Xuất nhập khẩu

Hóa đơn điện tử xuất nhập khẩu: Thời điểm, ngoại tệ và hồ sơ

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Hóa đơn điện tử không thay thế tờ khai hải quan, vận đơn hoặc chứng từ thanh toán. Thời điểm và nội dung phải bám giao dịch xuất khẩu thực tế cùng quy định thuế.

Kết luận áp dụng

Bộ hồ sơ cần nối hợp đồng, Incoterms, packing list, tờ khai, vận đơn, chứng từ giao hàng, hóa đơn và thanh toán. Ngoại tệ, tỷ giá và thuế suất phải có căn cứ thống nhất.

Trước khi lập hóa đơn, doanh nghiệp phải đối chiếu hợp đồng, thời điểm chuyển giao hoặc hoàn thành, dữ liệu chuyên ngành và hướng dẫn của cơ quan quản lý trực tiếp.

Căn cứ pháp lý và nguồn chính thức

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/07/2026.
Hướng dẫn chính thức về thời điểm lập hóa đơn theo ngành.
Tổng hợp điểm mới do Cục Thuế công bố.
Hướng dẫn quản lý thuế hoạt động nền tảng số.

Quy trình thực hiện theo ngành

Bước 1: Xác định xuất khẩu hàng, dịch vụ hay xuất tại chỗ.
Bước 2: Đối chiếu điều kiện giao hàng và mốc chuyển giao.
Bước 3: Lập hóa đơn với ngoại tệ, tỷ giá theo trường hợp.
Bước 4: Liên kết tờ khai, vận đơn và chứng từ thanh toán.
Bước 5: Xử lý chênh lệch số lượng hoặc giá sau thông quan.

Hồ sơ cần lưu

Hợp đồng, phụ lục và tài liệu xác định thời điểm chuyển giao hoặc hoàn thành.
Bảng kê, biên bản nghiệm thu, đối soát hoặc dữ liệu giao dịch chuyên ngành.
Chứng từ thanh toán, thu hộ, chi hộ và công nợ liên quan.
XML, bản thể hiện, chữ ký số, mã và phản hồi truyền nhận.
Hồ sơ điều chỉnh, thay thế, hủy và thông báo cho các bên.

Sai lầm thường gặp

Coi hóa đơn thay tờ khai hải quan.
Dùng tỷ giá không có căn cứ.
Không khớp số lượng giữa hóa đơn và packing list.

So sánh quy định trước và từ 01/07/2026

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Căn cứ hóa đơn	Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025, Thông tư 32/2025.	Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Nguyên tắc	Lập khi bán hàng hoặc hoàn thành dịch vụ theo trường hợp.	Tiếp tục nguyên tắc nghiệp vụ, áp chuẩn dữ liệu và kết nối mới.
Điểm ngành	Áp dụng quy tắc chuyên ngành và hồ sơ giai đoạn trước.	Quy định cũ về hóa đơn xuất khẩu đã được cập nhật qua Nghị định 70/2025. Nghị định 254 và Thông tư 91 là căn cứ mới từ 01/07/2026, cần đối chiếu thêm pháp luật hải quan.
Đối soát	Thường dựa chứng từ và bảng kê nội bộ.	Cần liên kết dữ liệu giao dịch, XML và phản hồi truyền nhận.

Ví dụ thực tế

Tình huống: Lô hàng bị thiếu số lượng sau kiểm đếm tại cảng cần hồ sơ xác nhận và xử lý hóa đơn phù hợp, không sửa XML gốc.

Nguyên tắc xử lý: Xác định đúng bản chất khoản thu, chủ thể bán và mốc hoàn thành; không dùng ngày thanh toán thay thế máy móc cho thời điểm lập hóa đơn.

Câu hỏi thường gặp

Có được đợi khách thanh toán mới lập hóa đơn không?

Không mặc nhiên. Phải áp dụng thời điểm bán hàng, hoàn thành dịch vụ, thu tiền hoặc kỳ đối soát theo đúng trường hợp của pháp luật.

Có được gộp nhiều dịch vụ vào một dòng không?

Chỉ khi vẫn phản ánh trung thực và đủ căn cứ. Các cấu phần khác thuế suất, chủ thể hoặc thời điểm nên tách để đối soát.

Khoản thu hộ có phải doanh thu không?

Phải xét hợp đồng, chủ thể chịu chi phí, chứng từ gốc và khoản phí hưởng. Tên gọi nội bộ không quyết định bản chất thuế.