Đã ủy quyền quyết toán thuế có được cấp chứng từ khấu trừ TNCN?

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Tình trạng ủy quyền quyết toán ảnh hưởng việc cấp và sử dụng chứng từ. Không nên vừa để đơn vị quyết toán thay vừa phát hành chứng từ cho cùng khoản thu nhập nhằm tự quyết toán, nếu chưa xử lý lại ủy quyền.

Kết luận áp dụng

Đơn vị cần kiểm tra điều kiện ủy quyền, phạm vi thu nhập và thay đổi tình trạng làm việc. Nếu cá nhân không còn đủ điều kiện ủy quyền, hồ sơ phải được điều chỉnh theo quy trình trước khi cấp chứng từ để tự quyết toán.

Đơn vị phải kiểm tra loại chứng từ, tình trạng đăng ký, dữ liệu nguồn và hướng dẫn của cơ quan quản lý trực tiếp trước khi phát hành hoặc xử lý sai.

Căn cứ pháp lý và nguồn chính thức

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Công văn 4831/CT-CS giới thiệu điểm mới do Cục Thuế công bố.
Thủ tục đăng ký chứng từ điện tử trên Cổng dịch vụ công Bộ Tài chính.

Quy trình thực hiện

Bước 1: Kiểm tra giấy ủy quyền và điều kiện thực tế.
Bước 2: Đối chiếu nguồn thu nhập khác.
Bước 3: Xử lý thay đổi hoặc hủy ủy quyền nếu cần.
Bước 4: Cấp chứng từ đúng phạm vi chưa quyết toán thay.
Bước 5: Lưu hồ sơ giải trình.

Hồ sơ cần lưu

Dữ liệu nguồn về khoản thu, thu nhập hoặc số thuế.
File chứng từ gốc, bản thể hiện và chữ ký điện tử.
Mã giao dịch, phản hồi truyền nhận và nhật ký hệ thống.
Thông báo cho người nhận và hồ sơ sửa sai nếu phát sinh.
Bằng chứng phân quyền, phê duyệt và sao lưu.

Sai lầm thường gặp

Cấp chứng từ và vẫn quyết toán thay cùng khoản thu nhập.
Không cập nhật thay đổi nguồn thu nhập.
Thiếu bằng chứng cá nhân rút ủy quyền.

So sánh quy định trước và từ 01/07/2026

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Căn cứ chính	Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025.	Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Điểm kế thừa	Chứng từ điện tử phải đủ nội dung, ký và lưu trữ.	Tiếp tục dùng dữ liệu điện tử và bổ sung cơ chế kết nối, truyền nhận.
Điểm cần cập nhật	Quy trình theo biểu mẫu và hướng dẫn giai đoạn trước.	Nguyên tắc tránh cấp trùng đã tồn tại trong quy định cũ. Hệ thống điện tử mới giúp kiểm soát dấu vết nhưng không tự thay thế việc rà điều kiện ủy quyền.
Sai sót	Xử lý theo khung Nghị định 123 và văn bản sửa đổi.	Thực hiện theo hướng dẫn xử lý chứng từ đã lập tại Thông tư 91.

Ví dụ thực tế

Tình huống: Nhân viên đã ủy quyền nhưng phát sinh thêm thu nhập nơi khác không đủ điều kiện. Đơn vị cần điều chỉnh hồ sơ ủy quyền trước khi cấp chứng từ cho cá nhân tự quyết toán.

Nguyên tắc xử lý: Bảo toàn dữ liệu gốc, đối chiếu hồ sơ thuế và chỉ phát hành hoặc sửa theo quy trình có dấu vết.

Câu hỏi thường gặp

PDF có phải toàn bộ chứng từ điện tử không?

Không nhất thiết. Cần lưu dữ liệu gốc, chữ ký và trạng thái truyền nhận; PDF thường chỉ là bản thể hiện để đọc.

Có được sửa trực tiếp chứng từ đã ký?

Không. Phải xử lý theo nhánh điều chỉnh, thay thế hoặc hủy áp dụng cho loại chứng từ và tình trạng cụ thể.

Cần lưu chứng từ bao lâu?

Lưu theo thời hạn của pháp luật thuế, kế toán và lưu trữ áp dụng, đồng thời bảo đảm khả năng truy cập và toàn vẹn dữ liệu.