Trang chủMẫu biên bản và hồ sơ cần lưu khi xử lý hóa đơn sai sót
Hướng dẫn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/07/2026.
Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.
Tóm tắt nhanh
Với người mua là tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, trước khi điều chỉnh/thay thế thường phải có văn bản thỏa thuận ghi nội dung sai; cá nhân được thông báo. Hồ sơ còn gồm hóa đơn gốc, bản sửa, phản hồi thuế và chứng từ giao dịch.
Kết luận áp dụng
Thông tư 91 không ấn định một mẫu “biên bản điều chỉnh” duy nhất cho mọi tình huống. Doanh nghiệp có thể thiết kế văn bản nội bộ nhưng phải đủ thông tin để chứng minh lỗi, phương án và sự thống nhất.
Trước khi thao tác trên phần mềm, kế toán cần giữ nguyên dữ liệu gốc, xác định đúng loại hóa đơn và trạng thái cấp mã hoặc truyền dữ liệu. Không sửa trực tiếp XML, không lùi ngày và không xóa dấu vết của hóa đơn đã phát hành.
Trọng tâm là Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC; đồng thời phải đọc Điều 4, Điều 5 và Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP theo bản chất giao dịch.
Quy trình thực hiện từng bước
Bước 1: Lưu XML và bản thể hiện hóa đơn gốc.
Bước 2: Lập thỏa thuận/thông báo ghi số, ký hiệu, ngày và nội dung sai.
Bước 3: Lưu 04/SS-HĐĐT hoặc 01/BK-ĐCTT nếu thuộc trường hợp.
Bước 4: Lưu hóa đơn điều chỉnh/thay thế và phản hồi cấp mã.
Bước 5: Gắn hợp đồng, giao nhận, trả hàng, hoàn tiền và tờ khai liên quan.
Sau khi xử lý, cần đối chiếu đồng thời hóa đơn, hợp đồng, giao nhận, thanh toán, kho, công nợ, sổ kế toán và tờ khai thuế. Nếu dữ liệu giữa các hệ thống không khớp, việc hóa đơn đã được cấp mã không tự làm cho toàn bộ hồ sơ trở nên đúng.
Sai lầm thường gặp và cách phòng tránh
Dùng một mẫu biên bản cho mọi loại người mua.
Thiếu hóa đơn gốc hoặc phản hồi hệ thống.
Lưu hồ sơ rời rạc, không liên kết bằng mã vụ việc.
Nên dùng checklist phê duyệt trước khi phát hành, phân quyền người lập và người ký, bật cảnh báo dữ liệu trùng, đồng thời lưu nhật ký thao tác. Tình huống vượt ngoài mô tả trong bài cần được đối chiếu hồ sơ thực tế hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
So sánh quy định trước và sau 01/07/2026
Tiêu chí
Trước 01/07/2026
Từ 01/07/2026
Khung pháp lý
Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cùng Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Từ 01/07/2026 áp dụng Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Điểm kế thừa
Đã sử dụng hóa đơn điện tử, dữ liệu cấp mã/truyền cơ quan thuế và quy trình xử lý sai sót.
Tiếp tục quản lý trên dữ liệu điện tử; không mặc nhiên làm lại toàn bộ quy trình nội bộ.
Điểm cần cập nhật
Quy định nằm ở nhiều lần sửa đổi và hướng dẫn.
Khung cũ đã dùng thỏa thuận trong nhiều trường hợp. Thông tư 91 làm rõ đối tượng phải thỏa thuận, cách thông báo cá nhân, ngoại lệ nền tảng số và các biểu mẫu dữ liệu đi kèm.
Biểu mẫu và dữ liệu
Dùng biểu mẫu theo Thông tư 32/2025 và khung cũ.
Dùng biểu mẫu Phụ lục III Thông tư 91 như 04/SS-HĐĐT, 01/BK-ĐCTT khi đúng trường hợp.
Ví dụ thực tế
Tình huống: Hồ sơ sai thuế suất gồm XML gốc, biên bản hai doanh nghiệp ghi thuế suất sai/đúng, hóa đơn điều chỉnh, phản hồi cấp mã, bảng tính thuế và chứng từ kê khai. Cả bộ dùng chung một mã hồ sơ.
Hồ sơ tối thiểu: dữ liệu hóa đơn gốc, chứng từ nghiệp vụ, thỏa thuận hoặc thông báo người mua khi cần, hóa đơn phát sinh tiếp theo, phản hồi của hệ thống thuế và tài liệu kê khai liên quan.
Câu hỏi thường gặp
Có được xóa hóa đơn đã cấp mã hoặc đã truyền dữ liệu không?
Không nên xóa hoặc sửa dữ liệu gốc. Phải xử lý theo đúng nhánh thông báo, điều chỉnh, thay thế hoặc nghiệp vụ phát sinh sau giao dịch; toàn bộ chuỗi cần được lưu để tra cứu.
Có phải mọi trường hợp đều gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?
Không. Mẫu 04/SS-HĐĐT dùng cho các trường hợp Thông tư 91 quy định. Hóa đơn cần điều chỉnh hoặc thay thế vẫn phải lập hóa đơn mới và truyền dữ liệu theo loại đang sử dụng.
Hóa đơn máy tính tiền có áp dụng giống hóa đơn thông thường không?
Không hoàn toàn. Hóa đơn máy tính tiền lập sai có quy tắc thay thế riêng tại điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91; trả hàng là nghiệp vụ khác cần đối chiếu khoản 5.
Hướng dẫn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/07/2026.
Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.
Tóm tắt nhanh
Với người mua là tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, trước khi điều chỉnh/thay thế thường phải có văn bản thỏa thuận ghi nội dung sai; cá nhân được thông báo. Hồ sơ còn gồm hóa đơn gốc, bản sửa, phản hồi thuế và chứng từ giao dịch.
Kết luận áp dụng
Thông tư 91 không ấn định một mẫu “biên bản điều chỉnh” duy nhất cho mọi tình huống. Doanh nghiệp có thể thiết kế văn bản nội bộ nhưng phải đủ thông tin để chứng minh lỗi, phương án và sự thống nhất.
Trước khi thao tác trên phần mềm, kế toán cần giữ nguyên dữ liệu gốc, xác định đúng loại hóa đơn và trạng thái cấp mã hoặc truyền dữ liệu. Không sửa trực tiếp XML, không lùi ngày và không xóa dấu vết của hóa đơn đã phát hành.
Trọng tâm là Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC; đồng thời phải đọc Điều 4, Điều 5 và Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP theo bản chất giao dịch.
Quy trình thực hiện từng bước
Bước 1: Lưu XML và bản thể hiện hóa đơn gốc.
Bước 2: Lập thỏa thuận/thông báo ghi số, ký hiệu, ngày và nội dung sai.
Bước 3: Lưu 04/SS-HĐĐT hoặc 01/BK-ĐCTT nếu thuộc trường hợp.
Bước 4: Lưu hóa đơn điều chỉnh/thay thế và phản hồi cấp mã.
Bước 5: Gắn hợp đồng, giao nhận, trả hàng, hoàn tiền và tờ khai liên quan.
Sau khi xử lý, cần đối chiếu đồng thời hóa đơn, hợp đồng, giao nhận, thanh toán, kho, công nợ, sổ kế toán và tờ khai thuế. Nếu dữ liệu giữa các hệ thống không khớp, việc hóa đơn đã được cấp mã không tự làm cho toàn bộ hồ sơ trở nên đúng.
Sai lầm thường gặp và cách phòng tránh
Dùng một mẫu biên bản cho mọi loại người mua.
Thiếu hóa đơn gốc hoặc phản hồi hệ thống.
Lưu hồ sơ rời rạc, không liên kết bằng mã vụ việc.
Nên dùng checklist phê duyệt trước khi phát hành, phân quyền người lập và người ký, bật cảnh báo dữ liệu trùng, đồng thời lưu nhật ký thao tác. Tình huống vượt ngoài mô tả trong bài cần được đối chiếu hồ sơ thực tế hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
So sánh quy định trước và sau 01/07/2026
Tiêu chí
Trước 01/07/2026
Từ 01/07/2026
Khung pháp lý
Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cùng Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Từ 01/07/2026 áp dụng Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Điểm kế thừa
Đã sử dụng hóa đơn điện tử, dữ liệu cấp mã/truyền cơ quan thuế và quy trình xử lý sai sót.
Tiếp tục quản lý trên dữ liệu điện tử; không mặc nhiên làm lại toàn bộ quy trình nội bộ.
Điểm cần cập nhật
Quy định nằm ở nhiều lần sửa đổi và hướng dẫn.
Khung cũ đã dùng thỏa thuận trong nhiều trường hợp. Thông tư 91 làm rõ đối tượng phải thỏa thuận, cách thông báo cá nhân, ngoại lệ nền tảng số và các biểu mẫu dữ liệu đi kèm.
Biểu mẫu và dữ liệu
Dùng biểu mẫu theo Thông tư 32/2025 và khung cũ.
Dùng biểu mẫu Phụ lục III Thông tư 91 như 04/SS-HĐĐT, 01/BK-ĐCTT khi đúng trường hợp.
Ví dụ thực tế
Tình huống: Hồ sơ sai thuế suất gồm XML gốc, biên bản hai doanh nghiệp ghi thuế suất sai/đúng, hóa đơn điều chỉnh, phản hồi cấp mã, bảng tính thuế và chứng từ kê khai. Cả bộ dùng chung một mã hồ sơ.
Hồ sơ tối thiểu: dữ liệu hóa đơn gốc, chứng từ nghiệp vụ, thỏa thuận hoặc thông báo người mua khi cần, hóa đơn phát sinh tiếp theo, phản hồi của hệ thống thuế và tài liệu kê khai liên quan.
Câu hỏi thường gặp
Có được xóa hóa đơn đã cấp mã hoặc đã truyền dữ liệu không?
Không nên xóa hoặc sửa dữ liệu gốc. Phải xử lý theo đúng nhánh thông báo, điều chỉnh, thay thế hoặc nghiệp vụ phát sinh sau giao dịch; toàn bộ chuỗi cần được lưu để tra cứu.
Có phải mọi trường hợp đều gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?
Không. Mẫu 04/SS-HĐĐT dùng cho các trường hợp Thông tư 91 quy định. Hóa đơn cần điều chỉnh hoặc thay thế vẫn phải lập hóa đơn mới và truyền dữ liệu theo loại đang sử dụng.
Hóa đơn máy tính tiền có áp dụng giống hóa đơn thông thường không?
Không hoàn toàn. Hóa đơn máy tính tiền lập sai có quy tắc thay thế riêng tại điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91; trả hàng là nghiệp vụ khác cần đối chiếu khoản 5.
Hướng dẫn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/07/2026.
Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.
Tóm tắt nhanh
Với người mua là tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, trước khi điều chỉnh/thay thế thường phải có văn bản thỏa thuận ghi nội dung sai; cá nhân được thông báo. Hồ sơ còn gồm hóa đơn gốc, bản sửa, phản hồi thuế và chứng từ giao dịch.
Kết luận áp dụng
Thông tư 91 không ấn định một mẫu “biên bản điều chỉnh” duy nhất cho mọi tình huống. Doanh nghiệp có thể thiết kế văn bản nội bộ nhưng phải đủ thông tin để chứng minh lỗi, phương án và sự thống nhất.
Trước khi thao tác trên phần mềm, kế toán cần giữ nguyên dữ liệu gốc, xác định đúng loại hóa đơn và trạng thái cấp mã hoặc truyền dữ liệu. Không sửa trực tiếp XML, không lùi ngày và không xóa dấu vết của hóa đơn đã phát hành.
Trọng tâm là Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC; đồng thời phải đọc Điều 4, Điều 5 và Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP theo bản chất giao dịch.
Quy trình thực hiện từng bước
Bước 1: Lưu XML và bản thể hiện hóa đơn gốc.
Bước 2: Lập thỏa thuận/thông báo ghi số, ký hiệu, ngày và nội dung sai.
Bước 3: Lưu 04/SS-HĐĐT hoặc 01/BK-ĐCTT nếu thuộc trường hợp.
Bước 4: Lưu hóa đơn điều chỉnh/thay thế và phản hồi cấp mã.
Bước 5: Gắn hợp đồng, giao nhận, trả hàng, hoàn tiền và tờ khai liên quan.
Sau khi xử lý, cần đối chiếu đồng thời hóa đơn, hợp đồng, giao nhận, thanh toán, kho, công nợ, sổ kế toán và tờ khai thuế. Nếu dữ liệu giữa các hệ thống không khớp, việc hóa đơn đã được cấp mã không tự làm cho toàn bộ hồ sơ trở nên đúng.
Sai lầm thường gặp và cách phòng tránh
Dùng một mẫu biên bản cho mọi loại người mua.
Thiếu hóa đơn gốc hoặc phản hồi hệ thống.
Lưu hồ sơ rời rạc, không liên kết bằng mã vụ việc.
Nên dùng checklist phê duyệt trước khi phát hành, phân quyền người lập và người ký, bật cảnh báo dữ liệu trùng, đồng thời lưu nhật ký thao tác. Tình huống vượt ngoài mô tả trong bài cần được đối chiếu hồ sơ thực tế hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
So sánh quy định trước và sau 01/07/2026
Tiêu chí
Trước 01/07/2026
Từ 01/07/2026
Khung pháp lý
Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cùng Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Từ 01/07/2026 áp dụng Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Điểm kế thừa
Đã sử dụng hóa đơn điện tử, dữ liệu cấp mã/truyền cơ quan thuế và quy trình xử lý sai sót.
Tiếp tục quản lý trên dữ liệu điện tử; không mặc nhiên làm lại toàn bộ quy trình nội bộ.
Điểm cần cập nhật
Quy định nằm ở nhiều lần sửa đổi và hướng dẫn.
Khung cũ đã dùng thỏa thuận trong nhiều trường hợp. Thông tư 91 làm rõ đối tượng phải thỏa thuận, cách thông báo cá nhân, ngoại lệ nền tảng số và các biểu mẫu dữ liệu đi kèm.
Biểu mẫu và dữ liệu
Dùng biểu mẫu theo Thông tư 32/2025 và khung cũ.
Dùng biểu mẫu Phụ lục III Thông tư 91 như 04/SS-HĐĐT, 01/BK-ĐCTT khi đúng trường hợp.
Ví dụ thực tế
Tình huống: Hồ sơ sai thuế suất gồm XML gốc, biên bản hai doanh nghiệp ghi thuế suất sai/đúng, hóa đơn điều chỉnh, phản hồi cấp mã, bảng tính thuế và chứng từ kê khai. Cả bộ dùng chung một mã hồ sơ.
Hồ sơ tối thiểu: dữ liệu hóa đơn gốc, chứng từ nghiệp vụ, thỏa thuận hoặc thông báo người mua khi cần, hóa đơn phát sinh tiếp theo, phản hồi của hệ thống thuế và tài liệu kê khai liên quan.
Câu hỏi thường gặp
Có được xóa hóa đơn đã cấp mã hoặc đã truyền dữ liệu không?
Không nên xóa hoặc sửa dữ liệu gốc. Phải xử lý theo đúng nhánh thông báo, điều chỉnh, thay thế hoặc nghiệp vụ phát sinh sau giao dịch; toàn bộ chuỗi cần được lưu để tra cứu.
Có phải mọi trường hợp đều gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?
Không. Mẫu 04/SS-HĐĐT dùng cho các trường hợp Thông tư 91 quy định. Hóa đơn cần điều chỉnh hoặc thay thế vẫn phải lập hóa đơn mới và truyền dữ liệu theo loại đang sử dụng.
Hóa đơn máy tính tiền có áp dụng giống hóa đơn thông thường không?
Không hoàn toàn. Hóa đơn máy tính tiền lập sai có quy tắc thay thế riêng tại điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91; trả hàng là nghiệp vụ khác cần đối chiếu khoản 5.
