Hóa đơn ngoại tệ và tỷ giá từ 01/07/2026: Cách thể hiện đúng

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Khi nghiệp vụ được phép phát sinh bằng ngoại tệ, đơn giá, thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán có thể ghi bằng ngoại tệ; hóa đơn đồng thời thể hiện tỷ giá với đồng Việt Nam theo Luật Quản lý thuế và văn bản hướng dẫn. Nếu được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng thanh toán không phải quy đổi ra VND.

Kết luận áp dụng

Mã ngoại tệ dùng theo tiêu chuẩn quốc tế. Tỷ giá trên hóa đơn phục vụ nghĩa vụ thuế cần phân biệt với tỷ giá hạch toán kế toán hoặc tỷ giá hải quan trong từng nghiệp vụ.

Trước khi thao tác trên phần mềm, kế toán cần giữ nguyên dữ liệu gốc, xác định đúng loại hóa đơn và trạng thái cấp mã hoặc truyền dữ liệu. Không sửa trực tiếp XML, không lùi ngày và không xóa dấu vết của hóa đơn đã phát hành.

Căn cứ pháp lý đang áp dụng

Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, hiệu lực 01/07/2026.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/07/2026.
Văn bản so sánh: Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Trọng tâm là Điều 4, Điều 5, Điều 9, Điều 10 và Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP; các tình huống điều chỉnh sau giao dịch đối chiếu thêm Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Quy trình thực hiện từng bước

Bước 1: Kiểm tra giao dịch có được phép dùng ngoại tệ.
Bước 2: Xác định loại tỷ giá theo pháp luật quản lý thuế áp dụng tại thời điểm lập.
Bước 3: Ghi tên/mã ngoại tệ, số tiền và tỷ giá đầy đủ.
Bước 4: Đối chiếu với tờ khai hải quan, ngân hàng và sổ kế toán.
Bước 5: Lưu nguồn công bố tỷ giá và thời điểm tra cứu.

Sau khi xử lý, cần đối chiếu đồng thời hóa đơn, hợp đồng, giao nhận, thanh toán, kho, công nợ, sổ kế toán và tờ khai thuế. Nếu dữ liệu giữa các hệ thống không khớp, việc hóa đơn đã được cấp mã không tự làm cho toàn bộ hồ sơ trở nên đúng.

Sai lầm thường gặp và cách phòng tránh

Dùng một tỷ giá duy nhất cho hóa đơn, kế toán và hải quan mà không đối chiếu.
Bỏ chỉ tiêu tỷ giá khi pháp luật yêu cầu.
Ghi ký hiệu tiền tệ không chuẩn hoặc làm tròn thiếu nhất quán.

Nên dùng checklist phê duyệt trước khi phát hành, phân quyền người lập và người ký, bật cảnh báo dữ liệu trùng, đồng thời lưu nhật ký thao tác. Tình huống vượt ngoài mô tả trong bài cần được đối chiếu hồ sơ thực tế hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

So sánh quy định trước và sau 01/07/2026

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Khung pháp lý	Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cùng Thông tư 32/2025/TT-BTC.	Từ 01/07/2026 áp dụng Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Điểm kế thừa	Đã sử dụng hóa đơn điện tử, dữ liệu cấp mã/truyền cơ quan thuế và quy trình xử lý sai sót.	Tiếp tục quản lý trên dữ liệu điện tử; không mặc nhiên làm lại toàn bộ quy trình nội bộ.
Điểm cần cập nhật	Quy định nằm ở nhiều lần sửa đổi và hướng dẫn.	Khung cũ cũng cho phép hóa đơn bằng ngoại tệ trong trường hợp hợp pháp. Nghị định 254 tiếp tục nguyên tắc nhưng dẫn chiếu trực tiếp tỷ giá theo Luật Quản lý thuế và chuẩn hóa mã ngoại tệ.
Biểu mẫu và dữ liệu	Dùng biểu mẫu theo Thông tư 32/2025 và khung cũ.	Dùng biểu mẫu Phụ lục III Thông tư 91 như 04/SS-HĐĐT, 01/BK-ĐCTT khi đúng trường hợp.

Ví dụ thực tế

Tình huống: Hợp đồng dịch vụ hợp pháp bằng USD. Hóa đơn ghi các giá trị bằng USD, mã USD và tỷ giá với VND theo quy định quản lý thuế tại thời điểm lập; bộ phận kế toán đối chiếu riêng tỷ giá ghi sổ theo pháp luật kế toán.

Hồ sơ tối thiểu: dữ liệu hóa đơn gốc, chứng từ nghiệp vụ, thỏa thuận hoặc thông báo người mua khi cần, hóa đơn phát sinh tiếp theo, phản hồi của hệ thống thuế và tài liệu kê khai liên quan.

Câu hỏi thường gặp

Có được xóa hóa đơn đã cấp mã hoặc đã truyền dữ liệu không?

Không nên xóa hoặc sửa dữ liệu gốc. Phải xử lý theo đúng nhánh thông báo, điều chỉnh, thay thế hoặc nghiệp vụ phát sinh sau giao dịch; toàn bộ chuỗi cần được lưu để tra cứu.

Có phải mọi trường hợp đều gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?

Không. Mẫu 04/SS-HĐĐT dùng cho các trường hợp Thông tư 91 quy định. Hóa đơn cần điều chỉnh hoặc thay thế vẫn phải lập hóa đơn mới và truyền dữ liệu theo loại đang sử dụng.

Hóa đơn máy tính tiền có áp dụng giống hóa đơn thông thường không?

Không hoàn toàn. Hóa đơn máy tính tiền lập sai có quy tắc thay thế riêng tại điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91; trả hàng là nghiệp vụ khác cần đối chiếu khoản 5.