Cho vay, cho mượn hàng hóa có phải lập hóa đơn từ 01/07/2026?

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn thuộc diện lập hóa đơn. Ngoại lệ đáng chú ý là máy móc, thiết bị là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ cho mượn không thu tiền để phục vụ gia công hàng hóa của chính bên cho mượn.

Kết luận áp dụng

Cần xác định có chuyển quyền sở hữu hay chỉ giao tài sản tạm thời, mục đích gia công cho ai, có thu tiền và tài sản có đúng là máy móc/thiết bị/công cụ thuộc ngoại lệ hay không.

Trước khi thao tác trên phần mềm, kế toán cần giữ nguyên dữ liệu gốc, xác định đúng loại hóa đơn và trạng thái cấp mã hoặc truyền dữ liệu. Không sửa trực tiếp XML, không lùi ngày và không xóa dấu vết của hóa đơn đã phát hành.

Căn cứ pháp lý đang áp dụng

Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, hiệu lực 01/07/2026.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/07/2026.
Văn bản so sánh: Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Trọng tâm là Điều 4, Điều 5, Điều 9, Điều 10 và Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP; các tình huống điều chỉnh sau giao dịch đối chiếu thêm Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Quy trình thực hiện từng bước

Bước 1: Lập hợp đồng cho vay/mượn ghi rõ tài sản, số lượng, thời hạn.
Bước 2: Phân loại hàng hóa tiêu hao hay tài sản/công cụ.
Bước 3: Đối chiếu ngoại lệ Điều 7 Nghị định 254.
Bước 4: Nếu không thuộc ngoại lệ, lập hóa đơn khi xuất hàng.
Bước 5: Theo dõi hoàn trả và xử lý chênh lệch, hao hụt bằng hồ sơ riêng.

Sau khi xử lý, cần đối chiếu đồng thời hóa đơn, hợp đồng, giao nhận, thanh toán, kho, công nợ, sổ kế toán và tờ khai thuế. Nếu dữ liệu giữa các hệ thống không khớp, việc hóa đơn đã được cấp mã không tự làm cho toàn bộ hồ sơ trở nên đúng.

Sai lầm thường gặp và cách phòng tránh

Áp ngoại lệ máy móc cho mọi loại hàng hóa.
Không có hợp đồng, biên bản giao nhận và theo dõi hoàn trả.
Biến giao dịch bán trả chậm thành cho mượn trên chứng từ.

Nên dùng checklist phê duyệt trước khi phát hành, phân quyền người lập và người ký, bật cảnh báo dữ liệu trùng, đồng thời lưu nhật ký thao tác. Tình huống vượt ngoài mô tả trong bài cần được đối chiếu hồ sơ thực tế hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

So sánh quy định trước và sau 01/07/2026

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Khung pháp lý	Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cùng Thông tư 32/2025/TT-BTC.	Từ 01/07/2026 áp dụng Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Điểm kế thừa	Đã sử dụng hóa đơn điện tử, dữ liệu cấp mã/truyền cơ quan thuế và quy trình xử lý sai sót.	Tiếp tục quản lý trên dữ liệu điện tử; không mặc nhiên làm lại toàn bộ quy trình nội bộ.
Điểm cần cập nhật	Quy định nằm ở nhiều lần sửa đổi và hướng dẫn.	Nghị định 254 duy trì nghĩa vụ lập hóa đơn cho hàng cho vay, cho mượn và đồng thời làm rõ ngoại lệ máy móc, thiết bị, công cụ cho mượn phục vụ gia công.
Biểu mẫu và dữ liệu	Dùng biểu mẫu theo Thông tư 32/2025 và khung cũ.	Dùng biểu mẫu Phụ lục III Thông tư 91 như 04/SS-HĐĐT, 01/BK-ĐCTT khi đúng trường hợp.

Ví dụ thực tế

Tình huống: Công ty A cho nhà gia công mượn khuôn thuộc tài sản của A, không thu tiền, chỉ để sản xuất hàng cho A: có thể thuộc ngoại lệ. Nếu A cho công ty khác mượn 10 tấn nguyên liệu để dùng cho hoạt động riêng, phải xem xét lập hóa đơn theo Điều 4.

Hồ sơ tối thiểu: dữ liệu hóa đơn gốc, chứng từ nghiệp vụ, thỏa thuận hoặc thông báo người mua khi cần, hóa đơn phát sinh tiếp theo, phản hồi của hệ thống thuế và tài liệu kê khai liên quan.

Câu hỏi thường gặp

Có được xóa hóa đơn đã cấp mã hoặc đã truyền dữ liệu không?

Không nên xóa hoặc sửa dữ liệu gốc. Phải xử lý theo đúng nhánh thông báo, điều chỉnh, thay thế hoặc nghiệp vụ phát sinh sau giao dịch; toàn bộ chuỗi cần được lưu để tra cứu.

Có phải mọi trường hợp đều gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?

Không. Mẫu 04/SS-HĐĐT dùng cho các trường hợp Thông tư 91 quy định. Hóa đơn cần điều chỉnh hoặc thay thế vẫn phải lập hóa đơn mới và truyền dữ liệu theo loại đang sử dụng.

Hóa đơn máy tính tiền có áp dụng giống hóa đơn thông thường không?

Không hoàn toàn. Hóa đơn máy tính tiền lập sai có quy tắc thay thế riêng tại điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91; trả hàng là nghiệp vụ khác cần đối chiếu khoản 5.