Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026. Nghị định 254 yêu cầu hóa đơn được lưu an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không thay đổi và đủ thời hạn theo pháp luật kế toán. Dữ liệu phải lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu, sẵn sàng tra cứu hoặc in khi có yêu cầu. Không nên áp một con số thời hạn duy nhất cho mọi hồ sơ mà phải phân loại theo Luật Kế toán, pháp luật thuế, chuyên ngành, thanh tra và tranh chấp. Lưu PDF đơn lẻ không thay file XML và metadata. Trước khi thao tác trên phần mềm, kế toán cần giữ nguyên dữ liệu gốc, xác định đúng loại hóa đơn và trạng thái cấp mã hoặc truyền dữ liệu. Không sửa trực tiếp XML, không lùi ngày và không xóa dấu vết của hóa đơn đã phát hành. Trọng tâm là Điều 4, Điều 5, Điều 9, Điều 10 và Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP; các tình huống điều chỉnh sau giao dịch đối chiếu thêm Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Sau khi xử lý, cần đối chiếu đồng thời hóa đơn, hợp đồng, giao nhận, thanh toán, kho, công nợ, sổ kế toán và tờ khai thuế. Nếu dữ liệu giữa các hệ thống không khớp, việc hóa đơn đã được cấp mã không tự làm cho toàn bộ hồ sơ trở nên đúng. Nên dùng checklist phê duyệt trước khi phát hành, phân quyền người lập và người ký, bật cảnh báo dữ liệu trùng, đồng thời lưu nhật ký thao tác. Tình huống vượt ngoài mô tả trong bài cần được đối chiếu hồ sơ thực tế hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Tình huống: Doanh nghiệp lưu XML trên kho chính, bản sao mã hóa ở kho độc lập, gắn hợp đồng và thanh toán, kiểm thử phục hồi hàng quý. Khi đổi phần mềm, toàn bộ dữ liệu và nhật ký được xuất, đối chiếu trước khi chấm dứt. Hồ sơ tối thiểu: dữ liệu hóa đơn gốc, chứng từ nghiệp vụ, thỏa thuận hoặc thông báo người mua khi cần, hóa đơn phát sinh tiếp theo, phản hồi của hệ thống thuế và tài liệu kê khai liên quan. Không nên xóa hoặc sửa dữ liệu gốc. Phải xử lý theo đúng nhánh thông báo, điều chỉnh, thay thế hoặc nghiệp vụ phát sinh sau giao dịch; toàn bộ chuỗi cần được lưu để tra cứu. Không. Mẫu 04/SS-HĐĐT dùng cho các trường hợp Thông tư 91 quy định. Hóa đơn cần điều chỉnh hoặc thay thế vẫn phải lập hóa đơn mới và truyền dữ liệu theo loại đang sử dụng. Không hoàn toàn. Hóa đơn máy tính tiền lập sai có quy tắc thay thế riêng tại điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91; trả hàng là nghiệp vụ khác cần đối chiếu khoản 5.Tóm tắt nhanh
Kết luận áp dụng
Căn cứ pháp lý đang áp dụng
Quy trình thực hiện từng bước
Sai lầm thường gặp và cách phòng tránh
So sánh quy định trước và sau 01/07/2026
Tiêu chí Trước 01/07/2026 Từ 01/07/2026 Khung pháp lý Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cùng Thông tư 32/2025/TT-BTC. Từ 01/07/2026 áp dụng Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Điểm kế thừa Đã sử dụng hóa đơn điện tử, dữ liệu cấp mã/truyền cơ quan thuế và quy trình xử lý sai sót. Tiếp tục quản lý trên dữ liệu điện tử; không mặc nhiên làm lại toàn bộ quy trình nội bộ. Điểm cần cập nhật Quy định nằm ở nhiều lần sửa đổi và hướng dẫn. Nguyên tắc toàn vẹn và tra cứu được đã có trong khung cũ. Nghị định 254 tiếp tục, gắn với Luật Giao dịch điện tử và yêu cầu lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu rõ hơn. Biểu mẫu và dữ liệu Dùng biểu mẫu theo Thông tư 32/2025 và khung cũ. Dùng biểu mẫu Phụ lục III Thông tư 91 như 04/SS-HĐĐT, 01/BK-ĐCTT khi đúng trường hợp. Ví dụ thực tế
Câu hỏi thường gặp
Có được xóa hóa đơn đã cấp mã hoặc đã truyền dữ liệu không?
Có phải mọi trường hợp đều gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?
Hóa đơn máy tính tiền có áp dụng giống hóa đơn thông thường không?
Bài liên quan trong cụm
MỚI NHẤT!
