tài sản đăng ký quyền có quy tắc thay thế riêng; hóa đơn vốn không có ký hiệu, số thì chỉ điều chỉnh. Lần xử lý sau phải theo phương án đã dùng lần đầu.
Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế khác nhau thế nào?
Tiêu chí
Hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn thay thế
Bản chất
Ghi phần cần tăng, giảm hoặc sửa so với hóa đơn gốc.
Lập hóa đơn mới với bộ nội dung đúng để thay cho hóa đơn sai.
Dòng liên kết
Phải thể hiện “Điều chỉnh cho hóa đơn…” cùng mẫu số, ký hiệu, số và ngày.
Phải thể hiện “Thay thế cho hóa đơn…” cùng mẫu số, ký hiệu, số và ngày.
Giá trị
Tăng ghi số dương, giảm ghi số âm đúng phần chênh lệch.
Thể hiện nội dung đúng của hóa đơn mới theo nghiệp vụ.
Cách đọc
Đọc hóa đơn gốc cùng các lần điều chỉnh.
Đọc hóa đơn mới cùng liên kết với bản gốc.
Phù hợp
Thuận tiện khi cần sửa một vài trường hoặc có biến động giá trị sau giao dịch.
Thuận tiện khi cần lập lại bộ dữ liệu đúng và pháp luật cho phép/bắt buộc thay thế.
Sai lại
Lần sau tiếp tục xử lý bằng điều chỉnh.
Lần sau tiếp tục xử lý bằng thay thế.
Phương án đúng phụ thuộc loại hóa đơn, trường sai, số lần sai và quy định bắt buộc. Doanh nghiệp nên có đầu mối duyệt lựa chọn.
Bảng quyết định: dùng điều chỉnh hay thay thế?
Tình huống
Phương án
Lý do/lưu ý
Sai mã số thuế người mua.
Được chọn điều chỉnh hoặc thay thế.
Lập thỏa thuận nếu người mua là tổ chức/hộ/cá nhân kinh doanh.
Sai tên, quy cách, chất lượng hàng.
Được chọn.
Bản thay thế phải đủ nội dung đúng.
Sai số lượng, đơn giá, tiền, thuế suất.
Được chọn.
Điều chỉnh ghi đúng dấu.
Sai nội dung bắt buộc khác.
Được chọn.
Kiểm tra quy định chuyên ngành.
Hóa đơn từ máy tính tiền lập sai.
Thay thế.
Điểm c khoản 1 Điều 10 có quy tắc riêng; sửa cả dữ liệu nguồn POS.
Tài sản phải đăng ký quyền lập sai.
Thay thế.
Trừ điểm c.2 khoản 5.
Hóa đơn theo quy định không có ký hiệu mẫu, ký hiệu, số bị sai.
Chỉ điều chỉnh.
Khoản 6 Điều 10 giới hạn phương án.
Đã điều chỉnh lần đầu, sau phát hiện tiếp tục sai.
Tiếp tục điều chỉnh.
Phải giữ cùng hình thức xử lý lần đầu.
Đã thay thế lần đầu, hóa đơn thay thế tiếp tục sai.
Tiếp tục thay thế.
Không chuyển sang điều chỉnh giữa chuỗi.
Trả hàng, chiết khấu, hủy dịch vụ, quyết toán.
Xử lý theo nghiệp vụ tương ứng.
Không coi bản đầu là sai nếu lúc lập đã đúng.
Có được xử lý nhiều hóa đơn một lần?
Nhiều hóa đơn cùng tháng, cùng người mua và sai cùng thông tin theo Điều 10 có thể được xử lý bằng một hóa đơn kèm 01/BK-ĐCTT; không tự mở rộng sang nhiều tháng hoặc người mua.
Cách lập hóa đơn điều chỉnh và thay thế
Cách lập hóa đơn điều chỉnh
Đối chiếu hóa đơn gốc, xác định trường và chênh lệch.
Lập thỏa thuận hoặc thông báo theo đối tượng người mua.
Chọn chức năng điều chỉnh, liên kết đúng mẫu số, ký hiệu, số và ngày của hóa đơn gốc.
Ghi dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn…” theo quy định.
Tăng ghi số dương, giảm ghi số âm đúng phần chênh lệch.
Ký số, cấp mã hoặc truyền dữ liệu, gửi người mua và lưu phản hồi.
Cách lập hóa đơn thay thế
Khóa hóa đơn sai và chuẩn bị bộ dữ liệu chính xác đầy đủ.
Hoàn thiện thỏa thuận/thông báo người mua theo đối tượng.
Chọn chức năng thay thế và liên kết đúng hóa đơn gốc.
Ghi dòng “Thay thế cho hóa đơn…” theo quy định.
Kiểm tra toàn bộ chỉ tiêu và lập hóa đơn mới đầy đủ.
Ký số, gửi cấp mã hoặc truyền dữ liệu, giao người mua và lưu chuỗi hồ sơ.
Văn bản thỏa thuận có bắt buộc không?
Với người mua là tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên lập thỏa thuận ghi nội dung sai; với cá nhân, người bán thông báo. Một số luồng dữ liệu tổng hợp, chi tiết giao dịch và nền tảng số được miễn thỏa thuận nhưng vẫn phải xử lý hóa đơn.
So sánh quy định trước và sau 01/07/2026
Nội dung
Nghị định 70/2025
Thông tư 91/2026
Quyền chọn
Cho chọn điều chỉnh hoặc thay thế với lỗi về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, quy cách/chất lượng hàng hóa.
Tiếp tục quyền chọn, diễn đạt rõ thêm tên hàng hóa và nội dung bắt buộc khác.
Lỗi nhỏ
Tập trung sai tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế và nội dung khác.
Bổ sung cách xử lý rõ với số tiền bằng chữ và nội dung không trọng yếu.
Máy tính tiền, tài sản đăng ký quyền
Chưa có nhánh bắt buộc thay thế được trình bày tập trung như hiện nay.
Có quy tắc thay thế riêng tại điểm c khoản 1 Điều 10.
Thỏa thuận
Bắt buộc với người mua kinh doanh trước khi xử lý lỗi trọng yếu.
Kế thừa và bổ sung ngoại lệ cho dữ liệu tổng hợp, chi tiết giao dịch, nền tảng số.
Một hóa đơn cho nhiều hóa đơn sai
Đã cho phép trong cùng tháng theo điều kiện.
Kế thừa, dùng Mẫu 01/BK-ĐCTT thuộc Phụ lục III Thông tư 91.
Sai lần sau
Phải theo hình thức đã dùng lần đầu.
Tiếp tục nguyên tắc này.
Ví dụ chọn phương án
Ví dụ 1 - sai mã số thuế: Hai công ty lập thỏa thuận. Người bán có thể điều chỉnh mã số thuế hoặc lập bản thay thế đầy đủ, rồi giữ cùng phương án nếu sai tiếp.
Ví dụ 2 - giảm giá trị: Hóa đơn ghi thừa 5 triệu đồng. Nếu điều chỉnh, phần giảm ghi số âm đúng 5 triệu và thuế tương ứng. Nếu thay thế, hóa đơn mới thể hiện toàn bộ giá trị đúng, liên kết hóa đơn gốc.
Ví dụ 3 - hóa đơn POS: Nhà hàng phát hiện hóa đơn từ máy tính tiền ghi nhầm món và tổng tiền. Đây là loại có quy tắc thay thế, không dùng lựa chọn điều chỉnh thông thường.
Ví dụ 4 - trả lại hàng: Hóa đơn ban đầu hoàn toàn đúng, sau một tuần khách trả một phần hàng. Đây là nghiệp vụ trả hàng; người bán lập hóa đơn điều chỉnh theo điểm c.1 khoản 5, trừ thỏa thuận người mua lập hóa đơn trả lại.
Câu hỏi thường gặp
Thay thế có làm hóa đơn gốc biến mất không?
Không. Dữ liệu gốc và dấu vết xử lý phải được lưu để tra cứu. Hóa đơn thay thế liên kết với hóa đơn sai chứ không cho phép xóa lịch sử.
Điều chỉnh giảm có được ghi số âm không?
Có và phải ghi số âm đối với giá trị giảm; điều chỉnh tăng ghi số dương, đúng thực tế phát sinh.
Có thể đổi từ thay thế sang điều chỉnh khi hóa đơn mới lại sai?
Không. Sau khi đã dùng một hình thức ở lần đầu, các lần xử lý tiếp theo phải dùng cùng hình thức.
Nên chọn điều chỉnh hay thay thế khi được quyền chọn?
Điều chỉnh phù hợp khi sai ít trường; thay thế dễ đọc khi cần lập lại toàn bộ. Quyết định vẫn phải theo loại hóa đơn và điều kiện pháp luật.
Khi nào điều chỉnh, khi nào thay thế hóa đơn điện tử?
