Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử năm 2026: Hồ sơ và quy trình

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Đơn vị thuộc diện đăng ký có thể thực hiện qua hệ thống của cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ được ủy thác theo trường hợp. Chỉ bắt đầu sử dụng sau khi nhận thông báo chấp nhận phù hợp.

Kết luận áp dụng

Hồ sơ điện tử cần thống nhất tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, phương thức lập và nhà cung cấp. Phải lưu cả tờ đăng ký, thông báo tiếp nhận, thông báo chấp nhận và lịch sử thay đổi để chứng minh thời điểm được sử dụng.

Đơn vị phải kiểm tra loại chứng từ, tình trạng đăng ký, dữ liệu nguồn và hướng dẫn của cơ quan quản lý trực tiếp trước khi phát hành hoặc xử lý sai.

Căn cứ pháp lý và nguồn chính thức

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Công văn 4831/CT-CS giới thiệu điểm mới do Cục Thuế công bố.
Thủ tục đăng ký chứng từ điện tử trên Cổng dịch vụ công Bộ Tài chính.

Quy trình thực hiện

Bước 1: Rà soát chủ thể và loại chứng từ cần dùng.
Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số, email và thông tin đăng ký.
Bước 3: Nộp mẫu đăng ký qua kênh phù hợp.
Bước 4: Theo dõi thông báo tiếp nhận và kết quả.
Bước 5: Cấu hình hệ thống đúng nội dung đã được chấp nhận.

Hồ sơ cần lưu

Dữ liệu nguồn về khoản thu, thu nhập hoặc số thuế.
File chứng từ gốc, bản thể hiện và chữ ký điện tử.
Mã giao dịch, phản hồi truyền nhận và nhật ký hệ thống.
Thông báo cho người nhận và hồ sơ sửa sai nếu phát sinh.
Bằng chứng phân quyền, phê duyệt và sao lưu.

Sai lầm thường gặp

Dùng ngay khi mới gửi đăng ký.
Thông tin người đại diện không khớp đăng ký thuế.
Không theo dõi thông báo từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.

So sánh quy định trước và từ 01/07/2026

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Căn cứ chính	Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025.	Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Điểm kế thừa	Chứng từ điện tử phải đủ nội dung, ký và lưu trữ.	Tiếp tục dùng dữ liệu điện tử và bổ sung cơ chế kết nối, truyền nhận.
Điểm cần cập nhật	Quy trình theo biểu mẫu và hướng dẫn giai đoạn trước.	Quy trình theo Nghị định 70/2025 dùng các biểu mẫu đăng ký điện tử. Từ 01/07/2026, bộ Nghị định 254 và Thông tư 91 là căn cứ chính, đồng thời làm rõ phương thức lập và truyền dữ liệu.
Sai sót	Xử lý theo khung Nghị định 123 và văn bản sửa đổi.	Thực hiện theo hướng dẫn xử lý chứng từ đã lập tại Thông tư 91.

Ví dụ thực tế

Tình huống: Công ty mới phát sinh khấu trừ TNCN chọn kênh đăng ký, nhận thông báo chấp nhận rồi mới cấp chứng từ đầu tiên; hồ sơ được lưu cùng biên bản kiểm thử.

Nguyên tắc xử lý: Bảo toàn dữ liệu gốc, đối chiếu hồ sơ thuế và chỉ phát hành hoặc sửa theo quy trình có dấu vết.

Câu hỏi thường gặp

PDF có phải toàn bộ chứng từ điện tử không?

Không nhất thiết. Cần lưu dữ liệu gốc, chữ ký và trạng thái truyền nhận; PDF thường chỉ là bản thể hiện để đọc.

Có được sửa trực tiếp chứng từ đã ký?

Không. Phải xử lý theo nhánh điều chỉnh, thay thế hoặc hủy áp dụng cho loại chứng từ và tình trạng cụ thể.

Cần lưu chứng từ bao lâu?

Lưu theo thời hạn của pháp luật thuế, kế toán và lưu trữ áp dụng, đồng thời bảo đảm khả năng truy cập và toàn vẹn dữ liệu.