Người lao động nghỉ việc: Công ty cấp chứng từ TNCN thế nào?

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Người nghỉ việc có thể cần chứng từ để tự quyết toán hoặc cung cấp cho nơi làm việc mới. Công ty phải đối chiếu đủ thu nhập, thuế đã khấu trừ và tình trạng ủy quyền trước khi cấp.

Kết luận áp dụng

Hồ sơ nên gắn với quyết định nghỉ việc, bảng lương cuối, quyết toán quyền lợi, dữ liệu khấu trừ và yêu cầu cấp chứng từ. Không giữ chứng từ chỉ vì còn tranh chấp hành chính không liên quan đến số thuế.

Đơn vị phải kiểm tra loại chứng từ, tình trạng đăng ký, dữ liệu nguồn và hướng dẫn của cơ quan quản lý trực tiếp trước khi phát hành hoặc xử lý sai.

Căn cứ pháp lý và nguồn chính thức

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Công văn 4831/CT-CS giới thiệu điểm mới do Cục Thuế công bố.
Thủ tục đăng ký chứng từ điện tử trên Cổng dịch vụ công Bộ Tài chính.

Quy trình thực hiện

Bước 1: Chốt lương, thưởng và quyền lợi cuối cùng.
Bước 2: Xác nhận thuế đã khấu trừ.
Bước 3: Kiểm tra ủy quyền quyết toán đã có hay chưa.
Bước 4: Lập, ký và gửi chứng từ điện tử.
Bước 5: Lưu bằng chứng giao nhận.

Hồ sơ cần lưu

Dữ liệu nguồn về khoản thu, thu nhập hoặc số thuế.
File chứng từ gốc, bản thể hiện và chữ ký điện tử.
Mã giao dịch, phản hồi truyền nhận và nhật ký hệ thống.
Thông báo cho người nhận và hồ sơ sửa sai nếu phát sinh.
Bằng chứng phân quyền, phê duyệt và sao lưu.

Sai lầm thường gặp

Chờ đến cuối năm mới xử lý mọi trường hợp nghỉ việc.
Gộp nhầm thu nhập không chịu thuế.
Gửi chứng từ tới email không còn truy cập.

So sánh quy định trước và từ 01/07/2026

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Căn cứ chính	Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025.	Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Điểm kế thừa	Chứng từ điện tử phải đủ nội dung, ký và lưu trữ.	Tiếp tục dùng dữ liệu điện tử và bổ sung cơ chế kết nối, truyền nhận.
Điểm cần cập nhật	Quy trình theo biểu mẫu và hướng dẫn giai đoạn trước.	Chứng từ giấy hoặc tự in trước đây dễ thất lạc. Chứng từ điện tử 2026 giúp cấp từ xa và tra cứu, nhưng dữ liệu nguồn và trách nhiệm sửa sai vẫn thuộc đơn vị chi trả.
Sai sót	Xử lý theo khung Nghị định 123 và văn bản sửa đổi.	Thực hiện theo hướng dẫn xử lý chứng từ đã lập tại Thông tư 91.

Ví dụ thực tế

Tình huống: Nhân viên nghỉ tháng 9 có thu nhập ở hai nơi trong năm nên thường phải tự quyết toán; công ty cũ cấp chứng từ cho phần thu nhập và thuế do mình khấu trừ.

Nguyên tắc xử lý: Bảo toàn dữ liệu gốc, đối chiếu hồ sơ thuế và chỉ phát hành hoặc sửa theo quy trình có dấu vết.

Câu hỏi thường gặp

PDF có phải toàn bộ chứng từ điện tử không?

Không nhất thiết. Cần lưu dữ liệu gốc, chữ ký và trạng thái truyền nhận; PDF thường chỉ là bản thể hiện để đọc.

Có được sửa trực tiếp chứng từ đã ký?

Không. Phải xử lý theo nhánh điều chỉnh, thay thế hoặc hủy áp dụng cho loại chứng từ và tình trạng cụ thể.

Cần lưu chứng từ bao lâu?

Lưu theo thời hạn của pháp luật thuế, kế toán và lưu trữ áp dụng, đồng thời bảo đảm khả năng truy cập và toàn vẹn dữ liệu.