Từ khi hệ thống hóa đơn – chứng từ điện tử được áp dụng rộng rãi, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không chỉ là chứng từ nội bộ mà còn được quản lý và sử dụng tương đương như hóa đơn điện tử, với các yêu cầu bắt buộc về nội dung và quy trình phát hành.
1. Khi nào phiếu xuất kho điện tử trở thành hóa đơn điện tử?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khoản 6 Điều 8 quy định rõ: các loại chứng từ như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử phải được in, phát hành và quản lý như hóa đơn điện tử.
Do đó với tư cách là hóa đơn điện tử, hòa nhập vào hệ sinh thái hóa đơn, những phiếu này phải tuân thủ hoàn toàn các quy chuẩn pháp lý, bao gồm ký hiệu mẫu số, ký hiệu loại chứng từ và dữ liệu bắt buộc tương đương hóa đơn bán hàng chính thức.
2. Áp dụng trong những trường hợp nào?
Các trường hợp bắt buộc sử dụng phiếu xuất kho điện tử theo Nghị định 123 và các quy định sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ‑CP gồm:
- Xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác chưa chịu thuế GTGT;
- Xuất hàng cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu;
- Điều chuyển nội bộ giữa chi nhánh, đại lý (đặc biệt các đơn vị phụ thuộc trong ngành nông, lâm, thủy sản);
- Giao hàng lưu động, góp vốn bằng tài sản, tài sản điều chuyển giữa đơn vị thành lập mới hoặc hợp nhất/sáp nhập tại Việt Nam...
Những trường hợp này thường không lập hóa đơn GTGT trước khi vận chuyển hoặc thuộc diện không giao dịch xuất khẩu trực tiếp, nên cần dùng phiếu xuất kho điện tử để lưu thông hàng hóa hợp pháp.
3. Nội dung bắt buộc trên phiếu điện tử
Phiếu xuất kho điện tử phải chứa các trường thông tin quan trọng dưới đây, đảm bảo tính pháp lý và khả năng kiểm tra khi lưu thông hàng hóa:
- Tên người vận chuyển, phương tiện di chuyển;
- Địa điểm kho xuất hàng và kho nhận hàng;
- Tên người xuất hàng, tên người nhận hàng, và lệnh điều chuyển nội bộ;
- Thông tin chi tiết hàng hóa: tên hàng, đơn vị tính, số lượng, chủng loại hàng hóa;
- Không được thể hiện các thông tin về thuế, thuế suất, đơn giá hoặc tổng thành tiền trên phiếu.
4. Ký hiệu mẫu và mã loại phiếu
Phiếu xuất kho điện tử thuộc nhóm chứng từ quản lý như hóa đơn điện tử, có ký hiệu mẫu số là số 6 theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT‑BTC (và kế thừa trong Thông tư 32/2025/TT‑BTC).
Ký hiệu hóa đơn là chuỗi 6 ký tự như “6K25NYY”, trong đó:
- Số đầu “6” định danh nhóm phiếu;
- Ký tự kế tiếp thể hiện loại có mã (“C”) hoặc không mã (“K”);
- “25” phản ánh năm lập phiếu;
- Chữ “N” dùng cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
- Hai ký tự cuối do doanh nghiệp tự quy định hoặc để mặc định “YY”.
5. Đăng ký phát hành và phát hành phiếu
Phiếu xuất kho điện tử được đăng ký phát hành với cơ quan thuế như hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần:
- Truy cập cổng thuế hoặc dùng phần mềm hóa đơn điện tử đăng ký loại chứng từ;
- Chọn loại: “Chứng từ sử dụng như hóa đơn” → “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử”.
6. Xử lý sai sót phiếu đã phát hành
Nếu phiếu xuất kho điện tử bị sai nội dung, và đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế hoặc cấp mã, doanh nghiệp phải xử lý theo nguyên tắc như hóa đơn điện tử:
- Lập chứng từ thay thế hoặc hủy;
- Gửi thông báo điều chỉnh qua hệ thống giao dịch điện tử thuế theo quy trình tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP và Công văn 1647/TCT‑CS của Tổng cục Thuế.
Doanh nghiệp không được tự ý xóa bỏ chứng từ đã phát hành, mà cần lưu hồ sơ giải trình đầy đủ với cơ quan thuế.
