Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT: Cách điền đăng ký chứng từ điện tử

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT dùng để đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng chứng từ điện tử theo bộ biểu mẫu áp dụng. Cần chọn đúng trạng thái đăng ký, loại chứng từ và phương thức kết nối.

Kết luận áp dụng

Không sao chép hồ sơ của đơn vị khác. Các chỉ tiêu nhận diện phải khớp đăng ký thuế; lựa chọn nhà cung cấp, phương thức truyền và email nhận thông báo phải phản ánh đúng hệ thống sẽ vận hành.

Đơn vị phải kiểm tra loại chứng từ, tình trạng đăng ký, dữ liệu nguồn và hướng dẫn của cơ quan quản lý trực tiếp trước khi phát hành hoặc xử lý sai.

Căn cứ pháp lý và nguồn chính thức

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Công văn 4831/CT-CS giới thiệu điểm mới do Cục Thuế công bố.
Thủ tục đăng ký chứng từ điện tử trên Cổng dịch vụ công Bộ Tài chính.

Quy trình thực hiện

Bước 1: Chọn đăng ký mới hay thay đổi.
Bước 2: Điền thông tin định danh từ hồ sơ thuế.
Bước 3: Chọn loại chứng từ và phương thức sử dụng.
Bước 4: Ký số, nộp và lưu mã giao dịch.
Bước 5: Đối chiếu kết quả xử lý từng chỉ tiêu.

Hồ sơ cần lưu

Dữ liệu nguồn về khoản thu, thu nhập hoặc số thuế.
File chứng từ gốc, bản thể hiện và chữ ký điện tử.
Mã giao dịch, phản hồi truyền nhận và nhật ký hệ thống.
Thông báo cho người nhận và hồ sơ sửa sai nếu phát sinh.
Bằng chứng phân quyền, phê duyệt và sao lưu.

Sai lầm thường gặp

Dùng nhầm biểu mẫu cũ.
Chọn đăng ký mới khi thực tế là thay đổi.
Email nhận kết quả không còn sử dụng.

So sánh quy định trước và từ 01/07/2026

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Căn cứ chính	Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025.	Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Điểm kế thừa	Chứng từ điện tử phải đủ nội dung, ký và lưu trữ.	Tiếp tục dùng dữ liệu điện tử và bổ sung cơ chế kết nối, truyền nhận.
Điểm cần cập nhật	Quy trình theo biểu mẫu và hướng dẫn giai đoạn trước.	Biểu mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT đã được dùng trong quy trình theo Nghị định 70/2025. Khi áp dụng từ 01/07/2026 cần dùng đúng phiên bản thuộc Nghị định 254 và Thông tư 91, không lấy file cũ lưu trên mạng.
Sai sót	Xử lý theo khung Nghị định 123 và văn bản sửa đổi.	Thực hiện theo hướng dẫn xử lý chứng từ đã lập tại Thông tư 91.

Ví dụ thực tế

Tình huống: Đơn vị đổi nhà cung cấp phải khai theo nhánh thay đổi, ghi đúng thông tin kết nối mới và lưu thông báo chấp nhận trước khi chuyển hệ thống.

Nguyên tắc xử lý: Bảo toàn dữ liệu gốc, đối chiếu hồ sơ thuế và chỉ phát hành hoặc sửa theo quy trình có dấu vết.

Câu hỏi thường gặp

PDF có phải toàn bộ chứng từ điện tử không?

Không nhất thiết. Cần lưu dữ liệu gốc, chữ ký và trạng thái truyền nhận; PDF thường chỉ là bản thể hiện để đọc.

Có được sửa trực tiếp chứng từ đã ký?

Không. Phải xử lý theo nhánh điều chỉnh, thay thế hoặc hủy áp dụng cho loại chứng từ và tình trạng cụ thể.

Cần lưu chứng từ bao lâu?

Lưu theo thời hạn của pháp luật thuế, kế toán và lưu trữ áp dụng, đồng thời bảo đảm khả năng truy cập và toàn vẹn dữ liệu.