1. Giới thiệu chung
Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện tại các doanh nghiệp, phiếu xuất kho điện tử đã và đang thay thế phiếu giấy trong việc quản lý vật tư, hàng hóa. Tuy nhiên, trong quá trình thao tác, kế toán hoặc thủ kho vẫn có thể mắc phải những sai sót khi lập phiếu như: nhập sai mã hàng, đơn giá, số lượng, hoặc thông tin người nhận. Vấn đề đặt ra là: phiếu xuất kho điện tử đã lập nếu bị sai thì có được sửa không? Và cách xử lý như thế nào để đảm bảo hợp lệ và minh bạch?
2. Phiếu xuất kho điện tử có được sửa không?
Câu trả lời là: CÓ, nhưng phải tuân theo quy trình chỉnh sửa phù hợp, nhằm đảm bảo tính pháp lý, kiểm soát nội bộ và bảo mật dữ liệu. Việc sửa không được thực hiện tùy tiện mà cần có nhật ký sửa đổi, phê duyệt và lưu vết theo quy định của hệ thống phần mềm hoặc quy chế nội bộ.
3. Các tình huống sai sót thường gặp
- Sai số lượng, đơn giá hoặc thành tiền
- Sai mã hàng, đơn vị tính
- Sai kho xuất, địa điểm giao hàng
- Sai đối tượng nhận hàng (người nhận, bộ phận nhận)
- Ghi nhận sai ngày xuất kho hoặc lý do xuất kho
4. Cách xử lý sai sót phiếu xuất kho điện tử
Tùy vào thời điểm phát hiện sai sót và chính sách phần mềm kế toán, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các cách sau:
- Có thể chỉnh sửa trực tiếp ngay trên phần mềm kế toán.
- Sau khi sửa, tiến hành duyệt và ký số như bình thường.
- Cần lưu nhật ký sửa đổi nếu phần mềm có chức năng này.
Khi phiếu đã được xem như chứng từ chính thức:
- Không được sửa trực tiếp nội dung gốc.
- Thay vào đó, thực hiện một trong hai phương pháp:
- Lập phiếu xuất kho điều chỉnh (tăng/giảm): Áp dụng khi chỉ điều chỉnh số lượng hoặc đơn giá, không thay đổi đối tượng/kho hàng.
- Lập phiếu xuất kho bù trừ + Biên bản hủy phiếu cũ: Khi nội dung sai nghiêm trọng (sai đối tượng, sai hàng hóa), kế toán lập biên bản hủy phiếu sai, sau đó tạo phiếu mới thay thế.
- Lưu ý: Biên bản hủy cần có chữ ký của các bên liên quan: người lập, người duyệt, thủ kho và lãnh đạo phụ trách.
5. Một số lưu ý nghiệp vụ và pháp lý
- Không xóa phiếu đã lập sai một cách tự do, trừ khi có sự cho phép bằng văn bản từ cấp có thẩm quyền.
- Nên sử dụng phần mềm kế toán có chức năng “phiếu điều chỉnh” để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ.
- Với doanh nghiệp sản xuất, việc điều chỉnh phiếu xuất kho còn ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, nên cần sự phối hợp giữa kế toán kho và kế toán giá thành.
- Mọi sửa đổi phải đảm bảo nguyên tắc trung thực, rõ ràng, có dấu vết kiểm toán.
