Hóa đơn thương mại điện tử: Sàn, người bán và phí dịch vụ

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Sàn, người bán, đơn vị vận chuyển và cổng thanh toán có vai trò khác nhau. Hóa đơn cho hàng hóa không tự động thay bằng hóa đơn phí dịch vụ của sàn.

Kết luận áp dụng

Cần lập sơ đồ dòng hàng, dòng tiền và hợp đồng. Người bán chịu trách nhiệm doanh thu hàng bán theo trường hợp; nền tảng lập hóa đơn cho phí của mình và thực hiện nghĩa vụ khấu trừ, khai thay theo quy định áp dụng.

Trước khi lập hóa đơn, doanh nghiệp phải đối chiếu hợp đồng, thời điểm chuyển giao hoặc hoàn thành, dữ liệu chuyên ngành và hướng dẫn của cơ quan quản lý trực tiếp.

Căn cứ pháp lý và nguồn chính thức

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/07/2026.
Hướng dẫn chính thức về thời điểm lập hóa đơn theo ngành.
Tổng hợp điểm mới do Cục Thuế công bố.
Hướng dẫn quản lý thuế hoạt động nền tảng số.

Quy trình thực hiện theo ngành

Bước 1: Vẽ dòng hàng, tiền và vai trò các bên.
Bước 2: Tách giá hàng, phí sàn, quảng cáo và vận chuyển.
Bước 3: Xác định chủ thể lập từng hóa đơn.
Bước 4: Đối soát hoàn hủy, voucher và trợ giá.
Bước 5: Lưu báo cáo sàn cùng dữ liệu thuế.

Hồ sơ cần lưu

Hợp đồng, phụ lục và tài liệu xác định thời điểm chuyển giao hoặc hoàn thành.
Bảng kê, biên bản nghiệm thu, đối soát hoặc dữ liệu giao dịch chuyên ngành.
Chứng từ thanh toán, thu hộ, chi hộ và công nợ liên quan.
XML, bản thể hiện, chữ ký số, mã và phản hồi truyền nhận.
Hồ sơ điều chỉnh, thay thế, hủy và thông báo cho các bên.

Sai lầm thường gặp

Dùng hóa đơn phí sàn thay hóa đơn hàng bán.
Không đối soát đơn hoàn.
Gộp voucher mọi nguồn như nhau.

So sánh quy định trước và từ 01/07/2026

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Căn cứ hóa đơn	Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025, Thông tư 32/2025.	Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Nguyên tắc	Lập khi bán hàng hoặc hoàn thành dịch vụ theo trường hợp.	Tiếp tục nguyên tắc nghiệp vụ, áp chuẩn dữ liệu và kết nối mới.
Điểm ngành	Áp dụng quy tắc chuyên ngành và hồ sơ giai đoạn trước.	Trước 2026 khung hóa đơn và quản lý thuế nền tảng đã được bổ sung nhiều lần. Bộ văn bản 2026 tiếp tục chuẩn hóa hóa đơn, còn nghĩa vụ sàn phải đối chiếu thêm quy định quản lý thuế TMĐT.
Đối soát	Thường dựa chứng từ và bảng kê nội bộ.	Cần liên kết dữ liệu giao dịch, XML và phản hồi truyền nhận.

Ví dụ thực tế

Tình huống: Đơn hàng 500.000 đồng có voucher do sàn tài trợ và phí người bán; phải xác định đúng doanh thu, khoản trợ giá và hóa đơn phí.

Nguyên tắc xử lý: Xác định đúng bản chất khoản thu, chủ thể bán và mốc hoàn thành; không dùng ngày thanh toán thay thế máy móc cho thời điểm lập hóa đơn.

Câu hỏi thường gặp

Có được đợi khách thanh toán mới lập hóa đơn không?

Không mặc nhiên. Phải áp dụng thời điểm bán hàng, hoàn thành dịch vụ, thu tiền hoặc kỳ đối soát theo đúng trường hợp của pháp luật.

Có được gộp nhiều dịch vụ vào một dòng không?

Chỉ khi vẫn phản ánh trung thực và đủ căn cứ. Các cấu phần khác thuế suất, chủ thể hoặc thời điểm nên tách để đối soát.

Khoản thu hộ có phải doanh thu không?

Phải xét hợp đồng, chủ thể chịu chi phí, chứng từ gốc và khoản phí hưởng. Tên gọi nội bộ không quyết định bản chất thuế.