Khi người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam kết thúc hợp đồng và chuẩn bị xuất cảnh, việc hoàn tất quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là bắt buộc nếu họ thuộc diện cư trú thuế theo quy định. Đây là bước pháp lý quan trọng để xác định đúng số thuế đã nộp và tránh các sai sót pháp lý sau này.
I. Ai cần thực hiện quyết toán khi xuất cảnh?
Người nước ngoài được coi là cư trú tại Việt Nam, nếu họ có thời gian hiện diện từ 183 ngày trở lên trong năm hoặc trong 12 tháng liên tục, hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam (hộ khẩu tạm trú hoặc hợp đồng thuê từ 183 ngày trở lên).
Trường hợp hợp đồng lao động đã kết thúc nhưng người đó vẫn là cư trú thời điểm cuối cùng ở Việt Nam, họ bắt buộc phải hoàn tất thủ tục quyết toán thuế TNCN trước khi rời quốc gia. Ngược lại, nếu không còn là cư trú thuế tại thời điểm xuất cảnh, việc quyết toán không bắt buộc.
II. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán
Theo quy định hiện hành, người nước ngoài cần nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN chậm nhất trong vòng 45 ngày kể từ ngày xuất cảnh. Nếu không tự nộp hồ sơ, họ có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc cá nhân khác thực hiện thay, với điều kiện có văn bản cam kết chịu trách nhiệm với cơ quan thuế.
III. Phương pháp tính thuế cho từng nhóm đối tượng
Nếu người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên, thuế TNCN được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần như với cá nhân cư trú theo Luật Thuế TNCN. Nếu hợp đồng ngắn hạn dưới 3 tháng, thuế áp dụng là 10% thuế toàn phần trên thu nhập từ tiền lương, tiền công.
Những cá nhân không đủ điều kiện cư trú sẽ phải nộp thuế TNCN với mức 20% trên tổng thu nhập phát sinh tại Việt Nam, mà không phân biệt thời gian hợp đồng hoặc nguồn thu nhập.
IV. Hồ sơ cần chuẩn bị khi quyết toán
Cá nhân người nước ngoài cần chuẩn bị:
- Tờ khai quyết toán thuế mẫu 02/QTT-TNCN và mẫu phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN nếu có người phụ thuộc hoặc yêu cầu giảm trừ cộng đồng.
- Chứng từ chứng minh thuế đã bị khấu trừ hoặc đã nộp (có thể bản chụp). Trường hợp nhận thu nhập từ nước ngoài hoặc từ tổ chức quốc tế, cần có thư xác nhận thu nhập theo mẫu 20/TXN-TNCN, hoặc chứng từ ngân hàng thể hiện số tiền và thuế đã nộp ở nước ngoài .
V. Địa điểm nộp hồ sơ phù hợp
Việc nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN được xác định theo từng hoàn cảnh cụ thể:
- Nếu cá nhân chỉ nhận thu nhập từ tiền công – tiền lương và tự mình khai quyết toán, hồ sơ nộp tại chi cục thuế nơi cư trú.
- Nếu cá nhân có thu nhập từ nhiều nơi hoặc ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập quyết toán thay, hồ sơ có thể được nộp tại cơ quan quản lý tổ chức đó hoặc nơi cấp mã số thuế đầu tiên, tùy tình huống cụ thể.
VI. Các cá nhân nên quan tâm đến vấn đề này vì:
Việc thực hiện đúng và kịp thời thủ tục quyết toán thuế trước khi xuất cảnh giúp người lao động nước ngoài tránh được việc bị truy thu thuế sau khi đã rời khỏi Việt Nam, đồng thời nếu nộp thừa thuế, có thể đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo. Nếu không quyết toán đúng hạn, mức phạt hành chính có thể lên tới hàng triệu đồng theo quy định hiện hành
