Từ ngày 01/6/2025, các tổ chức chi trả thu nhập phải sử dụng mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) mới theo chuẩn định dạng của Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, một vấn đề thực tiễn đang được nhiều kế toán, doanh nghiệp quan tâm là: phải xử lý thế nào nếu chứng từ khấu trừ lập trước thời điểm này bị sai sót?
1. Quy định chuyển tiếp: Có còn hiệu lực?
Theo hướng dẫn tại Điều 13 Thông tư 32/2025/TT-BTC và khoản 5 Điều 59 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
“Chứng từ khấu trừ thuế TNCN lập trước ngày 01/6/2025 theo mẫu cũ (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC) vẫn có giá trị pháp lý và được sử dụng để quyết toán thuế, hoàn thuế, hoặc xác minh thu nhập.”
Tuy nhiên, khi phát hiện sai sót trên các chứng từ này, doanh nghiệp không thể chỉnh sửa trực tiếp mà phải thực hiện theo quy trình thay thế hoặc hủy bỏ – tương tự xử lý hóa đơn điện tử.
2. Các lỗi thường gặp trên chứng từ trước 01/6/2025
- Sai mã số thuế hoặc số định danh cá nhân
- Sai số thuế đã khấu trừ
- Ghi nhầm tên cá nhân nhận thu nhập
- Nhầm lẫn kỳ tính thuế, thời điểm chi trả
- Cấp nhầm cho đối tượng không khấu trừ (thu nhập dưới mức chịu thuế)
3. Cách xử lý theo từng trường hợp cụ thể
Trường hợp 1: Chứng từ chưa gửi cho cá nhân, chưa gửi cơ quan thuế
Giải pháp: Hủy chứng từ sai và lập chứng từ mới đúng thông tin
- Doanh nghiệp chỉ cần hủy nội bộ và lưu vết xử lý.
- Lập lại chứng từ theo mẫu cũ và cấp đúng.
Trường hợp 2: Chứng từ đã gửi cho cá nhân nhưng chưa gửi cơ quan thuế
Giải pháp:
- Gửi văn bản thông báo sai sót cho người nhận thu nhập
- Hủy chứng từ đã lập (nội bộ)
- Lập lại chứng từ đúng và cấp lại
Trường hợp 3: Chứng từ đã gửi cơ quan thuế
Giải pháp:
- Lập văn bản đề nghị hủy và lập chứng từ thay thế, có giải trình lý do rõ ràng.
- Gửi thông báo sai sót qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Kèm theo biên bản xác nhận với người nộp thuế (nếu cần).
Lưu ý: Không được tự ý xóa bỏ dữ liệu đã gửi lên hệ thống thuế nếu không có sự đồng ý của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
4. Sau 01/6/2025: Chứng từ cũ không còn được lập lại
Theo quy định mới:
- Không được lập lại chứng từ khấu trừ theo mẫu cũ sau ngày 01/6/2025, dù là để thay thế hay điều chỉnh.
- Nếu phát hiện sai sót sau ngày 01/6/2025 mà cần lập lại chứng từ: phải sử dụng mẫu mới 03/TNCN (theo Phụ lục của Nghị định 70).
- Tuy nhiên, trong phần “Ghi chú”, doanh nghiệp cần làm rõ đây là bản thay thế cho chứng từ lập trước 01/6/2025 để đảm bảo tính minh bạch.
5. Hậu quả nếu không xử lý đúng
Nếu không điều chỉnh chứng từ sai theo quy định:
- Người lao động có thể bị từ chối hoàn thuế hoặc bị xử lý sai số khi quyết toán.
- Doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (điểm a, khoản 2, Điều 11) do cấp chứng từ không chính xác hoặc không đúng thời hạn.
