Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân không chỉ là giấy xác nhận số thuế đã bị khấu trừ mà còn là căn cứ quan trọng để người lao động thực hiện quyết toán, đối chiếu nghĩa vụ thuế và đề nghị hoàn lại khoản thuế đã nộp thừa.
Trong bối cảnh ngành Thuế đẩy mạnh chuyển đổi số, việc lập, cấp và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN đang được thực hiện theo hình thức điện tử. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định để tránh lập sai, cấp thiếu hoặc làm ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập lập và cấp cho người có thu nhập, nhằm xác nhận số tiền thuế đã được khấu trừ trước khi chi trả tiền lương, tiền công hoặc các khoản thu nhập khác.
Hiểu đơn giản, đây là bằng chứng cho thấy một phần thu nhập của người lao động đã được doanh nghiệp giữ lại để thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước.
Trên chứng từ thường thể hiện các nội dung quan trọng như:
- Thông tin của tổ chức trả thu nhập;- Thông tin của người nhận thu nhập;
- Tổng thu nhập chịu thuế;
- Khoản bảo hiểm bắt buộc và các khoản giảm trừ có liên quan;
- Số thuế TNCN đã khấu trừ;
- Thời điểm trả thu nhập và thời điểm lập chứng từ.
Đối với chứng từ điện tử, chữ ký của tổ chức trả thu nhập được thực hiện bằng chữ ký số theo quy định.
Chứng từ khấu trừ thuế có vai trò như thế nào?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có ý nghĩa quan trọng đối với cả người lao động và doanh nghiệp.
Đối với người lao động, chứng từ được sử dụng để chứng minh số thuế đã bị khấu trừ trong năm. Đây là căn cứ để cá nhân tự quyết toán thuế trong trường hợp có thu nhập tại nhiều nơi, không thuộc diện được ủy quyền quyết toán hoặc có nhu cầu đề nghị hoàn thuế.
Trường hợp số thuế đã bị khấu trừ lớn hơn số thuế thực tế phải nộp, cá nhân có thể sử dụng chứng từ cùng các tài liệu liên quan để đề nghị cơ quan thuế hoàn lại khoản tiền nộp thừa.
Đối với doanh nghiệp, việc lập và cấp chứng từ đầy đủ giúp chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện việc khấu trừ thuế đúng quy định, đồng thời bảo đảm dữ liệu thu nhập và số thuế khấu trừ có thể được đối chiếu với hồ sơ kê khai thuế.
Ngành Thuế hiện cũng đang triển khai quy trình hoàn thuế TNCN tự động. Một trong những điều kiện quan trọng là tổ chức trả thu nhập đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thay số thuế TNCN đã khấu trừ cho người lao động.
Doanh nghiệp phải cấp chứng từ khi nào?
Khi tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN, chứng từ khấu trừ phải được lập để giao cho người có thu nhập theo quy định.
Về nguyên tắc, thời điểm lập chứng từ gắn với thời điểm thực hiện khấu trừ thuế. Doanh nghiệp không nên đợi đến cuối năm hoặc đến khi người lao động nghỉ việc mới rà soát toàn bộ dữ liệu, bởi việc chậm lập chứng từ có thể gây khó khăn khi cá nhân thực hiện quyết toán hoặc hoàn thuế.
Trong thực tế, doanh nghiệp thường cấp chứng từ khi người lao động có yêu cầu, đặc biệt trong các trường hợp:
- Người lao động tự quyết toán thuế;- Người lao động nghỉ việc hoặc chuyển sang doanh nghiệp khác;
- Cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên;
- Cá nhân có số thuế nộp thừa và muốn đề nghị hoàn thuế;
- Cá nhân cần đối chiếu thông tin thu nhập và số thuế đã khấu trừ.
Trường hợp người lao động đã ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế thay thì cần căn cứ hồ sơ và tình trạng quyết toán cụ thể để xác định việc cấp chứng từ.
Nội dung trên chứng từ phải chính xác và đầy đủ
Một chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cần phản ánh đầy đủ thông tin của bên trả thu nhập, người nhận thu nhập và số thuế đã khấu trừ.
Doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm tra các thông tin sau trước khi ký số và gửi cho người lao động:
- Họ và tên người lao động;- Mã số thuế hoặc số định danh cá nhân;
- Số căn cước công dân;
- Địa chỉ và quốc tịch đối với người nước ngoài;
- Thời gian chi trả thu nhập;
- Tổng thu nhập chịu thuế;
- Số thuế TNCN đã khấu trừ;
- Thông tin doanh nghiệp và mã số thuế;
- Ngày lập chứng từ.
Chỉ một sai sót nhỏ về mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số tiền thuế cũng có thể khiến dữ liệu không được đối chiếu chính xác trên hệ thống thuế điện tử.
Chứng từ điện tử bị sai phải xử lý như thế nào?
Khi phát hiện chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có sai sót, doanh nghiệp cần xác định rõ nội dung bị sai để lựa chọn cách xử lý phù hợp.
Đối với những sai sót không làm thay đổi mã số thuế hoặc số tiền ghi trên chứng từ, doanh nghiệp có thể phải thông báo cho người nhận chứng từ và gửi thông tin sai sót đến cơ quan thuế theo biểu mẫu quy định.
Đối với sai sót liên quan đến mã số thuế, thông tin định danh, thu nhập chịu thuế hoặc số thuế đã khấu trừ, doanh nghiệp thường phải lập chứng từ điện tử thay thế cho chứng từ đã lập sai.
Chứng từ thay thế cần thể hiện rõ mối liên hệ với chứng từ cũ, được ký số và gửi lại cho người lao động. Doanh nghiệp không nên tự ý xóa dữ liệu hoặc chỉnh sửa trực tiếp chứng từ đã phát hành.
Người lao động lấy chứng từ ở đâu?
Nguồn cấp chứng từ phổ biến nhất là doanh nghiệp hoặc tổ chức đã trả thu nhập và khấu trừ thuế.
Người lao động có thể liên hệ phòng kế toán hoặc phòng nhân sự, cung cấp họ tên, mã số thuế, số căn cước công dân và thời gian làm việc để đề nghị cấp chứng từ.
Ngoài ra, khi dữ liệu đã được tổ chức trả thu nhập gửi lên hệ thống của cơ quan thuế, cá nhân có thể kiểm tra thông tin quyết toán và số thuế đã khấu trừ trên cổng thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế dành cho cá nhân.
Đối với người từng làm việc tại công ty cũ, việc đã nghỉ việc không làm mất quyền yêu cầu cấp chứng từ. Cá nhân vẫn có thể gửi văn bản hoặc email đề nghị công ty cũ cung cấp chứng từ để phục vụ quyết toán thuế.
Công ty ngừng hoạt động thì người lao động quyết toán thế nào?
Trường hợp tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động và không thể cấp chứng từ, cơ quan thuế có thể căn cứ dữ liệu quản lý thuế để xem xét, xử lý hồ sơ quyết toán cho người lao động mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ bản gốc.
Tuy nhiên, cá nhân nên chuẩn bị thêm các tài liệu có liên quan như:
- Hợp đồng lao động;- Bảng lương;
- Sao kê tài khoản nhận lương;
- Quyết định nghỉ việc;
- Thư xác nhận thu nhập;
- Email hoặc văn bản đã đề nghị công ty cấp chứng từ.
Các giấy tờ này giúp cơ quan thuế có thêm căn cứ để kiểm tra và đối chiếu thông tin khi cần thiết.
Doanh nghiệp không nên xem nhẹ việc lập chứng từ
Một trong những sai sót phổ biến tại doanh nghiệp là đã khấu trừ thuế của người lao động nhưng không lập chứng từ, lập không đúng thời điểm hoặc chỉ thực hiện khi người lao động nhiều lần yêu cầu.
Việc này có thể làm chậm quá trình quyết toán, ảnh hưởng đến hồ sơ hoàn thuế và phát sinh tranh chấp giữa doanh nghiệp với người lao động.
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình thống nhất từ khâu tính thuế, khấu trừ, kê khai, nộp thuế đến lập chứng từ điện tử. Dữ liệu trên bảng lương, tờ khai thuế, chứng từ nộp ngân sách và chứng từ cấp cho người lao động phải được kiểm tra, đối chiếu thường xuyên.
Doanh nghiệp cũng cần sử dụng phần mềm đáp ứng yêu cầu về định dạng dữ liệu, ký số, lưu trữ, tra cứu và xử lý chứng từ sai sót.
Chủ động kiểm tra để bảo vệ quyền lợi về thuế
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ quan trọng để bảo vệ quyền lợi tài chính của người lao động. Cá nhân không nên đợi đến sát thời hạn quyết toán mới kiểm tra thông tin thu nhập và số thuế đã khấu trừ.
Sau khi nhận chứng từ, người lao động cần đối chiếu ngay họ tên, mã số thuế, số căn cước, thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ. Nếu phát hiện sai sót, cần yêu cầu tổ chức trả thu nhập xử lý kịp thời.
Đối với doanh nghiệp, việc lập và cấp chứng từ điện tử đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn thể hiện sự minh bạch, chuyên nghiệp trong quản lý tiền lương và thuế thu nhập cá nhân.
Khi dữ liệu thuế ngày càng được số hóa và kết nối trực tiếp với cơ quan quản lý, mọi sai lệch giữa số tiền đã khấu trừ, số đã kê khai và số thực tế nộp vào ngân sách đều có thể được phát hiện nhanh chóng. Vì vậy, doanh nghiệp và người lao động cần chủ động kiểm tra, lưu trữ chứng từ và xử lý sai sót ngay khi phát sinh.
