Ký số và lưu trữ chứng từ điện tử: Checklist an toàn 2026

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Chứng từ điện tử phải được bảo toàn nội dung, truy cập và tra cứu trong thời hạn lưu trữ. Cần quản lý chứng thư số, phân quyền người ký, sao lưu dữ liệu gốc và kiểm thử khôi phục định kỳ.

Kết luận áp dụng

Không chỉ lưu PDF. Nên lưu dữ liệu gốc, chữ ký, bản hiển thị, trạng thái truyền nhận và nhật ký thay đổi. Bản sao lưu phải tách khỏi hệ thống vận hành và được kiểm tra khả năng phục hồi.

Đơn vị phải kiểm tra loại chứng từ, tình trạng đăng ký, dữ liệu nguồn và hướng dẫn của cơ quan quản lý trực tiếp trước khi phát hành hoặc xử lý sai.

Căn cứ pháp lý và nguồn chính thức

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Công văn 4831/CT-CS giới thiệu điểm mới do Cục Thuế công bố.
Thủ tục đăng ký chứng từ điện tử trên Cổng dịch vụ công Bộ Tài chính.

Quy trình thực hiện

Bước 1: Phân quyền người lập, duyệt và ký.
Bước 2: Theo dõi hiệu lực chứng thư số.
Bước 3: Lưu dữ liệu gốc và phản hồi truyền nhận.
Bước 4: Sao lưu theo quy tắc nhiều bản, nhiều vị trí.
Bước 5: Kiểm thử khôi phục và tra cứu định kỳ.

Hồ sơ cần lưu

Dữ liệu nguồn về khoản thu, thu nhập hoặc số thuế.
File chứng từ gốc, bản thể hiện và chữ ký điện tử.
Mã giao dịch, phản hồi truyền nhận và nhật ký hệ thống.
Thông báo cho người nhận và hồ sơ sửa sai nếu phát sinh.
Bằng chứng phân quyền, phê duyệt và sao lưu.

Sai lầm thường gặp

Chỉ lưu file người nhận tải về.
Dùng tài khoản ký chung không truy vết.
Sao lưu nhưng chưa từng thử phục hồi.

So sánh quy định trước và từ 01/07/2026

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Căn cứ chính	Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025.	Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Điểm kế thừa	Chứng từ điện tử phải đủ nội dung, ký và lưu trữ.	Tiếp tục dùng dữ liệu điện tử và bổ sung cơ chế kết nối, truyền nhận.
Điểm cần cập nhật	Quy trình theo biểu mẫu và hướng dẫn giai đoạn trước.	Quy định cũ đã yêu cầu lưu chứng từ điện tử như chứng từ giấy. Nghị định 254 nhấn mạnh hơn kết nối dữ liệu và trách nhiệm vận hành, làm nhật ký và khả năng khôi phục trở thành bằng chứng quan trọng.
Sai sót	Xử lý theo khung Nghị định 123 và văn bản sửa đổi.	Thực hiện theo hướng dẫn xử lý chứng từ đã lập tại Thông tư 91.

Ví dụ thực tế

Tình huống: Doanh nghiệp lưu XML và PDF trên hệ thống chính, bản sao mã hóa tại kho độc lập và thử khôi phục một mẫu mỗi quý.

Nguyên tắc xử lý: Bảo toàn dữ liệu gốc, đối chiếu hồ sơ thuế và chỉ phát hành hoặc sửa theo quy trình có dấu vết.

Câu hỏi thường gặp

PDF có phải toàn bộ chứng từ điện tử không?

Không nhất thiết. Cần lưu dữ liệu gốc, chữ ký và trạng thái truyền nhận; PDF thường chỉ là bản thể hiện để đọc.

Có được sửa trực tiếp chứng từ đã ký?

Không. Phải xử lý theo nhánh điều chỉnh, thay thế hoặc hủy áp dụng cho loại chứng từ và tình trạng cụ thể.

Cần lưu chứng từ bao lâu?

Lưu theo thời hạn của pháp luật thuế, kế toán và lưu trữ áp dụng, đồng thời bảo đảm khả năng truy cập và toàn vẹn dữ liệu.