Cập nhật ngày 03/09/2026 theo quy định áp dụng từ 01/07/2026.
Tóm tắt nhanh
Không có một đáp án chung cho mọi lần điều chuyển giữa kho và chi nhánh. Cần xem các điểm thuộc cùng cơ sở hay đơn vị phụ thuộc, có phát sinh bán hàng hay không, hàng tiếp tục sản xuất hay để bán và cách đơn vị nhận kê khai thuế.
Kết luận áp dụng
Nếu là chuyển kho nội bộ để tiếp tục sản xuất trong cùng cơ sở, có thể thuộc Điều 7 Nghị định 254. Điều chuyển cho đơn vị phụ thuộc hoặc để bán phải rà mô hình hạch toán để chọn hóa đơn điện tử hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Nguyên tắc quan trọng: Không dùng tên gọi nội bộ để quyết định nghĩa vụ hóa đơn. Phải căn cứ bản chất giao dịch, chủ thể, quyền sở hữu hàng hóa và mục đích vận chuyển.
Bảng phân loại tình huống
Tình huống hoặc tài liệu
Hướng xử lý
Điểm cần kiểm tra
Hai kho cùng cơ sở
Có thể không phải lập hóa đơn
Lệnh điều chuyển và dữ liệu kho
Chi nhánh hạch toán phụ thuộc
Xét mô hình kê khai và mục đích
Hóa đơn hoặc phiếu phù hợp
Chi nhánh độc lập
Dễ phát sinh quan hệ giao dịch
Kiểm tra nghĩa vụ hóa đơn
Chuyển rồi bán cho khách
Theo dõi chứng từ điều chuyển và hóa đơn bán
Không bỏ sót hóa đơn đầu ra
Quy trình thực hiện
Bước 1: Lập sơ đồ pháp nhân và hạch toán.
Bước 2: Xác định mục đích lô hàng.
Bước 3: Chọn chứng từ theo từng tuyến.
Bước 4: Đối chiếu xuất - nhập giữa hai điểm.
Bước 5: Kiểm tra giao dịch bán tiếp theo.
Hồ sơ cần lưu
Quyết định thành lập và mô hình hạch toán
Lệnh điều chuyển
Phiếu xuất - nhập kho
Vận đơn, giao nhận
Hóa đơn đầu ra nếu có bán hàng
Mỗi mã chuyến hoặc mã lô nên nối được dữ liệu xuất kho, vận chuyển, giao nhận và xử lý tại điểm đến. Không sửa trực tiếp XML, không lập lùi ngày và không tạo chứng từ khống để hợp thức hóa.
So sánh quy định trước và từ 01/07/2026
Tiêu chí
Trước 01/07/2026
Từ 01/07/2026
Căn cứ chính
Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Điểm cần cập nhật
Doanh nghiệp thực hiện theo khung quản lý hóa đơn, chứng từ giai đoạn cũ.
Khung cũ và mới đều đòi hỏi xác định bản chất luân chuyển. Điểm cần cập nhật từ 01/07/2026 là căn cứ Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trong đó Điều 7 liệt kê trường hợp không phải dùng hóa đơn và Điều 8 xác định hai phiếu được quản lý như hóa đơn.
Kiểm soát dữ liệu
Thường phụ thuộc nhiều vào bản thể hiện và hồ sơ giấy.
Cần ưu tiên XML, trạng thái truyền nhận và khả năng đối chiếu dữ liệu xuyên suốt.
Cập nhật ngày 03/09/2026 theo quy định áp dụng từ 01/07/2026.
Tóm tắt nhanh
Giao hàng cho đại lý không đồng nghĩa hàng đã bán cho khách cuối cùng. Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý giúp theo dõi lượng hàng giao, tồn, bán và trả lại; khi hàng thực tế tiêu thụ, các bên phải đối soát và lập hóa đơn theo mô hình đại lý áp dụng.
Kết luận áp dụng
Hồ sơ cần nối được hợp đồng đại lý, phiếu xuất kho điện tử, giao nhận, bảng kê hàng bán, hàng trả lại, tiền thu hộ và hóa đơn. Không dùng phiếu vận chuyển nội bộ thay cho phiếu hàng gửi bán đại lý.
Nguyên tắc quan trọng: Không dùng tên gọi nội bộ để quyết định nghĩa vụ hóa đơn. Phải căn cứ bản chất giao dịch, chủ thể, quyền sở hữu hàng hóa và mục đích vận chuyển.
Bảng phân loại tình huống
Tình huống hoặc tài liệu
Hướng xử lý
Điểm cần kiểm tra
Giao hàng cho đại lý
Lập phiếu hàng gửi bán đại lý nếu đủ điều kiện
Ghi đúng đại lý và hàng giao
Đại lý bán cho khách
Theo dõi theo hợp đồng và mô hình đại lý
Đối soát số đã bán
Kết thúc kỳ
Lập bảng kê, hóa đơn và hoa hồng theo quy định
Tách hàng bán, tồn, trả
Hàng trả lại
Lập giao nhận và cập nhật tồn kho
Giữ dấu vết lô hàng
Quy trình thực hiện
Bước 1: Rà hợp đồng và hình thức đại lý.
Bước 2: Lập phiếu khi giao hàng.
Bước 3: Ký nhận và theo dõi tồn tại đại lý.
Bước 4: Đối soát hàng bán, trả và tiền.
Bước 5: Lập hóa đơn, chứng từ hoa hồng đúng chủ thể.
Hồ sơ cần lưu
Hợp đồng đại lý
Phiếu xuất kho và biên bản giao nhận
Bảng kê hàng bán
Biên bản trả hàng
Hóa đơn bán hàng và hóa đơn hoa hồng
Mỗi mã chuyến hoặc mã lô nên nối được dữ liệu xuất kho, vận chuyển, giao nhận và xử lý tại điểm đến. Không sửa trực tiếp XML, không lập lùi ngày và không tạo chứng từ khống để hợp thức hóa.
So sánh quy định trước và từ 01/07/2026
Tiêu chí
Trước 01/07/2026
Từ 01/07/2026
Căn cứ chính
Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Điểm cần cập nhật
Doanh nghiệp thực hiện theo khung quản lý hóa đơn, chứng từ giai đoạn cũ.
Quy định cũ đã có phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Từ 01/07/2026, khoản 7 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP tiếp tục xác định đây là chứng từ đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn, trong khung dữ liệu mới.
Kiểm soát dữ liệu
Thường phụ thuộc nhiều vào bản thể hiện và hồ sơ giấy.
Cần ưu tiên XML, trạng thái truyền nhận và khả năng đối chiếu dữ liệu xuyên suốt.
Cập nhật ngày 03/09/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Văn bản hợp nhất 27/2026/VBHN-NĐ-BTC.
Tóm tắt nhanh
Không phải mọi lần hàng rời kho đều bắt buộc lập cùng một loại chứng từ. Trước hết phải xác định đó là bán hàng, điều chuyển để tiếp tục sản xuất, điều chuyển cho chi nhánh, gửi bán đại lý, đưa hàng ra cửa khẩu hay một nghiệp vụ khác.
Từ ngày 01/07/2026, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý là các chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn. Tuy nhiên, không thể lấy một mức phạt duy nhất để áp cho mọi trường hợp “không có phiếu xuất kho”. Chế tài phụ thuộc bản chất nghiệp vụ, loại chứng từ lẽ ra phải lập, số lượng chứng từ vi phạm và hậu quả thuế.
1. Phân loại giao dịch trước khi kết luận thiếu chứng từ
Câu hỏi đúng không chỉ là “có lập phiếu xuất kho hay chưa”, mà là “nghiệp vụ này phải dùng hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho điện tử hay hồ sơ nội bộ nào”. Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một số trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó có hàng hóa chuyển kho nội bộ hoặc vật tư, bán thành phẩm được xuất để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong cùng một cơ sở kinh doanh.
Có thể thuộc trường hợp không phải lập hóa đơn điện tử
Lệnh điều chuyển, phiếu kho và hồ sơ nội bộ phải khớp thực tế
Điều chuyển cho chi nhánh, cửa hàng ở địa phương khác
Căn cứ mô hình hạch toán để chọn hóa đơn hoặc phiếu xuất kho phù hợp
Quan hệ phụ thuộc, mục đích điều chuyển và cách kê khai thuế
Gửi hàng cho đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng
Có thể dùng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
Hợp đồng đại lý, bảng kê hàng bán và hóa đơn khi hàng thực tế tiêu thụ
Đưa hàng đến cửa khẩu hoặc nơi làm thủ tục xuất khẩu
Dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn điện tử theo trường hợp
Hồ sơ xuất khẩu và thời điểm hàng thực xuất
2. Phiếu xuất kho nào được quản lý như hóa đơn?
Khoản 7 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP nêu hai loại chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn:
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Quy định này không có nghĩa mọi phiếu xuất kho quản trị nội bộ đều là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần phân biệt phiếu kho phục vụ quản trị với hai loại chứng từ thuộc chế độ hóa đơn nêu trên. Đọc thêm quy định về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
3. Không lập phiếu xuất kho bị xử phạt thế nào?
Không có một khung tiền phạt duy nhất áp cho mọi trường hợp. Cơ quan có thẩm quyền phải xác định hành vi thực tế. Nếu bản chất là bán hàng nhưng không lập hóa đơn, hành vi có thể bị xử lý theo khoản 3 Điều 24 của quy định xử phạt về thuế, hóa đơn. Khung tiền phạt được xác định theo số lượng hóa đơn vi phạm trong một vụ việc.
Số hóa đơn không lập khi bán hàng, cung cấp dịch vụ
Khung tiền phạt được công bố
01 số hóa đơn
1.000.000 - 2.000.000 đồng
Từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn
2.000.000 - 10.000.000 đồng
Từ 10 đến dưới 20 số hóa đơn
10.000.000 - 30.000.000 đồng
Từ 20 đến dưới 50 số hóa đơn
30.000.000 - 50.000.000 đồng
Từ 50 số hóa đơn trở lên
60.000.000 - 80.000.000 đồng
Bảng trên phản ánh trường hợp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phải kết luận tự động cho mọi vụ thiếu phiếu xuất kho. Nếu hàng chỉ được điều chuyển nội bộ, gửi đại lý, đưa đi gia công hoặc lưu thông theo một hồ sơ khác, cần đối chiếu đúng nghĩa vụ chứng từ của nghiệp vụ đó. Mức áp dụng cụ thể còn phụ thuộc chủ thể vi phạm, tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ và các hậu quả về thuế.
Ngoài chế tài về hóa đơn, hàng hóa lưu thông không có hồ sơ chứng minh nguồn gốc hoặc không khớp giữa lệnh điều chuyển, dữ liệu kho và chứng từ vận chuyển còn có thể phát sinh rủi ro kiểm tra theo pháp luật chuyên ngành. Vì vậy không nên tự suy diễn rằng chỉ cần có một phiếu kho nội bộ là đủ.
4. Hàng đã xuất kho nhưng thiếu chứng từ: làm gì trước?
Xác định đúng bản chất giao dịch: bán hàng, điều chuyển, gửi đại lý, xuất khẩu, gia công, cho vay hay cho mượn hàng.
Đối chiếu thời điểm: ngày hàng rời kho, ngày giao nhận, ngày chuyển quyền sở hữu và thời điểm phải lập hóa đơn hoặc chứng từ.
Tập hợp hồ sơ có thật: lệnh điều chuyển, hợp đồng, đơn hàng, biên bản giao nhận, vận đơn, dữ liệu kho và chứng từ thanh toán.
Lập hoặc xử lý chứng từ đúng quy trình: không ký lùi ngày, không tạo hồ sơ khống để hợp thức hóa.
Giải trình và khai bổ sung khi cần: nếu sự việc ảnh hưởng doanh thu, thuế hoặc dữ liệu đã gửi cơ quan thuế, doanh nghiệp nên làm việc với cơ quan thuế quản lý.
Sửa quy trình vận hành: đặt chốt kiểm soát để hàng chỉ được xuất khi hệ thống đã sinh đúng chứng từ.
Lưu ý: Không dùng lại một phiếu xuất kho cho nhiều chuyến hàng, không sửa trực tiếp dữ liệu đã phát hành và không dùng phiếu xuất kho thay hóa đơn bán hàng. Các cách này có thể làm tăng rủi ro thay vì khắc phục sai sót.
5. So sánh quy định cũ và quy định áp dụng từ 01/07/2026
Nội dung
Trước 01/07/2026
Từ 01/07/2026
Văn bản nền tảng về hóa đơn, chứng từ
Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và hướng dẫn liên quan
Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC
Vị trí của phiếu xuất kho đặc thù
Được quản lý theo chế độ hóa đơn, chứng từ trong hệ thống cũ
Khoản 7 Điều 8 Nghị định 254 xác định rõ hai loại phiếu được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn
Xử phạt hành vi không lập hóa đơn
Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi theo từng thời kỳ
Đối chiếu văn bản hợp nhất 27/2026/VBHN-NĐ-BTC, trong đó đã cập nhật các sửa đổi mới
Những bài cũ chỉ viện dẫn Nghị định 123/2020/NĐ-CP hoặc một mức phạt cố định cần được đọc lại trong bối cảnh mới. Trang tổng quan tại quy định hóa đơn điện tử từ 01/07/2026 giúp xác định văn bản đang áp dụng.
6. Câu hỏi thường gặp
Chuyển hàng giữa hai kho cùng doanh nghiệp có phải lập hóa đơn không?
Nếu là chuyển kho nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong cùng cơ sở thì có thể thuộc trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp vẫn cần hồ sơ kho và lệnh điều chuyển phản ánh đúng thực tế.
Có thể dùng phiếu xuất kho thay hóa đơn bán hàng không?
Không. Khi phát sinh bán hàng thuộc diện phải lập hóa đơn, phiếu xuất kho không thay thế nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử.
Thiếu phiếu xuất kho thì có luôn bị phạt 6 - 18 triệu đồng không?
Không. Cách nêu một mức cố định như vậy không còn phù hợp. Phải xác định loại nghiệp vụ, chứng từ bắt buộc, số lượng vi phạm và văn bản xử phạt đang có hiệu lực.
Có nên lập lùi ngày để bổ sung hồ sơ không?
Không. Doanh nghiệp nên ghi nhận đúng thời điểm phát hiện, tập hợp hồ sơ thực tế và xử lý theo quy trình hợp pháp; không tạo chứng từ khống hoặc làm sai lệch thời điểm.
Nội dung mang tính thông tin chung. Hồ sơ cụ thể cần được đối chiếu với bản chất giao dịch và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
Cập nhật ngày 03/09/2026 theo quy định áp dụng từ 01/07/2026.
Tóm tắt nhanh
Phiếu xuất kho quản trị nội bộ không mặc nhiên là hóa đơn. Từ 01/07/2026, khoản 7 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP chỉ xác định phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý là hai chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn.
Kết luận áp dụng
Muốn biết chứng từ phải lập, cần xác định bản chất giao dịch trước: bán hàng thì lập hóa đơn; chuyển kho để tiếp tục sản xuất có thể thuộc trường hợp không phải lập hóa đơn; điều chuyển hoặc gửi đại lý có thể dùng loại phiếu xuất kho chuyên biệt nếu đáp ứng điều kiện.
Nguyên tắc quan trọng: Không dùng tên gọi nội bộ để quyết định nghĩa vụ hóa đơn. Phải căn cứ bản chất giao dịch, chủ thể, quyền sở hữu hàng hóa và mục đích vận chuyển.
Bảng phân loại tình huống
Tình huống hoặc tài liệu
Hướng xử lý
Điểm cần kiểm tra
Phiếu kho quản trị nội bộ
Theo dõi nhập - xuất - tồn trong doanh nghiệp
Không tự động được coi là hóa đơn
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Điều chuyển hàng theo trường hợp pháp luật cho phép
Đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn
Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
Giao hàng cho đại lý trước khi hàng bán cho khách
Đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn
Hóa đơn điện tử
Ghi nhận bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Không được thay thế bằng phiếu xuất kho
Quy trình thực hiện
Bước 1: Xác định có phát sinh bán hàng hay chỉ luân chuyển.
Bước 2: Kiểm tra chủ thể nhận hàng và mô hình hạch toán.
Bước 3: Chọn hóa đơn hoặc loại phiếu xuất kho phù hợp.
Bước 4: Đối chiếu dữ liệu kho, vận chuyển và hợp đồng.
Bước 5: Lưu XML, bản thể hiện và phản hồi truyền nhận.
Hồ sơ cần lưu
Hợp đồng, đơn hàng hoặc lệnh điều chuyển
Phiếu giao nhận, vận đơn và dữ liệu xuất kho
XML và bản thể hiện của chứng từ điện tử
Hồ sơ đối soát khi hàng bán hoặc hoàn trả
Mỗi mã chuyến hoặc mã lô nên nối được dữ liệu xuất kho, vận chuyển, giao nhận và xử lý tại điểm đến. Không sửa trực tiếp XML, không lập lùi ngày và không tạo chứng từ khống để hợp thức hóa.
So sánh quy định trước và từ 01/07/2026
Tiêu chí
Trước 01/07/2026
Từ 01/07/2026
Căn cứ chính
Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Điểm cần cập nhật
Doanh nghiệp thực hiện theo khung quản lý hóa đơn, chứng từ giai đoạn cũ.
Khung cũ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã quản lý các phiếu xuất kho đặc thù trong chế độ hóa đơn. Từ 01/07/2026, khoản 7 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP tiếp tục xác định rõ hai loại chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn.
Kiểm soát dữ liệu
Thường phụ thuộc nhiều vào bản thể hiện và hồ sơ giấy.
Cần ưu tiên XML, trạng thái truyền nhận và khả năng đối chiếu dữ liệu xuyên suốt.
Cập nhật ngày 03/09/2026 theo quy định áp dụng từ 01/07/2026.
Tóm tắt nhanh
Không kiểm tra phiếu xuất kho điện tử chỉ bằng ảnh PDF hoặc ảnh chụp màn hình. Hồ sơ đáng tin cậy phải nối được tệp XML, chữ ký số, thông tin người lập, loại chứng từ, dữ liệu hàng hóa, lệnh điều chuyển và giao nhận thực tế.
Kết luận áp dụng
Dấu hiệu rủi ro thường nằm ở dữ liệu không khớp: mã số thuế, địa chỉ, biển số xe, người vận chuyển, thời gian, tuyến đường, số lượng hàng, chữ ký số hoặc mã tra cứu. Khi nghi ngờ, tạm dừng hạch toán và giao nhận phần chưa xác minh.
Nguyên tắc quan trọng: Không dùng tên gọi nội bộ để quyết định nghĩa vụ hóa đơn. Phải căn cứ bản chất giao dịch, chủ thể, quyền sở hữu hàng hóa và mục đích vận chuyển.
Bảng phân loại tình huống
Tình huống hoặc tài liệu
Hướng xử lý
Điểm cần kiểm tra
Chỉ có ảnh/PDF
Không đủ để xác minh nguồn dữ liệu
Yêu cầu XML hoặc bản thể hiện từ hệ thống
Chữ ký số
Sai chủ thể, hết hạn hoặc không kiểm tra được
Đối chiếu chứng thư số và thời điểm ký
Hàng hóa
Tên, số lượng, lô hàng không khớp thực tế
Đối chiếu đơn hàng và biên bản giao nhận
Vận chuyển
Biển số, người vận chuyển, tuyến đường bất thường
Kiểm tra lệnh điều động và vận đơn
Quy trình thực hiện
Bước 1: Thu nhận XML từ kênh chính thức.
Bước 2: Kiểm tra chữ ký số và dữ liệu nhận diện.
Bước 3: Đối chiếu chứng từ với hàng thực tế.
Bước 4: Tra cứu trên hệ thống có thẩm quyền khi có mã.
Bước 5: Lập biên bản và báo bộ phận phụ trách khi có sai lệch.
Hồ sơ cần lưu
Tệp XML gốc và bản thể hiện
Hợp đồng, đơn hàng, lệnh điều chuyển
Biên bản giao nhận và ảnh niêm phong
Nhật ký truy cập, email hoặc kênh gửi chứng từ
Mỗi mã chuyến hoặc mã lô nên nối được dữ liệu xuất kho, vận chuyển, giao nhận và xử lý tại điểm đến. Không sửa trực tiếp XML, không lập lùi ngày và không tạo chứng từ khống để hợp thức hóa.
So sánh quy định trước và từ 01/07/2026
Tiêu chí
Trước 01/07/2026
Từ 01/07/2026
Căn cứ chính
Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Điểm cần cập nhật
Doanh nghiệp thực hiện theo khung quản lý hóa đơn, chứng từ giai đoạn cũ.
Trước 01/07/2026, việc kiểm soát thường bám Nghị định 123/2020/NĐ-CP và quy trình nội bộ. Từ 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP nhấn mạnh định dạng chuẩn dữ liệu và tính chính xác của chứng từ; doanh nghiệp nên lấy XML làm điểm kiểm tra chính, không dựa riêng vào bản nhìn thấy.
Kiểm soát dữ liệu
Thường phụ thuộc nhiều vào bản thể hiện và hồ sơ giấy.
Cần ưu tiên XML, trạng thái truyền nhận và khả năng đối chiếu dữ liệu xuyên suốt.
Cập nhật ngày 03/09/2026 theo quy định áp dụng từ 01/07/2026.
Tóm tắt nhanh
Không sửa trực tiếp tệp XML hoặc bản thể hiện của phiếu đã phát hành. Trước hết phải xác định loại phiếu, trạng thái đã gửi dữ liệu, lỗi ảnh hưởng đến chủ thể, hàng hóa, vận chuyển hay chỉ là thông tin diễn giải; sau đó áp dụng cách xử lý được phần mềm và quy định hiện hành hỗ trợ.
Kết luận áp dụng
Quy trình an toàn gồm khóa chứng từ sai, lưu bằng chứng, thông báo các bên, lập hồ sơ xử lý và kiểm tra dữ liệu thay thế hoặc điều chỉnh trước khi tiếp tục vận chuyển. Không lập lùi ngày và không xóa dấu vết chứng từ đã phát hành.
Nguyên tắc quan trọng: Không dùng tên gọi nội bộ để quyết định nghĩa vụ hóa đơn. Phải căn cứ bản chất giao dịch, chủ thể, quyền sở hữu hàng hóa và mục đích vận chuyển.
Bảng phân loại tình huống
Tình huống hoặc tài liệu
Hướng xử lý
Điểm cần kiểm tra
Sai tên, địa chỉ
Có thể làm sai nhận diện chủ thể
Kiểm tra mã số thuế và phạm vi lỗi
Sai hàng hóa, số lượng
Ảnh hưởng trực tiếp giao nhận và kho
Dừng xuất hàng phần sai, lập biên bản
Sai xe, tuyến, người vận chuyển
Rủi ro khi kiểm tra lưu thông
Cập nhật theo quy trình trước khi xe tiếp tục
Sai chứng từ đã gửi
Dữ liệu cơ quan thuế có thể không khớp
Thực hiện phương thức xử lý theo hệ thống đang dùng
Quy trình thực hiện
Bước 1: Khóa chứng từ và giữ nguyên dữ liệu sai.
Bước 2: Phân loại lỗi và trạng thái truyền nhận.
Bước 3: Đối chiếu hàng thực tế cùng các bên.
Bước 4: Lập hồ sơ xử lý phù hợp trên hệ thống.
Bước 5: Kiểm tra XML mới, thông báo và lưu toàn bộ vết xử lý.
Hồ sơ cần lưu
XML và bản thể hiện chứng từ sai
Biên bản xác nhận sai sót hoặc giao nhận
Chứng từ xử lý và phản hồi của hệ thống
Nhật ký sửa đổi, người thực hiện và thời gian
Mỗi mã chuyến hoặc mã lô nên nối được dữ liệu xuất kho, vận chuyển, giao nhận và xử lý tại điểm đến. Không sửa trực tiếp XML, không lập lùi ngày và không tạo chứng từ khống để hợp thức hóa.
So sánh quy định trước và từ 01/07/2026
Tiêu chí
Trước 01/07/2026
Từ 01/07/2026
Căn cứ chính
Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Điểm cần cập nhật
Doanh nghiệp thực hiện theo khung quản lý hóa đơn, chứng từ giai đoạn cũ.
Khung cũ thường được đối chiếu theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Từ 01/07/2026, doanh nghiệp phải rà quy trình theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, đặc biệt trạng thái dữ liệu đã truyền và phương thức xử lý chứng từ đã lập.
Kiểm soát dữ liệu
Thường phụ thuộc nhiều vào bản thể hiện và hồ sơ giấy.
Cần ưu tiên XML, trạng thái truyền nhận và khả năng đối chiếu dữ liệu xuyên suốt.
Cập nhật ngày 03/09/2026 theo quy định áp dụng từ 01/07/2026.
Tóm tắt nhanh
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ dùng cho một số trường hợp luân chuyển hàng không phải bán hàng ngay tại thời điểm xuất. Khoản 7 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP xác định đây là chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn.
Kết luận áp dụng
Không được dùng phiếu này để che giấu giao dịch bán hàng. Hồ sơ phải chứng minh được mục đích điều chuyển, điểm đi - điểm đến, người và phương tiện vận chuyển, hàng hóa thực tế, đơn vị nhận cùng việc xử lý tiếp theo.
Nguyên tắc quan trọng: Không dùng tên gọi nội bộ để quyết định nghĩa vụ hóa đơn. Phải căn cứ bản chất giao dịch, chủ thể, quyền sở hữu hàng hóa và mục đích vận chuyển.
Bảng phân loại tình huống
Tình huống hoặc tài liệu
Hướng xử lý
Điểm cần kiểm tra
Chuyển kho để tiếp tục sản xuất trong cùng cơ sở
Có thể thuộc trường hợp không phải dùng hóa đơn điện tử
Cần lệnh điều chuyển và hồ sơ kho
Điều chuyển cho đơn vị phụ thuộc
Phụ thuộc mô hình hạch toán và mục đích
Chọn hóa đơn hoặc phiếu phù hợp
Gửi bán đại lý
Dùng loại phiếu hàng gửi bán đại lý nếu đủ điều kiện
Không gộp với phiếu vận chuyển nội bộ
Bán hàng cho khách
Phải lập hóa đơn điện tử
Phiếu xuất kho không thay thế hóa đơn
Quy trình thực hiện
Bước 1: Xác định bản chất và mục đích điều chuyển.
Bước 2: Kiểm tra quan hệ giữa đơn vị giao - nhận.
Bước 3: Lập lệnh điều động và phiếu đúng loại.
Bước 4: Đối chiếu hàng, xe, tuyến và người giao nhận.
Bước 5: Theo dõi nhập kho, bán ra hoặc hoàn trả ở điểm đến.
Hồ sơ cần lưu
Lệnh điều động nội bộ
Phiếu xuất kho điện tử và XML
Biên bản giao nhận hoặc vận đơn
Chứng từ nhập kho tại điểm đến
Hồ sơ bán ra hoặc hoàn trả sau điều chuyển
Mỗi mã chuyến hoặc mã lô nên nối được dữ liệu xuất kho, vận chuyển, giao nhận và xử lý tại điểm đến. Không sửa trực tiếp XML, không lập lùi ngày và không tạo chứng từ khống để hợp thức hóa.
So sánh quy định trước và từ 01/07/2026
Tiêu chí
Trước 01/07/2026
Từ 01/07/2026
Căn cứ chính
Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Điểm cần cập nhật
Doanh nghiệp thực hiện theo khung quản lý hóa đơn, chứng từ giai đoạn cũ.
Trước 01/07/2026, doanh nghiệp thường viện dẫn Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Từ 01/07/2026, căn cứ chính chuyển sang Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC; Điều 7 đồng thời làm rõ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Kiểm soát dữ liệu
Thường phụ thuộc nhiều vào bản thể hiện và hồ sơ giấy.
Cần ưu tiên XML, trạng thái truyền nhận và khả năng đối chiếu dữ liệu xuyên suốt.
