Trong buổi Demo phần mềm, anh nhân viên kinh doanh thao tác nhanh như chớp. Màn hình hiện ra một giao diện tối giản, hiện đại, màu xanh mát mắt, nút bấm to như điện thoại cảm ứng. Giám đốc trầm trồ khen ngợi: "Giao diện này hiện đại đấy, nhân viên bên anh gà mờ cỡ nào cũng dùng được ngay". Nhưng hỡi ôi, đến ngày đầu tiên nhân viên thực chiến xuất 200 tờ hóa đơn cuối tháng, họ mới phát hiện ra cái gọi là "tối giản" hóa ra là cực hình: Để xuất được 1 tờ hóa đơn, kế toán phải trải qua tổng cộng... 14 cú click chuột qua 4 tab màn hình khác nhau.
Giao diện phần mềm (UI/UX) trong ngành kế toán không phải là chuyện đẹp hay xấu, mà là chuyện năng suất lao động và độ triệt tiêu tai nạn nghiệp vụ. Một phần mềm thiết kế tệ sẽ biến nhân viên kế toán thành một con robot bấm chuột mỏi nhừ cổ tay, đồng thời tăng tỷ lệ gõ nhầm lên gấp nhiều lần.
Đừng để vẻ bề ngoài lừa phỉnh. Khi nhà cung cấp đem phần mềm đến demo, hãy ném ngay cho họ Bộ tình huống thử việc thực chiến gồm 3 bài toán oái oăm sau để kiểm tra độ thông minh của giao diện:
1. Tình huống "Thượng đế đổi ý" (Sửa nhanh dữ liệu phút chót)
Kịch bản test: Kế toán đang điền dở dang thông tin của một khách hàng mua 10 mặt hàng. Đột nhiên khách hàng gọi điện bảo: "Em ơi, đổi tên công ty anh sang mã số thuế khác nhé, và thêm cho anh 2 dòng hàng nữa".
Trên phần mềm dở tệ: Nút "Quay lại" không có, hoặc nếu bấm quay lại thì toàn bộ 10 dòng hàng vừa nhập bay sạch, phải gõ lại từ đầu.
Trên phần mềm chuẩn: Giao diện phải hỗ trợ cơ chế Inline Editing (Sửa trực tiếp trên bảng), cho phép kéo thả dòng, đổi mã số thuế mà không làm mất dữ liệu các trường khác đang nhập dở.
2. Tình huống "Khách hàng cũ, địa chỉ mới" (Lưu vết thông tin thông minh)
Kịch bản test: Công ty khách hàng A thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận khác. Kế toán nhập mã số thuế vào, phần mềm có tự động cập nhật địa chỉ mới nhất từ Tổng cục Thuế đổ vào không, hay vẫn lôi cái địa chỉ cũ rích từ năm ngoái ra để ép kế toán điền tay?
Những phần mềm thông minh hiện nay đều có tính năng tra cứu tự động qua API Tổng cục Thuế ngay khi gõ MST, giúp kế toán loại bỏ hoàn toàn rủi ro gõ sai địa chỉ của đối tác.
3. Đếm số cú click chuột cho một "Quy trình chuẩn"
Hãy bấm đồng hồ và đếm xem từ lúc mở trang lập hóa đơn mới cho đến lúc bấm nút "Ký và phát hành", kế toán phải thực hiện bao nhiêu thao tác?
Nếu phần mềm bắt phải chọn kho -> chọn loại hóa đơn -> chọn hình thức thanh toán -> chọn tài khoản ngân hàng -> chọn loại tiền tệ... qua quá nhiều bước rườm rà, hãy yêu cầu họ cấu hình lại Default Settings (Cấu hình mặc định). Một giao diện tối ưu là giao diện tự động nhớ các thông số cũ của lần xuất trước, kế toán chỉ việc kiểm tra lại và bấm một phát là ăn ngay.
Chốt hạ: Đừng chọn phần mềm chỉ vì nó đẹp mắt trong buổi demo 30 phút. Hãy chọn phần mềm mà sau 8 tiếng đồng hồ làm việc liên tục, cổ tay của nhân viên kế toán vẫn không bị chuột rút!
Trước khi chốt gói, bạn có thể đối chiếu nhu cầu vừa phân tích với bảng giá hóa đơn điện tử trên hoadondientu.com.
