Biên lai điện tử thu thuế, phí và lệ phí: Quy định năm 2026

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Biên lai điện tử xác nhận khoản thu thuế, phí hoặc lệ phí của tổ chức thu. Đơn vị phải lập đúng thời điểm thu, truyền dữ liệu theo phương thức quy định và lưu khả năng tra cứu cho người nộp.

Kết luận áp dụng

Nghị định 254 bổ sung phương thức chuyển dữ liệu biên lai điện tử và thời điểm lập trong một số trường hợp. Biên lai không phải hóa đơn bán hàng; cần dùng đúng loại chứng từ và đúng cơ quan quản lý.

Đơn vị phải kiểm tra loại chứng từ, tình trạng đăng ký, dữ liệu nguồn và hướng dẫn của cơ quan quản lý trực tiếp trước khi phát hành hoặc xử lý sai.

Căn cứ pháp lý và nguồn chính thức

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, ban hành 30/06/2026, hiệu lực 01/07/2026.
Công văn 4831/CT-CS giới thiệu điểm mới do Cục Thuế công bố.
Thủ tục đăng ký chứng từ điện tử trên Cổng dịch vụ công Bộ Tài chính.

Quy trình thực hiện

Bước 1: Xác định khoản thu và mẫu biên lai.
Bước 2: Thu thập thông tin người nộp.
Bước 3: Lập, ký, cấp và truyền dữ liệu.
Bước 4: Đối soát tiền thu với số biên lai.
Bước 5: Xử lý sai và lưu hồ sơ.

Hồ sơ cần lưu

Dữ liệu nguồn về khoản thu, thu nhập hoặc số thuế.
File chứng từ gốc, bản thể hiện và chữ ký điện tử.
Mã giao dịch, phản hồi truyền nhận và nhật ký hệ thống.
Thông báo cho người nhận và hồ sơ sửa sai nếu phát sinh.
Bằng chứng phân quyền, phê duyệt và sao lưu.

Sai lầm thường gặp

Dùng hóa đơn thay biên lai không đúng trường hợp.
Cấp biên lai nhưng không đối soát khoản thu.
Để trùng số khi chuyển hệ thống.

So sánh quy định trước và từ 01/07/2026

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Căn cứ chính	Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025.	Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Điểm kế thừa	Chứng từ điện tử phải đủ nội dung, ký và lưu trữ.	Tiếp tục dùng dữ liệu điện tử và bổ sung cơ chế kết nối, truyền nhận.
Điểm cần cập nhật	Quy trình theo biểu mẫu và hướng dẫn giai đoạn trước.	Khung Nghị định 123/2020 đã quy định biên lai điện tử. Từ 01/07/2026, Nghị định 254 hoàn thiện phương thức truyền dữ liệu và bổ sung thời điểm lập cho các trường hợp mới.
Sai sót	Xử lý theo khung Nghị định 123 và văn bản sửa đổi.	Thực hiện theo hướng dẫn xử lý chứng từ đã lập tại Thông tư 91.

Ví dụ thực tế

Tình huống: Đơn vị thu lệ phí qua cổng trực tuyến phải bảo đảm giao dịch thanh toán, số biên lai và dữ liệu truyền cơ quan quản lý khớp nhau.

Nguyên tắc xử lý: Bảo toàn dữ liệu gốc, đối chiếu hồ sơ thuế và chỉ phát hành hoặc sửa theo quy trình có dấu vết.

Câu hỏi thường gặp

PDF có phải toàn bộ chứng từ điện tử không?

Không nhất thiết. Cần lưu dữ liệu gốc, chữ ký và trạng thái truyền nhận; PDF thường chỉ là bản thể hiện để đọc.

Có được sửa trực tiếp chứng từ đã ký?

Không. Phải xử lý theo nhánh điều chỉnh, thay thế hoặc hủy áp dụng cho loại chứng từ và tình trạng cụ thể.

Cần lưu chứng từ bao lâu?

Lưu theo thời hạn của pháp luật thuế, kế toán và lưu trữ áp dụng, đồng thời bảo đảm khả năng truy cập và toàn vẹn dữ liệu.