"Bên em đang có chương trình khuyến mãi chấn động: Mua gói hóa đơn 5.000 số, tặng kèm luôn 1 năm chữ ký số trị giá 1.800.000đ. Anh/chị chốt luôn cho nóng nhé!". Nghe xong lời chào mời này, 9/10 Giám đốc sẽ gật đầu cái rụp. Nhưng hỡi ôi, miếng pho mát miễn phí chỉ có trong bẫy chuột!
Chiến lược bán "Combo Hóa đơn + Chữ ký số (CKS)" là bài chốt sale kinh điển nhất của các đại lý phần mềm. Bằng việc làm lu mờ ranh giới giữa hai sản phẩm, họ dễ dàng khiến Kế toán và Giám đốc tin rằng mình đang vớ được món hời. Nhưng dưới góc độ bóc tách chi phí TCO (Tổng chi phí sở hữu), việc mua gộp này tiềm ẩn những "cái tát" tài chính rất đau vào năm thứ hai.
Hãy cùng hoadondientu.com đập tan 3 lầm tưởng phổ biến nhất về Combo Hóa đơn & Chữ ký số:
Lầm tưởng 1: "Tặng chữ ký số 1 năm là công ty tiết kiệm được gần 2 triệu"
Sự thật cay đắng: Đúng là năm đầu tiên bạn không mất tiền. Nhưng chữ ký số là dịch vụ bắt buộc phải gia hạn hàng năm. Khi hết 1 năm "tặng kèm", nhà cung cấp (NCC) sẽ gửi thông báo gia hạn với mức phí "trên trời" (thường đắt hơn giá thị trường từ 30% - 50%). Vì chữ ký số này đã bị trói chặt vào phần mềm hóa đơn và cổng khai Thuế, Kế toán rất ngại làm thủ tục gỡ ra để đổi sang hãng khác rẻ hơn. Cuối cùng, sếp đành ngậm ngùi ký duyệt chi tiền gia hạn với giá cắt cổ. Phí đắt của năm 2, năm 3 dư sức bù đắp cho cái gọi là "miễn phí" của năm đầu.
Chiêu phòng thủ: Ngay khi nhận báo giá Combo, hãy yêu cầu Sale cung cấp thêm Bảng giá gia hạn chữ ký số cho 3 năm tiếp theo. Nếu giá gia hạn quá cao, hãy từ chối Combo và đàm phán xin giảm trực tiếp vào giá mua Hóa đơn.
Lầm tưởng 2: "Phải dùng chữ ký số của cùng hãng thì phần mềm hóa đơn mới chạy mượt"
Sự thật cay đắng: Đây là lời nói dối "kinh điển" nhất của các bạn Sale để dọa Kế toán non kinh nghiệm. Về mặt công nghệ mã hóa, 100% các chữ ký số hợp pháp tại Việt Nam (dù là Viettel, VNPT, FPT, BKAV, hay MISA) đều có thể ký lên BẤT KỲ phần mềm hóa đơn điện tử nào. Cơ quan Thuế cấp chuẩn chung, không có chuyện "râu ông nọ không cắm được cằm bà kia".
Chiêu phòng thủ: Nếu công ty bạn đang có sẵn một chiếc USB Token dùng để khai Thuế/Hải quan và nó vẫn còn hạn sử dụng, bạn hoàn toàn có thể dùng chính chiếc USB đó để ký hóa đơn điện tử. Tuyệt đối không cần mua thêm một chữ ký số mới chỉ để phục vụ xuất hóa đơn, trừ khi bạn muốn nâng cấp lên chữ ký số từ xa (HSM) để xuất tự động.
Lầm tưởng 3: "Mua gộp chung một Hợp đồng cho tiện quản lý"
Sự thật cay đắng: Hóa đơn điện tử tính theo "Số lượng" (dùng hết mới mua tiếp). Chữ ký số tính theo "Thời gian" (đúng ngày đúng tháng là hết hạn). Mua gộp chung 1 hợp đồng, đến lúc chữ ký số hết hạn mà hóa đơn vẫn còn 2.000 số, phần mềm sẽ tự động khóa chức năng phát hành. Kế toán đang cần xuất hóa đơn gấp lúc 5h chiều đành bó tay vì chưa kịp làm lệnh chi tiền gia hạn CKS.
Chiêu phòng thủ: Tách bạch rõ ràng. Nếu mua cùng 1 NCC, hãy yêu cầu làm 2 dòng báo giá và theo dõi thời hạn độc lập. Kế toán trưởng phải luôn cài thông báo nhắc nhở gia hạn CKS trước 30 ngày để không bị gián đoạn luồng xuất chứng từ.
Chốt hạ: Mua Combo không sai, nhưng nhắm mắt mua mà không đọc kỹ giá gia hạn là tự đưa cổ vào tròng. Hãy là người mua hàng tỉnh táo: Chia nhỏ báo giá, so sánh chéo và chỉ trả tiền cho những gì mang lại giá trị dài hạn.
Trước khi chốt gói, bạn có thể đối chiếu nhu cầu vừa phân tích với bảng giá hóa đơn điện tử trên hoadondientu.com.
