Chứng từ điện tử sai: Điều chỉnh, thay thế hay hủy từ 01/07/2026?

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Không sửa trực tiếp file đã ký. Cần phân loại sai sót, xác định chứng từ đã gửi và đã dùng hay chưa, sau đó thực hiện đúng nhánh điều chỉnh, thay thế hoặc hủy theo Nghị định 254 và Thông tư 91.

Kết luận áp dụng

Hồ sơ xử lý phải giữ liên kết với chứng từ gốc, lý do sai, phê duyệt, chứng từ mới và dữ liệu truyền cơ quan thuế. Việc chọn nhánh không chỉ dựa vào phần mềm mà phải bám loại chứng từ và tình trạng sử dụng.

Đơn vị phải kiểm tra loại chứng từ, tình trạng đăng ký, dữ liệu nguồn và hướng dẫn của cơ quan quản lý trực tiếp trước khi phát hành hoặc xử lý sai.

Căn cứ pháp lý và nguồn chính thức

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Công văn 4831/CT-CS giới thiệu điểm mới do Cục Thuế công bố.
Thủ tục đăng ký chứng từ điện tử trên Cổng dịch vụ công Bộ Tài chính.

Quy trình thực hiện

Bước 1: Khóa chứng từ sai và bảo toàn dữ liệu gốc.
Bước 2: Phân loại sai thông tin hay sai số tiền.
Bước 3: Kiểm tra đã cấp cho cá nhân và đã dùng quyết toán chưa.
Bước 4: Lập hồ sơ điều chỉnh, thay thế hoặc hủy đúng nhánh.
Bước 5: Gửi lại và lưu bằng chứng thông báo.

Hồ sơ cần lưu

Dữ liệu nguồn về khoản thu, thu nhập hoặc số thuế.
File chứng từ gốc, bản thể hiện và chữ ký điện tử.
Mã giao dịch, phản hồi truyền nhận và nhật ký hệ thống.
Thông báo cho người nhận và hồ sơ sửa sai nếu phát sinh.
Bằng chứng phân quyền, phê duyệt và sao lưu.

Sai lầm thường gặp

Sửa file PDF rồi ký lại cùng số.
Xóa chứng từ khỏi phần mềm mà không lưu dấu vết.
Không thông báo cho người đã nhận.

So sánh quy định trước và từ 01/07/2026

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Căn cứ chính	Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025.	Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Điểm kế thừa	Chứng từ điện tử phải đủ nội dung, ký và lưu trữ.	Tiếp tục dùng dữ liệu điện tử và bổ sung cơ chế kết nối, truyền nhận.
Điểm cần cập nhật	Quy trình theo biểu mẫu và hướng dẫn giai đoạn trước.	Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025 là căn cứ trước 01/07/2026. Thông tư 91/2026 bổ sung hướng dẫn xử lý chứng từ điện tử đã lập trong bộ quy định mới.
Sai sót	Xử lý theo khung Nghị định 123 và văn bản sửa đổi.	Thực hiện theo hướng dẫn xử lý chứng từ đã lập tại Thông tư 91.

Ví dụ thực tế

Tình huống: Chứng từ ghi sai mã số thuế cá nhân nhưng đúng số tiền. Đơn vị không sửa PDF mà lập hồ sơ xử lý, phát hành chứng từ theo nhánh đúng và thông báo người nhận ngừng dùng bản cũ.

Nguyên tắc xử lý: Bảo toàn dữ liệu gốc, đối chiếu hồ sơ thuế và chỉ phát hành hoặc sửa theo quy trình có dấu vết.

Câu hỏi thường gặp

PDF có phải toàn bộ chứng từ điện tử không?

Không nhất thiết. Cần lưu dữ liệu gốc, chữ ký và trạng thái truyền nhận; PDF thường chỉ là bản thể hiện để đọc.

Có được sửa trực tiếp chứng từ đã ký?

Không. Phải xử lý theo nhánh điều chỉnh, thay thế hoặc hủy áp dụng cho loại chứng từ và tình trạng cụ thể.

Cần lưu chứng từ bao lâu?

Lưu theo thời hạn của pháp luật thuế, kế toán và lưu trữ áp dụng, đồng thời bảo đảm khả năng truy cập và toàn vẹn dữ liệu.