Cập nhật ngày 03/09/2026 theo quy định áp dụng từ 01/07/2026.
Tóm tắt nhanh
Hàng đưa từ kho đến cửa khẩu chưa chắc đã hoàn tất xuất khẩu. Doanh nghiệp phải tách thời điểm hàng rời kho, thời điểm làm thủ tục hải quan, thời điểm hàng thực xuất và thời điểm lập loại hóa đơn áp dụng.
Kết luận áp dụng
Bộ hồ sơ cần nối phiếu xuất kho, lệnh vận chuyển, tờ khai hải quan, hợp đồng xuất khẩu, packing list, vận đơn và dữ liệu giao nhận. Nếu người xuất khẩu đủ điều kiện dùng hóa đơn thương mại điện tử thì thực hiện theo Nghị định 254; nếu không, lựa chọn loại hóa đơn điện tử phù hợp theo quy định.
Nguyên tắc quan trọng: Không dùng tên gọi nội bộ để quyết định nghĩa vụ hóa đơn. Phải căn cứ bản chất giao dịch, chủ thể, quyền sở hữu hàng hóa và mục đích vận chuyển.
Bảng phân loại tình huống
| Tình huống hoặc tài liệu | Hướng xử lý | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Hàng rời kho | Lập hồ sơ kho và vận chuyển | Chưa đồng nghĩa hàng thực xuất |
| Đến nơi làm thủ tục | Đối chiếu tờ khai và lô hàng | Mã hàng, số lượng, container |
| Hàng thực xuất | Ghi nhận dữ liệu hải quan | Xác định mốc chứng từ |
| Lập hóa đơn | Chọn hóa đơn thương mại điện tử hoặc loại phù hợp | Theo điều kiện chuyển dữ liệu |
Quy trình thực hiện
- Bước 1: Rà hợp đồng và điều kiện giao hàng.
- Bước 2: Lập chứng từ xuất kho, vận chuyển.
- Bước 3: Đối chiếu tờ khai và packing list.
- Bước 4: Theo dõi xác nhận thực xuất.
- Bước 5: Lập hóa đơn và lưu phản hồi dữ liệu.
Hồ sơ cần lưu
- Hợp đồng, invoice thương mại, packing list
- Phiếu xuất kho và lệnh vận chuyển
- Tờ khai hải quan
- Vận đơn và xác nhận giao nhận
- Hóa đơn điện tử và phản hồi truyền dữ liệu
Mỗi mã chuyến hoặc mã lô nên nối được dữ liệu xuất kho, vận chuyển, giao nhận và xử lý tại điểm đến. Không sửa trực tiếp XML, không lập lùi ngày và không tạo chứng từ khống để hợp thức hóa.
So sánh quy định trước và từ 01/07/2026
| Tiêu chí | Trước 01/07/2026 | Từ 01/07/2026 |
|---|---|---|
| Căn cứ chính | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. | Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. |
| Điểm cần cập nhật | Doanh nghiệp thực hiện theo khung quản lý hóa đơn, chứng từ giai đoạn cũ. | Từ 01/07/2026, Nghị định 254 bổ sung hóa đơn thương mại điện tử cho người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện có thể chọn hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử theo trường hợp; vì vậy quy trình kho – hải quan – hóa đơn cần được thiết kế lại. |
| Kiểm soát dữ liệu | Thường phụ thuộc nhiều vào bản thể hiện và hồ sơ giấy. | Cần ưu tiên XML, trạng thái truyền nhận và khả năng đối chiếu dữ liệu xuyên suốt. |
Căn cứ và nguồn chính thức
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực 01/07/2026.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/07/2026.
- Tổng hợp chính thức các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
- Những điểm mới do Cục Thuế giới thiệu.
Câu hỏi thường gặp
Hàng vừa ra khỏi kho đã coi là xuất khẩu chưa?
Không. Cần phân biệt vận chuyển đến cửa khẩu với việc hoàn tất thủ tục và hàng thực xuất.
Có bắt buộc dùng hóa đơn thương mại điện tử không?
Nghị định 254 quy định loại hóa đơn này cho người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu; nếu không đáp ứng thì lựa chọn loại hóa đơn điện tử phù hợp.
Phiếu xuất kho có thay tờ khai hải quan không?
Không. Hai chứng từ phục vụ các mục đích khác nhau và phải đối chiếu cùng hồ sơ lô hàng.
