Xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ 01/07/2026

Cập nhật ngày 26/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt cách xử lý

Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC chia ba hướng: lỗi không trọng yếu thì thông báo và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT, không lập lại; lỗi trọng yếu thì điều chỉnh hoặc thay thế; hóa đơn máy tính tiền và tài sản đăng ký quyền có quy tắc thay thế riêng.

Cần phân biệt hóa đơn lập sai với giao dịch đúng nhưng sau đó có chiết khấu, trả hàng, hủy dịch vụ hoặc quyết toán chênh lệch.

Căn cứ pháp lý

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, đặc biệt Điều 10 và Phụ lục III.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP để so sánh quy định trước ngày 01/07/2026.

Xem thêm tổng quan quy định từ 01/07/2026 và hệ thống biểu mẫu Thông tư 91.

Quy trình áp dụng cho hóa đơn có mã đã cấp mã và hóa đơn không mã đã chuyển dữ liệu. Với bản chưa gửi hoặc truyền, phải kiểm tra trạng thái trên hệ thống; không tự xóa bản ghi đã đánh số hoặc ký số.

Bảng phân loại hóa đơn sai sót

Nhóm lỗi/tình huống	Cách xử lý chính	Hồ sơ cần lưu
Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng đúng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa.	Thông báo người mua, gửi 04/SS-HĐĐT; không lập lại.	Thông báo và phản hồi hệ thống.
Sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác.	Chọn điều chỉnh hoặc thay thế.	Thỏa thuận/thông báo, hóa đơn mới, log dữ liệu.
Hóa đơn từ máy tính tiền lập sai.	Lập hóa đơn thay thế theo quy tắc riêng tại điểm c khoản 1 Điều 10.	Chứng từ giao dịch, hóa đơn sai và hóa đơn thay thế.
Hóa đơn bán tài sản đăng ký quyền lập sai.	Thay thế, trừ tình huống tại điểm c.2 khoản 5.	Hồ sơ tài sản và hóa đơn.
Nhiều hóa đơn cùng người mua, cùng tháng, sai cùng thông tin.	Có thể lập một hóa đơn kèm 01/BK-ĐCTT.	Thỏa thuận và bảng kê.
Bảng tổng hợp thiếu hoặc sai.	Gửi bổ sung/điều chỉnh theo phương thức áp dụng.	Bảng gốc, bản bổ sung, phản hồi.

Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót trong 6 bước

Bước 1: Khóa giao dịch và thu thập bản gốc

Thu thập XML, bản thể hiện, trạng thái cấp mã/truyền dữ liệu và chứng từ nghiệp vụ. Không sửa XML, đổi số hoặc xóa nhật ký; đồng thời xác định nguyên nhân lỗi.

Bước 2: Xác định chỉ tiêu sai và loại hóa đơn

Đánh dấu từng trường sai, rồi xác định hóa đơn có mã, không mã, máy tính tiền, tài sản đăng ký quyền hay theo từng lần phát sinh. Loại hóa đơn quyết định phương án.

Bước 3: Chọn thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế

Lỗi thuộc điểm a khoản 1 Điều 10 chỉ cần thông báo; lỗi trọng yếu được chọn điều chỉnh hoặc thay thế, trừ ngoại lệ bắt buộc. Xem khi nào điều chỉnh, khi nào thay thế.

Bước 4: Hoàn thiện thỏa thuận hoặc thông báo người mua

Với người mua là tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi nội dung sai; với cá nhân, người bán thông báo trực tiếp hoặc trên website. Một số luồng dữ liệu tổng hợp, chi tiết giao dịch và nền tảng số được miễn thỏa thuận, không được miễn xử lý hóa đơn.

Bước 5: Lập và gửi hồ sơ điện tử

Hóa đơn mới phải ghi “điều chỉnh cho” hoặc “thay thế cho” hóa đơn gốc cùng thông tin liên kết. Người bán ký, cấp mã/truyền dữ liệu và gửi người mua. Trường hợp thông báo sai sót, gửi 04/SS-HĐĐT và lưu phản hồi hệ thống.

Bước 6: Kê khai, đối chiếu và lưu hồ sơ

Đối chiếu trạng thái, dữ liệu thuế, công nợ và sổ kế toán. Kê khai theo quy định hiện hành và bản chất nghiệp vụ; lưu hóa đơn, bảng kê, thỏa thuận và thông báo theo một mã hồ sơ.

Các trường hợp dễ nhầm với hóa đơn lập sai

Chiết khấu thương mại theo doanh số

Chiết khấu theo số lượng/doanh số có thể điều chỉnh trên hóa đơn lần cuối, kỳ tiếp sau hoặc bằng hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê theo điều kiện. Đây không phải lỗi nhập liệu ban đầu.

Trả lại hàng hóa

Khi trả toàn bộ hoặc một phần hàng, người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ thỏa thuận người mua lập hóa đơn trả lại. Tài sản đã đăng ký quyền có quy tắc riêng; hồ sơ phải chứng minh việc trả hàng.

Hủy hoặc chấm dứt dịch vụ

Nếu đã lập hóa đơn khi thu trước rồi dịch vụ/bất động sản bị hủy, chấm dứt, người bán điều chỉnh theo giá trị thực tế; không dùng 04/SS-HĐĐT thay hóa đơn.

Thay đổi giá trị khi quyết toán

Hóa đơn ban đầu đúng nhưng giá trị, khối lượng thay đổi theo quyết toán hoặc kết luận cơ quan có thẩm quyền thì lập hóa đơn mới cho phần chênh lệch, tăng ghi số dương, giảm ghi số âm theo đúng nghiệp vụ. Cần lưu hồ sơ quyết toán làm căn cứ.

Cơ quan thuế yêu cầu rà soát

Khi nhận Mẫu 01/TB-RSĐT, người bán phải rà soát và xử lý nếu có sai. Thông báo không tự khẳng định mọi hóa đơn đều sai; cần lưu kết quả đối chiếu.

So sánh quy định cũ và mới về sai sót hóa đơn

Nội dung	Nghị định 123 sau sửa bởi Nghị định 70/2025	Điều 10 Thông tư 91/2026
Lỗi không phải lập lại	Trọng tâm là sai tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế và nội dung khác.	Làm rõ thêm số tiền bằng chữ và nội dung khác, miễn không sai nhóm chỉ tiêu trọng yếu.
Lỗi được chọn phương án	Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, quy cách/chất lượng hàng hóa được chọn điều chỉnh hoặc thay thế.	Tiếp tục quyền chọn và bổ sung cách diễn đạt tên hàng hóa, nội dung bắt buộc khác.
Nhiều hóa đơn sai	Đã cho phép một hóa đơn xử lý nhiều hóa đơn trong cùng tháng theo điều kiện.	Kế thừa, làm rõ thêm tiêu chí và dùng Mẫu 01/BK-ĐCTT theo Thông tư 91.
Văn bản thỏa thuận	Bắt buộc với người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh.	Kế thừa nhưng bổ sung ngoại lệ cho một số luồng dữ liệu và nền tảng số.
Máy tính tiền/tài sản đăng ký quyền	Chưa có quy tắc thay thế tập trung, rõ như văn bản mới.	Quy định riêng việc lập hóa đơn thay thế.
Dữ liệu tổng hợp, chi tiết giao dịch	Có bảng tổng hợp và quy trình truyền dữ liệu.	Tích hợp rõ cách bổ sung, điều chỉnh dữ liệu trong Điều 10.

Ví dụ thực tế

Ví dụ 1 - sai địa chỉ: Hóa đơn đúng mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất và tiền thuế nhưng sai số nhà người mua. Người bán thông báo cho người mua, gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT và không lập lại.

Ví dụ 2 - sai thuế suất: Hai doanh nghiệp lập thỏa thuận; người bán chọn điều chỉnh hoặc thay thế. Giá trị điều chỉnh phải đúng dấu và liên kết hóa đơn gốc.

Ví dụ 3 - máy tính tiền: Hóa đơn sai hàng hóa hoặc số tiền phải được thay thế; đồng thời sửa dữ liệu nguồn POS.

Câu hỏi thường gặp

Có phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho mọi lỗi?

Không. Mẫu được dùng theo các trường hợp Thông tư 91 quy định. Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế vẫn phải lập đúng quy trình; đừng dùng một thông báo để thay cho hóa đơn cần phát hành.

Hóa đơn sai lần hai xử lý thế nào?

Nếu lần đầu đã xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế, các lần tiếp theo phải dùng cùng hình thức đã áp dụng lần đầu.

Có thể điều chỉnh nhiều hóa đơn trong nhiều tháng bằng một hóa đơn không?

Cơ chế một hóa đơn cho nhiều hóa đơn sai được giới hạn bởi điều kiện cùng người mua, cùng tháng và các trường thông tin tương đồng theo Điều 10. Không nên mở rộng sang nhiều tháng nếu không có căn cứ riêng.