Cập nhật ngày 27/08/2026 theo Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu dưới dạng dữ liệu điện tử để ghi nhận việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Trong khung hiện hành, hóa đơn có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế; một số hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Muốn dùng đúng, người bán phải xác định đúng đối tượng và loại hóa đơn, đăng ký trước khi sử dụng, lập đúng thời điểm và nội dung, truyền dữ liệu theo phương thức đã đăng ký, xử lý sai theo đúng nhánh và lưu được dữ liệu gốc. Hóa đơn điện tử ghi nhận giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ và phục vụ kế toán, thuế. Hóa đơn được tạo bằng phương tiện điện tử, ký theo trường hợp áp dụng, cấp mã hoặc truyền dữ liệu, gửi người mua và lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu. Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP phân biệt hóa đơn điện tử có mã, không có mã và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Hóa đơn có mã được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Hóa đơn không có mã do người bán gửi cho người mua mà không có bước cấp mã. Hóa đơn từ máy tính tiền được tạo từ hệ thống tính tiền, có dữ liệu để người mua truy xuất và kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. PDF, ảnh hoặc bản in chỉ là cách thể hiện. Điều 5 Nghị định 254 yêu cầu lưu hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu, bảo đảm an toàn, toàn vẹn, đầy đủ và sẵn sàng in hoặc tra cứu. Không nên coi PDF là bản gốc duy nhất. Đây không phải tên loại hóa đơn. Doanh nghiệp có thể dùng hóa đơn giá trị gia tăng có mã, còn hộ kinh doanh có thể dùng hóa đơn bán hàng từ máy tính tiền. Xem hóa đơn có mã và không có mã. Điều 8 Nghị định 254 gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, các loại khác như tem, vé, thẻ và nhóm chứng từ quản lý như hóa đơn. Hóa đơn giá trị gia tăng chủ yếu dành cho phương pháp khấu trừ; hóa đơn bán hàng dùng cho phương pháp trực tiếp và trường hợp được quy định. Hóa đơn thương mại điện tử áp dụng cho xuất khẩu khi đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu. Xem các loại hóa đơn điện tử. Lưu ý: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý là chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn theo khoản 7 Điều 8; không nên gọi đơn giản chúng là hóa đơn bán hàng. Điều 6 Nghị định 254 phân nhóm tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh theo hóa đơn có mã, không mã hoặc từ máy tính tiền. Loại dùng phụ thuộc người bán, phương pháp thuế, lĩnh vực, cách bán và hệ thống. Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, thuộc nhóm phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo điểm d khoản 1 Điều 6. Danh mục ngoại lệ phải đọc tại Điều 7 và bài trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Để xem bức tranh pháp lý đầy đủ thay vì chỉ phần khái niệm, dùng bài quy định hóa đơn điện tử áp dụng từ 01/07/2026. Không. Dữ liệu điện tử là nền tảng lưu trữ; hóa đơn phải sẵn sàng in hoặc tra cứu khi có yêu cầu. Bản in không tự thay thế dữ liệu gốc. Không thể kết luận theo “tốt hơn”. Loại sử dụng phải phù hợp đối tượng, điều kiện hệ thống và quy định tại Điều 6 Nghị định 254. Nhiều trường hợp cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương hoặc tiêu dùng nội bộ vẫn thuộc nguyên tắc lập hóa đơn tại Điều 4. Chỉ loại trừ khi thuộc trường hợp pháp luật quy định rõ. Trong cách tổ chức của Nghị định 254, hóa đơn và chứng từ là hai nhóm được điều chỉnh riêng. Chứng từ trong quản lý thuế, phí, lệ phí gồm chứng từ khấu trừ thuế TNCN và biên lai; không dùng thay hóa đơn bán hàng. Nguồn chính thức: Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15; Nghị định 254/2026/NĐ-CP; Thông tư 91/2026/TT-BTC. Bài viết cung cấp thông tin chung, không thay thế tư vấn cho hồ sơ hoặc giao dịch đặc thù.Hóa đơn điện tử là gì? Quy định, phân loại và cách sử dụng năm 2026
Trả lời ngắn gọn
1. Hóa đơn điện tử là gì?
2. Hai cách phân loại hóa đơn điện tử cần phân biệt
Phân loại theo cơ chế quản lý dữ liệu
Phân loại theo tính chất nghiệp vụ
3. Ai phải sử dụng hóa đơn điện tử?
4. Cách sử dụng hóa đơn điện tử trong 6 bước
5. So sánh quy định cũ và mới
Tiêu chí Trước 01/07/2026 Từ 01/07/2026 Văn bản nền Nghị định 123/2020, được sửa bởi Nghị định 70/2025; Thông tư 32/2025. Luật 108/2025, Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026. Loại hóa đơn Các loại và nội dung bổ sung năm 2025 nằm trong bộ cũ. Điều 8 Nghị định 254 hệ thống hóa lại các nhóm. Đăng ký Theo Nghị định 123/70 và Thông tư 32. Điều 6 Thông tư 91 quy định đăng ký, đối chiếu và kết quả xử lý. Sai sót Điều 19 Nghị định 123 sau sửa đổi. Điều 10 Thông tư 91 quy định thông báo, điều chỉnh, thay thế. Hiệu lực Bộ văn bản cũ áp dụng đến hết 30/06/2026. Nghị định 254 và Thông tư 91 có hiệu lực từ 01/07/2026; văn bản cũ chỉ dùng để so sánh hoặc chuyển tiếp được quy định. 6. Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải in ra giấy không?
Hóa đơn có mã luôn tốt hơn hóa đơn không có mã?
Không thu tiền thì có phải lập hóa đơn không?
Hóa đơn điện tử có phải là chứng từ điện tử không?
MỚI NHẤT!
