Giữa cao điểm quyết toán, Kế toán viên A đang cặm cụi nhập liệu trên web hóa đơn điện tử. Kế toán viên B ở phòng bên cạnh cũng đăng nhập vào hệ thống để tra cứu chứng từ công nợ. Ngay lập tức, màn hình của Kế toán A tối đen, văng ra ngoài trang chủ kèm dòng thông báo đỏ lừ: "Tài khoản của bạn đã bị đăng xuất do hệ thống vượt quá giới hạn người dùng đồng thời".
Gọi lên tổng đài hỗ trợ, Kế toán trưởng mới ngã ngửa khi tư vấn viên báo lại: "Dạ gói cước Basic công ty chị mua chỉ cho phép 1 User online cùng lúc. Để 2 bạn kế toán cùng làm việc, chị vui lòng mua thêm gói mở rộng User với giá 500.000đ/năm ạ".
Đây chính là "khoản phí ẩn" gây ức chế nhất nhưng lại rất hiếm khi được các Kế toán chú ý rà soát lúc chọn mua phần mềm: Giới hạn người dùng đồng thời (Concurrent Users - CCU).
1. Hiểu đúng bản chất: User Account khác với Concurrent User
Rất nhiều Sales phần mềm thường tư vấn mập mờ: "Bên em cho phép tạo không giới hạn tài khoản nhân viên". Nghe có vẻ hào phóng, nhưng thực chất đó chỉ là User Account (Tài khoản người dùng định danh). Bạn có thể tạo 100 cái tài khoản cho 100 nhân viên trong công ty.
Nhưng vấn đề nằm ở thông số Concurrent User (CCU) – số lượng người được phép đăng nhập và làm việc trên hệ thống ở cùng một thời điểm chớp nhoáng. Nếu hệ thống chỉ cho 1 CCU, thì dù bạn có 100 tài khoản, chỉ cần tài khoản số 2 đăng nhập vào, tài khoản số 1 lập tức bị đá văng ra khỏi hệ thống. Quá trình nhập liệu đang dang dở sẽ bị mất trắng.
2. Chính sách CCU của các "ông lớn" trên thị trường hiện nay
Chiến lược định giá của các nhà cung cấp HĐĐT (như Viettel, VNPT, MISA, BKAV, EFY...) đối với thông số CCU là rất khác nhau.
Trường phái "Mở toàn bộ": Một số nhà cung cấp hạ tầng viễn thông lớn hoặc các phần mềm chú trọng thị phần thường không giới hạn CCU. Bạn mua gói hóa đơn 1.000 số, bạn có thể cho 10 kế toán đăng nhập làm việc cùng lúc mà không mất thêm phí.
Trường phái "Thu phí User mở rộng": Các công ty chuyên làm phần mềm Kế toán/ERP thường kiểm soát CCU rất chặt. Gói cơ bản (Basic/Starter) thường chỉ cấp 1 đến 3 CCU miễn phí. Từ CCU thứ 4 trở đi, doanh nghiệp phải trả Phí duy trì User hàng năm, dao động từ 300.000đ đến 1.500.000đ/năm/1 User. Nếu công ty bạn có 10 kế toán chi nhánh, mỗi năm bạn có thể tốn thêm hàng chục triệu tiền "nuôi" User.
3. Đàm phán thế nào để không bị "nắm đằng chuôi"?
Trước khi sếp ký duyệt báo giá mua hóa đơn, Kế toán bắt buộc phải yêu cầu Sale trả lời bằng văn bản 2 vấn đề sau:
"Với gói [Tên gói cước] này, có bao nhiêu người được phép đăng nhập làm việc CÙNG LÚC (CCU)?"
"Nếu trong tương lai công ty tôi mở rộng nhân sự, chi phí mua thêm 1 CCU là bao nhiêu tiền/năm?"
Mẹo đàm phán thực chiến: Nhà cung cấp thường có biên độ lợi nhuận rất lớn ở các dịch vụ phần mềm (SaaS). Nếu bạn thấy chi phí mua gói hóa đơn đang cao nhưng Sale không chịu giảm giá thêm, đừng ép giá nữa. Thay vào đó, hãy yêu cầu: "Tôi đồng ý mua gói 5.000 số giá không giảm, nhưng bạn trình sếp mở vĩnh viễn cho tôi giới hạn lên 5 Concurrent Users thay vì 1 User như báo giá". Hầu hết các nhà cung cấp sẽ đồng ý yêu cầu này để chốt giao dịch, giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm hàng triệu đồng phí duy trì user mỗi năm trong tương lai.
Trước khi chốt gói, bạn có thể đối chiếu nhu cầu vừa phân tích với bảng giá hóa đơn điện tử trên hoadondientu.com.
