Thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2026

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Thời điểm lập phải dựa trên thời điểm khấu trừ, yêu cầu của cá nhân và tình trạng quyết toán thuế. Không nên cấp hàng loạt khi dữ liệu thu nhập chưa được đối chiếu với hồ sơ khai.

Kết luận áp dụng

Đơn vị cần quy định điểm kiểm soát giữa trả thu nhập, khấu trừ, khai thuế và cấp chứng từ. Khi cấp nhiều lần trong năm phải tránh trùng phạm vi thu nhập; khi cấp tổng hợp cần bảo đảm tổng số liệu khớp hệ thống lương và tờ khai.

Đơn vị phải kiểm tra loại chứng từ, tình trạng đăng ký, dữ liệu nguồn và hướng dẫn của cơ quan quản lý trực tiếp trước khi phát hành hoặc xử lý sai.

Căn cứ pháp lý và nguồn chính thức

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Công văn 4831/CT-CS giới thiệu điểm mới do Cục Thuế công bố.
Thủ tục đăng ký chứng từ điện tử trên Cổng dịch vụ công Bộ Tài chính.

Quy trình thực hiện

Bước 1: Xác định kỳ thu nhập và lần khấu trừ.
Bước 2: Kiểm tra cá nhân tự quyết toán hay ủy quyền.
Bước 3: Đối chiếu số đã khai, đã nộp.
Bước 4: Lập và cấp theo yêu cầu đúng phạm vi.
Bước 5: Lưu bằng chứng gửi hoặc quyền tra cứu.

Hồ sơ cần lưu

Dữ liệu nguồn về khoản thu, thu nhập hoặc số thuế.
File chứng từ gốc, bản thể hiện và chữ ký điện tử.
Mã giao dịch, phản hồi truyền nhận và nhật ký hệ thống.
Thông báo cho người nhận và hồ sơ sửa sai nếu phát sinh.
Bằng chứng phân quyền, phê duyệt và sao lưu.

Sai lầm thường gặp

Cấp trùng chứng từ từng lần và tổng hợp.
Cấp trước khi điều chỉnh bảng lương.
Không lưu bằng chứng đã giao cho cá nhân.

So sánh quy định trước và từ 01/07/2026

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Căn cứ chính	Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025.	Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Điểm kế thừa	Chứng từ điện tử phải đủ nội dung, ký và lưu trữ.	Tiếp tục dùng dữ liệu điện tử và bổ sung cơ chế kết nối, truyền nhận.
Điểm cần cập nhật	Quy trình theo biểu mẫu và hướng dẫn giai đoạn trước.	Quy định cũ tập trung nghĩa vụ cấp theo yêu cầu của cá nhân. Nghị định 254 bổ sung và làm rõ thời điểm lập chứng từ trong một số trường hợp cùng cơ chế truyền dữ liệu.
Sai sót	Xử lý theo khung Nghị định 123 và văn bản sửa đổi.	Thực hiện theo hướng dẫn xử lý chứng từ đã lập tại Thông tư 91.

Ví dụ thực tế

Tình huống: Cộng tác viên bị khấu trừ 10% qua ba lần chi trả; nếu cấp một chứng từ tổng hợp phải chắc chắn không có chứng từ từng lần đã cấp cho cùng phạm vi.

Nguyên tắc xử lý: Bảo toàn dữ liệu gốc, đối chiếu hồ sơ thuế và chỉ phát hành hoặc sửa theo quy trình có dấu vết.

Câu hỏi thường gặp

PDF có phải toàn bộ chứng từ điện tử không?

Không nhất thiết. Cần lưu dữ liệu gốc, chữ ký và trạng thái truyền nhận; PDF thường chỉ là bản thể hiện để đọc.

Có được sửa trực tiếp chứng từ đã ký?

Không. Phải xử lý theo nhánh điều chỉnh, thay thế hoặc hủy áp dụng cho loại chứng từ và tình trạng cụ thể.

Cần lưu chứng từ bao lâu?

Lưu theo thời hạn của pháp luật thuế, kế toán và lưu trữ áp dụng, đồng thời bảo đảm khả năng truy cập và toàn vẹn dữ liệu.