Hóa đơn cho biếu, tặng, khuyến mại và hàng mẫu từ 01/07/2026

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng vẫn thuộc diện lập hóa đơn, trừ ngoại lệ cụ thể. Với khuyến mại hoặc biếu tặng phù hợp pháp luật, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý phù hợp kỳ khai thuế GTGT, nhưng khách yêu cầu theo từng giao dịch thì phải lập riêng.

Kết luận áp dụng

Điều 4 và Phụ lục Nghị định 254 yêu cầu phản ánh đầy đủ giao dịch. Danh sách chi tiết, hồ sơ chương trình và căn cứ tính thuế phải được lưu để xuất trình.

Trước khi thao tác trên phần mềm, kế toán cần giữ nguyên dữ liệu gốc, xác định đúng loại hóa đơn và trạng thái cấp mã hoặc truyền dữ liệu. Không sửa trực tiếp XML, không lùi ngày và không xóa dấu vết của hóa đơn đã phát hành.

Căn cứ pháp lý đang áp dụng

Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, hiệu lực 01/07/2026.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/07/2026.
Văn bản so sánh: Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Trọng tâm là Điều 4, Điều 5, Điều 9, Điều 10 và Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP; các tình huống điều chỉnh sau giao dịch đối chiếu thêm Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Quy trình thực hiện từng bước

Bước 1: Phân loại khuyến mại, hàng mẫu hay biếu tặng.
Bước 2: Kiểm tra chương trình có đáp ứng pháp luật thương mại và thuế GTGT.
Bước 3: Thu thập thông tin người nhận khi cần.
Bước 4: Chọn lập từng giao dịch hoặc hóa đơn tổng hợp đúng kỳ.
Bước 5: Lưu bảng kê chi tiết, quyết định/chương trình và chứng từ xuất kho.

Sau khi xử lý, cần đối chiếu đồng thời hóa đơn, hợp đồng, giao nhận, thanh toán, kho, công nợ, sổ kế toán và tờ khai thuế. Nếu dữ liệu giữa các hệ thống không khớp, việc hóa đơn đã được cấp mã không tự làm cho toàn bộ hồ sơ trở nên đúng.

Sai lầm thường gặp và cách phòng tránh

Không lập hóa đơn vì không thu tiền.
Gộp cả giao dịch không đủ điều kiện vào hóa đơn tổng hợp.
Không lưu danh sách người nhận và hàng hóa chi tiết.

Nên dùng checklist phê duyệt trước khi phát hành, phân quyền người lập và người ký, bật cảnh báo dữ liệu trùng, đồng thời lưu nhật ký thao tác. Tình huống vượt ngoài mô tả trong bài cần được đối chiếu hồ sơ thực tế hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

So sánh quy định trước và sau 01/07/2026

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Khung pháp lý	Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cùng Thông tư 32/2025/TT-BTC.	Từ 01/07/2026 áp dụng Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Điểm kế thừa	Đã sử dụng hóa đơn điện tử, dữ liệu cấp mã/truyền cơ quan thuế và quy trình xử lý sai sót.	Tiếp tục quản lý trên dữ liệu điện tử; không mặc nhiên làm lại toàn bộ quy trình nội bộ.
Điểm cần cập nhật	Quy định nằm ở nhiều lần sửa đổi và hướng dẫn.	Khung cũ đã yêu cầu lập hóa đơn cho hàng biếu tặng, khuyến mại. Điểm đáng chú ý của Nghị định 254 là ghi rõ cơ chế hóa đơn tổng hợp tháng/quý và trách nhiệm lưu danh sách chi tiết.
Biểu mẫu và dữ liệu	Dùng biểu mẫu theo Thông tư 32/2025 và khung cũ.	Dùng biểu mẫu Phụ lục III Thông tư 91 như 04/SS-HĐĐT, 01/BK-ĐCTT khi đúng trường hợp.

Ví dụ thực tế

Tình huống: Công ty tặng 500 bộ quà đúng chương trình trong tháng 8. Công ty có thể lập hóa đơn tổng hợp trong kỳ tháng nếu đáp ứng điều kiện, lưu danh sách chi tiết; khách yêu cầu hóa đơn riêng thì phải lập cho giao dịch đó.

Hồ sơ tối thiểu: dữ liệu hóa đơn gốc, chứng từ nghiệp vụ, thỏa thuận hoặc thông báo người mua khi cần, hóa đơn phát sinh tiếp theo, phản hồi của hệ thống thuế và tài liệu kê khai liên quan.

Câu hỏi thường gặp

Có được xóa hóa đơn đã cấp mã hoặc đã truyền dữ liệu không?

Không nên xóa hoặc sửa dữ liệu gốc. Phải xử lý theo đúng nhánh thông báo, điều chỉnh, thay thế hoặc nghiệp vụ phát sinh sau giao dịch; toàn bộ chuỗi cần được lưu để tra cứu.

Có phải mọi trường hợp đều gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?

Không. Mẫu 04/SS-HĐĐT dùng cho các trường hợp Thông tư 91 quy định. Hóa đơn cần điều chỉnh hoặc thay thế vẫn phải lập hóa đơn mới và truyền dữ liệu theo loại đang sử dụng.

Hóa đơn máy tính tiền có áp dụng giống hóa đơn thông thường không?

Không hoàn toàn. Hóa đơn máy tính tiền lập sai có quy tắc thay thế riêng tại điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91; trả hàng là nghiệp vụ khác cần đối chiếu khoản 5.