"Mỗi năm anh đóng cho em 500k tiền phí duy trì server nhé, nếu không bên em sẽ đóng tài khoản, anh không xem lại được hóa đơn cũ đâu!"
Đó là tin nhắn mà anh Hoàng (Giám đốc công ty X) nhận được từ Sale của nhà cung cấp Hóa đơn điện tử cũ. Số là, gói hóa đơn 5.000 số của anh đã dùng hết, và vì quá ngán ngẩm với tốc độ hỗ trợ rùa bò, anh quyết định không mua thêm mà chuyển sang dùng phần mềm của Viettel.
Thế nhưng, nhà cung cấp cũ lật bài ngửa: "Gói của anh hết hạn rồi. Hóa đơn cũ anh đã xuất thì vẫn hợp lệ, nhưng để CÓ QUYỀN ĐĂNG NHẬP vào web xem lại và tải file XML suốt 10 năm tới, anh phải trả 'Phí duy trì tài khoản lưu trữ' hàng năm".
Anh Hoàng chết sững. Đóng tiền thì tức anh ách vì tự nhiên nuôi một cục nợ không sinh lời. Không đóng tiền thì rủi ro thanh tra Thuế đòi xem lại file gốc XML của 3 năm trước thì lấy đâu ra mà đền? Đây chính là ngón đòn "Bắt cóc dữ liệu tống tiền" kinh điển nhất trong làng phần mềm B2B.
Để không trở thành nạn nhân của những "kẻ tống tiền" hợp pháp này, Sếp và Kế toán cần phải tỉnh đòn ngay từ lúc đặt bút ký hợp đồng mua mới:
1. Phân biệt "Phí duy trì xuất hóa đơn" và "Phí lưu trữ hóa đơn đã xuất"
Theo quy định của Luật Kế toán, hóa đơn chứng từ phải được lưu trữ 10 năm. Việc nhà cung cấp giữ file của bạn 10 năm là Nghĩa vụ bắt buộc của họ khi cung cấp dịch vụ (đã bao gồm trong giá bán ban đầu). Việc họ "vin" vào cớ hết hợp đồng để thu phí duy trì server lưu trữ là một sự mập mờ đánh tráo khái niệm.
2. Đưa điều khoản "Lưu trữ miễn phí trọn đời" vào Phụ lục hợp đồng
Đừng tin những lời hứa miệng "Bên em lưu miễn phí 10 năm cho anh chị". Mười năm nữa bạn Sale đó chắc gì đã còn làm ở đấy? Hãy yêu cầu phòng Pháp chế bổ sung đúng một câu này vào Hợp đồng mua bán:
"Bên B (Nhà cung cấp) cam kết lưu trữ an toàn, bảo mật toàn bộ dữ liệu hóa đơn ĐÃ PHÁT HÀNH của Bên A trong thời gian 10 năm (kể từ ngày phát hành hóa đơn) hoàn toàn miễn phí, kể cả trong trường hợp Bên A đã sử dụng hết số lượng hóa đơn của gói cước và không thực hiện gia hạn/mua mới."
"Bên B phải đảm bảo duy trì tài khoản cho Bên A truy cập, tra cứu và tải dữ liệu (XML/PDF) trong suốt thời gian 10 năm này mà không thu bất kỳ khoản phụ phí duy trì server/tài khoản nào."
3. Luôn giữ "Quyền tự quyết" bằng tính năng Export All
Cho dù hợp đồng có chặt đến đâu, việc giao trứng cho ác vẫn rất rủi ro. Cách an toàn nhất của một Kế toán cáo già là: Định kỳ hàng quý, vào phần mềm hóa đơn bấm nút Tải toàn bộ dữ liệu (Export All). Lưu toàn bộ file PDF và XML ra một ổ cứng di động, hoặc đẩy lên Google Drive của công ty.
Nếu nhà cung cấp không có nút "Tải hàng loạt" mà bắt bạn bấm tải từng tờ một (thao tác mất nết nhất của các phần mềm giữ chân khách hàng) – hãy lập tức gạch tên nhà cung cấp đó ra khỏi danh sách đấu thầu!
Trước khi chốt gói, bạn có thể đối chiếu nhu cầu vừa phân tích với bảng giá hóa đơn điện tử trên hoadondientu.com.
Đọc thêm: cách sao lưu và khôi phục dữ liệu hóa đơn.
