Công ty cũ không cấp chứng từ khấu trừ TNCN: Phải làm gì?

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Người lao động nên gửi yêu cầu bằng văn bản, ghi rõ kỳ thu nhập và thông tin nhận chứng từ; lưu bảng lương, sao kê, hợp đồng và trao đổi. Khi bị từ chối hoặc kéo dài, liên hệ cơ quan thuế quản lý đơn vị để được hướng dẫn.

Kết luận áp dụng

Không tự tạo chứng từ hoặc sửa file của công ty. Hồ sơ cá nhân có thể dùng để giải trình quá trình khấu trừ, nhưng chứng từ điện tử hợp lệ phải do chủ thể có trách nhiệm lập và ký theo quy định.

Đơn vị phải kiểm tra loại chứng từ, tình trạng đăng ký, dữ liệu nguồn và hướng dẫn của cơ quan quản lý trực tiếp trước khi phát hành hoặc xử lý sai.

Căn cứ pháp lý và nguồn chính thức

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Công văn 4831/CT-CS giới thiệu điểm mới do Cục Thuế công bố.
Thủ tục đăng ký chứng từ điện tử trên Cổng dịch vụ công Bộ Tài chính.

Quy trình thực hiện

Bước 1: Gửi yêu cầu chính thức tới công ty cũ.
Bước 2: Cung cấp mã số thuế và kỳ cần cấp.
Bước 3: Lưu bằng chứng khấu trừ và trao đổi.
Bước 4: Yêu cầu phản hồi thời hạn cụ thể.
Bước 5: Liên hệ cơ quan thuế quản lý khi cần.

Hồ sơ cần lưu

Dữ liệu nguồn về khoản thu, thu nhập hoặc số thuế.
File chứng từ gốc, bản thể hiện và chữ ký điện tử.
Mã giao dịch, phản hồi truyền nhận và nhật ký hệ thống.
Thông báo cho người nhận và hồ sơ sửa sai nếu phát sinh.
Bằng chứng phân quyền, phê duyệt và sao lưu.

Sai lầm thường gặp

Dùng ảnh chụp chứng từ của người khác.
Chỉ gọi điện không lưu bằng chứng.
Đợi sát hạn quyết toán mới yêu cầu.

So sánh quy định trước và từ 01/07/2026

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Căn cứ chính	Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025.	Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Điểm kế thừa	Chứng từ điện tử phải đủ nội dung, ký và lưu trữ.	Tiếp tục dùng dữ liệu điện tử và bổ sung cơ chế kết nối, truyền nhận.
Điểm cần cập nhật	Quy trình theo biểu mẫu và hướng dẫn giai đoạn trước.	Trước đây chứng từ giấy thường phải nhận trực tiếp. Quy trình điện tử cho phép cấp từ xa, giảm lý do trì hoãn nhưng không làm mất trách nhiệm của tổ chức chi trả.
Sai sót	Xử lý theo khung Nghị định 123 và văn bản sửa đổi.	Thực hiện theo hướng dẫn xử lý chứng từ đã lập tại Thông tư 91.

Ví dụ thực tế

Tình huống: Người lao động cần quyết toán nhưng công ty cũ chưa phản hồi. Họ gửi email kèm bảng kê các tháng bị khấu trừ, yêu cầu cấp điện tử và lưu biên nhận trước khi đề nghị cơ quan thuế hỗ trợ.

Nguyên tắc xử lý: Bảo toàn dữ liệu gốc, đối chiếu hồ sơ thuế và chỉ phát hành hoặc sửa theo quy trình có dấu vết.

Câu hỏi thường gặp

PDF có phải toàn bộ chứng từ điện tử không?

Không nhất thiết. Cần lưu dữ liệu gốc, chữ ký và trạng thái truyền nhận; PDF thường chỉ là bản thể hiện để đọc.

Có được sửa trực tiếp chứng từ đã ký?

Không. Phải xử lý theo nhánh điều chỉnh, thay thế hoặc hủy áp dụng cho loại chứng từ và tình trạng cụ thể.

Cần lưu chứng từ bao lâu?

Lưu theo thời hạn của pháp luật thuế, kế toán và lưu trữ áp dụng, đồng thời bảo đảm khả năng truy cập và toàn vẹn dữ liệu.