Xác thực sinh trắc học người đại diện khi đăng ký hóa đơn điện tử

Cập nhật ngày 27/08/2026 theo quy định có hiệu lực từ 01/07/2026.

Tóm tắt nhanh

Cục Thuế đã triển khai xác thực sinh trắc học đối với người đại diện khi đăng ký hoặc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo trường hợp áp dụng.

Kết luận áp dụng

Người thực hiện cần dùng thông tin định danh hợp lệ, bảo đảm dữ liệu người đại diện khớp đăng ký thuế và hồ sơ pháp lý. Nếu không khớp, phải xử lý dữ liệu gốc thay vì thử xác thực lặp lại hoặc dùng tài khoản của người khác.

Người nộp thuế chịu trách nhiệm về nội dung hóa đơn; phần mềm hoặc nhà cung cấp hỗ trợ kỹ thuật nhưng không thay thế trách nhiệm kiểm tra dữ liệu nguồn.

Căn cứ pháp lý và nguồn chính thức

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực 01/07/2026.
Tổng hợp điểm mới do Cục Thuế công bố.
Hướng dẫn xác thực sinh trắc học người đại diện theo Công văn 3078/CT-NVT.

Quy trình thực hiện

Bước 1: Kiểm tra họ tên và số định danh người đại diện.
Bước 2: Đối chiếu đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thuế.
Bước 3: Thực hiện xác thực trên kênh chính thức.
Bước 4: Lưu mã giao dịch và thông báo kết quả.
Bước 5: Cập nhật hồ sơ gốc nếu dữ liệu không khớp.

Điểm kiểm soát và hồ sơ cần lưu

Dữ liệu đăng ký, cấu hình và phân quyền đang có hiệu lực.
XML, bản thể hiện, chữ ký số và phản hồi của cơ quan thuế.
Mã giao dịch, nhật ký truyền nhận và lịch sử thao tác.
Biên bản kiểm thử, đối soát và xử lý sự cố.
Bản sao lưu, kết quả khôi phục thử và tài liệu nhà cung cấp.

Sai lầm thường gặp

Xác thực qua đường link không rõ nguồn.
Dùng thông tin của kế toán thay người đại diện.
Bỏ qua sai khác dấu hoặc số định danh.

So sánh quy định trước và từ 01/07/2026

Tiêu chí	Trước 01/07/2026	Từ 01/07/2026
Căn cứ chính	Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025, Thông tư 32/2025.	Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Dữ liệu	Đã áp dụng hóa đơn điện tử và định dạng chuẩn.	Tiếp tục chuẩn dữ liệu, tăng kết nối hóa đơn và chứng từ.
Điểm cập nhật	Quy trình theo bộ văn bản giai đoạn trước.	Giai đoạn trước chủ yếu dựa chữ ký số và tài khoản thuế điện tử. Quy trình 2026 bổ sung lớp xác thực sinh trắc học nhằm tăng độ tin cậy của chủ thể đăng ký hoặc thay đổi.
Vận hành	Phụ thuộc nhiều vào từng quy trình và nhà cung cấp.	Cần kiểm soát định danh, truyền nhận, nhật ký và khả năng phục hồi.

Ví dụ thực tế

Tình huống: Doanh nghiệp đổi người đại diện nhưng dữ liệu thuế chưa cập nhật sẽ dễ bị vướng xác thực; cần hoàn tất thay đổi đăng ký thuế trước khi nộp lại.

Nguyên tắc xử lý: Không sửa dữ liệu đã ký; luôn kiểm tra trạng thái, bảo toàn dấu vết và đối soát trước khi gửi lại hoặc khôi phục.

Câu hỏi thường gặp

PDF có phải dữ liệu gốc của hóa đơn không?

Thông thường PDF là bản thể hiện để đọc. Cần lưu XML, chữ ký, mã và phản hồi truyền nhận theo quy trình áp dụng.

Nhà cung cấp có chịu thay trách nhiệm nội dung không?

Không. Người bán chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn; nhà cung cấp chịu trách nhiệm trong phạm vi dịch vụ kỹ thuật và hợp đồng.

Khi lỗi có được bấm gửi lại ngay không?

Chỉ gửi lại sau khi xác định trạng thái giao dịch cũ chưa được tiếp nhận hoặc xử lý, nhằm tránh phát hành trùng.