Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026. Người lao động nghỉ việc đề nghị doanh nghiệp hoặc tổ chức đã trả thu nhập và khấu trừ thuế cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Cơ quan thuế không lập thay chứng từ của doanh nghiệp. Nếu làm việc tại nhiều nơi trong năm, cá nhân cần lấy chứng từ của từng đơn vị đã khấu trừ để tự quyết toán hoặc hoàn thuế. Từ 01/07/2026, chứng từ được lập, ký số, gửi người bị khấu trừ và chuyển dữ liệu cơ quan thuế theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC. Người nhận nên lưu cả dữ liệu điện tử và bản thể hiện, đồng thời kiểm tra ngay thông tin định danh, thu nhập và số thuế đã khấu trừ. Để so sánh quá trình thay đổi, bài viết tham chiếu Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Nơi cấp chứng từ là đơn vị đã trả thu nhập và thực hiện khấu trừ thuế: công ty cũ, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập tương ứng. Bộ phận tiếp nhận thường là nhân sự, tiền lương, kế toán thuế hoặc đầu mối được doanh nghiệp công bố. Người lao động có thể gửi yêu cầu bằng email, cổng nhân sự, văn bản hoặc kênh điện tử có thể lưu dấu vết. Người lao động không xin chứng từ từ công ty mới cho phần thu nhập do công ty cũ chi trả. Công ty mới cũng không thể xác nhận thay số thuế mà đơn vị cũ đã khấu trừ. Cơ quan thuế tiếp nhận dữ liệu, quản lý quyết toán và hướng dẫn thủ tục, nhưng không thay người trả thu nhập lập chứng từ. Nếu có hai hoặc nhiều nơi trả thu nhập trong cùng năm, cá nhân yêu cầu từng nơi cấp chứng từ trong phạm vi số tiền đơn vị đó đã chi và khấu trừ. Khi tổng hợp hồ sơ, cần tránh cộng trùng chứng từ đã được thay thế hoặc chứng từ thuộc khoản thu nhập không dùng trong kỳ quyết toán. Nghị định 254 xác định thời điểm lập theo việc khấu trừ và nhóm quan hệ lao động. Với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên, tổ chức trả thu nhập lập một chứng từ trong một năm tính thuế. Với cá nhân không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới ba tháng, khi cá nhân yêu cầu, có thể lập cho từng lần khấu trừ hoặc một chứng từ cho nhiều lần trong cùng năm. Trong thực tế, người nghỉ việc nên đề nghị sau khi doanh nghiệp hoàn tất kỳ lương cuối, thanh toán khoản còn lại và chốt số thuế đã khấu trừ. Nếu cần tự quyết toán hoặc hoàn thuế, không nên chờ sát hạn mới yêu cầu vì đơn vị có thể cần đối chiếu dữ liệu trước khi lập. Trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức quyết toán theo điều kiện pháp luật, tổ chức khấu trừ không phải lập chứng từ. Người đã nghỉ việc thường cần xác định lại mình có thuộc diện được ủy quyền hay phải tự quyết toán, thay vì mặc nhiên yêu cầu hoặc mặc nhiên bỏ qua chứng từ. Doanh nghiệp phải hoàn tất đăng ký chứng từ bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT trước khi vận hành. Đây là trách nhiệm của đơn vị trả thu nhập, không phải thủ tục người lao động tự làm. Xem đăng ký chứng từ điện tử. Nếu phát hiện sai, không tự sửa PDF hoặc dùng phần mềm chỉnh ảnh. Gửi lại đơn vị đã lập để xử lý theo Điều 20 Thông tư 91. Xem chứng từ TNCN sai xử lý thế nào. PDF là bản thể hiện thuận tiện để đọc. Người lao động nên đề nghị thông tin tra cứu hoặc dữ liệu điện tử cần thiết để chứng minh chứng từ được lập, ký và truyền đúng quy định. Không nên tự chuyển một bảng xác nhận lương thành “chứng từ điện tử”. Gửi yêu cầu bằng kênh có thể lưu vết, ghi rõ phạm vi và thời điểm cần chứng từ. Nếu tiếp tục không được giải quyết, tập hợp hợp đồng, bảng lương, sao kê, chứng từ khấu trừ liên quan và liên hệ cơ quan thuế quản lý đơn vị để được hướng dẫn theo hồ sơ cụ thể. Cần xác định tình trạng pháp lý, người đại diện, đơn vị kế thừa nghĩa vụ hoặc đầu mối thanh lý hồ sơ. Không nên tự suy luận công ty mới cùng thương hiệu có quyền lập thay. Cá nhân nên cung cấp toàn bộ bằng chứng khấu trừ cho cơ quan thuế để nhận hướng dẫn phù hợp. Kiểm tra số, ký hiệu và mối liên hệ thay thế. Nếu một bản là chứng từ thay thế, không cộng cả hai vào hồ sơ quyết toán. Khi không xác định được bản có giá trị, yêu cầu đơn vị trả thu nhập xác nhận bằng văn bản hoặc thông báo điện tử. Chị A nghỉ Công ty X tháng 5 và vào Công ty Y tháng 7. Cả hai nơi đều khấu trừ thuế. Khi tự quyết toán, chị A đề nghị X cấp chứng từ cho phần thu nhập tại X và Y cấp chứng từ cho phần tại Y; không yêu cầu Y xác nhận thay dữ liệu của X. Anh B ký hợp đồng 12 tháng nhưng nghỉ tháng 9. Sau kỳ lương cuối, B gửi email cho bộ phận nhân sự đề nghị chứng từ của năm 2026. Khi nhận, B đối chiếu tổng thu nhập, bảo hiểm và tiền thuế; phát hiện sai số định danh thì yêu cầu công ty lập bản xử lý đúng. Chị C làm cộng tác viên, nhận tiền ba lần và đều bị khấu trừ. Khi yêu cầu, đơn vị có thể lập từng chứng từ hoặc một chứng từ cho nhiều lần trong cùng năm theo điều kiện áp dụng. C cần đối chiếu để không khai trùng. Không. Đơn vị đã trả thu nhập và khấu trừ thuế là bên lập chứng từ. Cơ quan thuế hướng dẫn khi có vướng mắc hoặc không thể xử lý với đơn vị. Chứng từ điện tử được ký và gửi bằng phương tiện điện tử. Hai bên có thể thống nhất cách nhận thuận tiện; bản giấy in ra không thay bản dữ liệu điện tử gốc. Có, khi thuộc trường hợp tổ chức đã khấu trừ và phải lập chứng từ theo quy định. Người ủy quyền quyết toán thuộc trường hợp không phải lập chứng từ cần được phân biệt riêng. Người lao động nên lưu cùng hồ sơ quyết toán và hoàn thuế, bảo đảm còn đọc và kiểm tra được. Hướng dẫn quản trị dữ liệu có tại lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử.Trả lời nhanh
Căn cứ pháp lý
Người lao động nghỉ việc lấy chứng từ ở đâu?
Khi nào người nghỉ việc nên yêu cầu chứng từ?
Cách đề nghị công ty cũ cấp chứng từ
Nhận chứng từ rồi cần kiểm tra gì?
Nhóm thông tin Nội dung cần kiểm tra Đối chiếu với Đơn vị trả thu nhập Tên, địa chỉ, mã số thuế. Hợp đồng, bảng lương, thông tin công ty. Cá nhân Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế hoặc số định danh. Thông tin đăng ký thuế và giấy tờ cá nhân. Thời gian Thời điểm trả thu nhập, năm tính thuế, ngày lập. Ngày nhận lương và thời gian làm việc. Số liệu Tổng thu nhập chịu thuế, bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp và thuế đã khấu trừ. Bảng lương, sao kê, quyết toán nội bộ. Tính điện tử Ký hiệu, số chứng từ, chữ ký số và khả năng đọc dữ liệu. File nhận được, cổng tra cứu và phản hồi đơn vị. Các tình huống thường gặp sau khi nghỉ việc
Công ty chỉ gửi PDF
Công ty chậm hoặc không phản hồi
Công ty đã giải thể hoặc thay đổi pháp nhân
Đã nhận hai chứng từ cho cùng một khoản
So sánh quy định trước và sau 01/07/2026
Nội dung Khung trước 01/07/2026 Từ 01/07/2026 Căn cứ Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025. Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026. Chứng từ điện tử Đã có cơ chế đăng ký, định dạng và truyền dữ liệu. Được hệ thống lại trong khung pháp lý mới, dùng mẫu 03/TNCN. Thời điểm lập Nghị định 70 đã làm rõ theo khấu trừ và thời hạn hợp đồng. Nghị định 254 tiếp tục nguyên tắc và nhóm ngoại lệ. Gửi dữ liệu Đã yêu cầu gửi người nhận và cơ quan thuế trong ngày lập. Tiếp tục áp dụng, gắn với hệ thống quản lý thuế mới. Sai sót Xử lý theo khung Nghị định 123/70 và Thông tư 32. Điều 20 Thông tư 91 tập trung quy trình, dùng 04/SS-CTĐT. Người nghỉ việc Yêu cầu đơn vị đã khấu trừ cấp chứng từ. Nguyên tắc này không đổi; dữ liệu điện tử và truyền nhận được chuẩn hóa hơn. Ví dụ thực tế
Ví dụ 1: Làm hai công ty trong cùng năm
Ví dụ 2: Hợp đồng dài hạn, nghỉ giữa năm
Ví dụ 3: Cộng tác viên nhận nhiều lần
Câu hỏi thường gặp
Có phải lên cơ quan thuế xin chứng từ không?
Công ty có được yêu cầu người nghỉ việc đến nhận bản giấy?
Không ủy quyền quyết toán thì có được yêu cầu cấp không?
Nên lưu chứng từ bao lâu?
MỚI NHẤT!
