Nội dung và ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Chứng từ phải có thông tin đơn vị trả thu nhập, người nộp thuế, khoản thu nhập, thời điểm trả, số thuế đã khấu trừ, ngày lập, ký hiệu và chữ ký điện tử theo quy định.

Kết luận áp dụng

Ký hiệu mẫu chứng từ TNCN điện tử thường thể hiện 03/TNCN theo cấu trúc quy định. Số chứng từ cần quản lý liên tục trong năm trên hệ thống, không sửa bằng cách xóa dấu vết hoặc cấp lại trùng số.

Đơn vị phải kiểm tra loại chứng từ, tình trạng đăng ký, dữ liệu nguồn và hướng dẫn của cơ quan quản lý trực tiếp trước khi phát hành hoặc xử lý sai.

Căn cứ pháp lý và nguồn chính thức

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Công văn 4831/CT-CS giới thiệu điểm mới do Cục Thuế công bố.
Thủ tục đăng ký chứng từ điện tử trên Cổng dịch vụ công Bộ Tài chính.

Quy trình thực hiện

Bước 1: Chuẩn hóa thông tin đơn vị chi trả.
Bước 2: Đồng bộ mã số thuế hoặc số định danh cá nhân.
Bước 3: Thiết lập ký hiệu và dải số theo năm.
Bước 4: Đối chiếu thu nhập, thuế khấu trừ, ngày lập.
Bước 5: Khóa quyền sửa sau khi ký.

Hồ sơ cần lưu

Dữ liệu nguồn về khoản thu, thu nhập hoặc số thuế.
File chứng từ gốc, bản thể hiện và chữ ký điện tử.
Mã giao dịch, phản hồi truyền nhận và nhật ký hệ thống.
Thông báo cho người nhận và hồ sơ sửa sai nếu phát sinh.
Bằng chứng phân quyền, phê duyệt và sao lưu.

Sai lầm thường gặp

Sai mã số thuế cá nhân.
Đánh số lại từ đầu giữa năm khi đổi phần mềm.
Ngày lập không khớp quy trình cấp chứng từ.

So sánh quy định trước và từ 01/07/2026

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Căn cứ chính	Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025.	Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Điểm kế thừa	Chứng từ điện tử phải đủ nội dung, ký và lưu trữ.	Tiếp tục dùng dữ liệu điện tử và bổ sung cơ chế kết nối, truyền nhận.
Điểm cần cập nhật	Quy trình theo biểu mẫu và hướng dẫn giai đoạn trước.	Trước đây doanh nghiệp tự xây dựng mẫu điện tử miễn đủ nội dung theo Nghị định 123. Khung 2026 tăng yêu cầu dữ liệu, kết nối và khả năng tra cứu thống nhất.
Sai sót	Xử lý theo khung Nghị định 123 và văn bản sửa đổi.	Thực hiện theo hướng dẫn xử lý chứng từ đã lập tại Thông tư 91.

Ví dụ thực tế

Tình huống: Chứng từ cấp cho người nước ngoài cần thông tin định danh phù hợp hồ sơ thuế và hộ chiếu; không tự thay số định danh bằng chuỗi tạm.

Nguyên tắc xử lý: Bảo toàn dữ liệu gốc, đối chiếu hồ sơ thuế và chỉ phát hành hoặc sửa theo quy trình có dấu vết.

Câu hỏi thường gặp

PDF có phải toàn bộ chứng từ điện tử không?

Không nhất thiết. Cần lưu dữ liệu gốc, chữ ký và trạng thái truyền nhận; PDF thường chỉ là bản thể hiện để đọc.

Có được sửa trực tiếp chứng từ đã ký?

Không. Phải xử lý theo nhánh điều chỉnh, thay thế hoặc hủy áp dụng cho loại chứng từ và tình trạng cụ thể.

Cần lưu chứng từ bao lâu?

Lưu theo thời hạn của pháp luật thuế, kế toán và lưu trữ áp dụng, đồng thời bảo đảm khả năng truy cập và toàn vẹn dữ liệu.