Ngày Go-live hệ thống, Kế toán rớt nước mắt không phải vì hạnh phúc, mà vì... hóa đơn lỗi không thể xuất.
Lễ nghiệm thu phần mềm ở nhiều công ty Việt Nam diễn ra rất chóng vánh và đầy tính... hình thức. IT nhà cung cấp gõ vài dòng mã, xuất thành công 1 tờ hóa đơn, in ra giấy đưa Kế toán trưởng ký roẹt một chữ, kế toán tài vụ chuyển khoản nốt 50% tiền còn lại. Mọi người bắt tay cười rạng rỡ.
Thế nhưng, tuần trăng mật kết thúc chóng vánh vào đúng ngày 30 cuối tháng. Kế toán cần xuất hóa đơn chiết khấu thương mại nhưng phần mềm báo lỗi không hạch toán được số âm. Khách hàng trả lại hàng, Kế toán tìm đỏ mắt không thấy nút "Xuất hóa đơn trả hàng" ở đâu. Gọi tổng đài thì báo "Tính năng này bên em chưa phát triển, chị vui lòng chờ bản cập nhật sau". Tiền đã trả, hợp đồng đã thanh lý, doanh nghiệp đành "ngậm bồ hòn làm ngọt".
Lỗi ở đây không phải do nhà cung cấp, mà do doanh nghiệp không có một Bộ kịch bản nghiệm thu (UAT Script) thực chiến. Bạn không thể kiểm tra một cỗ xe tải bằng cách nổ máy và chạy thử 10 mét trong sân. Bạn phải ép nó chở đầy hàng và leo dốc.
Cấu trúc của một Bộ kịch bản nghiệm thu (UAT) sinh tử
Tại hoadondientu.com, chúng tôi luôn khuyên các Kế toán trưởng đừng nghiệm thu bằng mắt. Hãy in tờ Checklist gồm 4 nhóm tình huống sau ra, bắt kỹ thuật viên của nhà cung cấp làm trực tiếp từng bước, quay video màn hình lại. Làm được mới trả tiền.
Nhóm 1: Nghiệm thu các Nghiệp vụ dị biệt (Đừng chỉ test những ca dễ)
Xuất hóa đơn có tỷ giá ngoại tệ (USD, EUR...) xem hệ thống quy đổi và làm tròn số thập phân có chuẩn với phần mềm Kế toán không?
Xuất hóa đơn có chứa hàng hóa khuyến mãi, tặng kèm (Ghi chú: Giá bằng 0 đồng).
Xuất hóa đơn điều chỉnh GIẢM (hệ thống có cho phép nhập số âm hoặc tự động hạch toán giảm trừ không?).
Xuất hóa đơn có nhiều mức thuế suất trên cùng 1 tờ (Ví dụ: Dòng 1 chịu 8%, dòng 2 chịu 10%, dòng 3 không chịu thuế).
Nhóm 2: Nghiệm thu sức chịu đựng của hệ thống (Stress Test)
Nếu dùng API nối với phần mềm bán hàng: Thử thao tác duyệt xuất cùng lúc 100 hóa đơn. Bấm giờ xem mất bao nhiêu lâu để nhận đủ 100 mã từ Cơ quan Thuế trả về. Có bị time-out (quá hạn) hay rớt mạng tờ nào không?
Tìm kiếm một hóa đơn đã xuất từ 6 tháng trước bằng cách nhập tên Công ty hoặc Mã số thuế. Xem hệ thống mất mấy giây để load ra kết quả.
Nhóm 3: Nghiệm thu Cảnh báo và Phòng ngừa rủi ro
Cố tình nhập Mã số thuế không tồn tại hoặc sai cấu trúc. Phần mềm có tự động cảnh báo và chặn lại không? (Nếu nó vẫn cho xuất, chứng tỏ phần mềm không có tool check MST tự động với Cổng thông tin Quốc gia).
Cố tình gõ ngày xuất hóa đơn lùi về quá khứ (Ví dụ hôm nay mùng 5, cố tình gõ ngày xuất là mùng 1). Hệ thống xử lý thế nào?
Nhóm 4: Nghiệm thu tính năng "Thoát hiểm"
Yêu cầu demo tính năng Kết xuất toàn bộ dữ liệu (Export All). Bạn phải nhìn thấy tận mắt việc phần mềm nén toàn bộ 100 tờ hóa đơn vừa test (bao gồm cả file Excel kê khai, file PDF và quan trọng nhất là file gốc XML) thành 1 cục tải về máy tính trơn tru.
Tóm lại Biên bản nghiệm thu là lá bùa hộ mệnh cuối cùng của Kế toán. Đừng bao giờ đặt bút ký khi bạn chưa đẩy phần mềm vào những tình huống khắc nghiệt nhất. Một giọt mồ hôi rơi trên bàn nghiệm thu sẽ cứu bạn khỏi hàng lít nước mắt khi giải trình với cơ quan Thuế sau này. Cứ làm khó nhà cung cấp đi, vì bạn đang trả tiền để mua sự an tâm cơ mà!
Trước khi chốt gói, bạn có thể đối chiếu nhu cầu vừa phân tích với bảng giá hóa đơn điện tử trên hoadondientu.com.
