Doanh nghiệp của bạn đã chịu đựng đủ sự tồi tệ từ nhà cung cấp hóa đơn hiện tại: Hỗ trợ chậm chạp, phần mềm lỗi vặt liên tục, báo giá mập mờ. Ban Giám đốc ra lệnh: "Cắt hợp đồng, chuyển sang bên khác ngay lập tức!". Nhưng khi kế toán thực hiện thủ tục rời đi, nhà cung cấp cũ lạnh lùng thông báo: "Dạ vâng, cắt thì cắt, nhưng toàn bộ 50.000 file XML gốc của nhiều năm qua đang nằm trên server của em. Muốn lấy lại toàn bộ dữ liệu lịch sử để lưu trữ đối phó kiểm toán? Xin lỗi, bên em không hỗ trợ xuất file hàng loạt, muốn lấy thì tự bấm tải thủ công từng tờ một nhé!".
Chào mừng bạn đến với ngón đòn bẩn thỉu và kinh điển nhất của các nhà cung cấp phần mềm yếu kém: Bẫy giam giữ dữ liệu (Data Hostage).
Họ biết thừa rằng theo luật định, doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ hóa đơn trong suốt 10 năm. Họ cũng biết rằng không một kế toán điên rồ nào ngồi bấm tay tải thủ công 50.000 file XML. Bằng cách khóa chặt cửa ra vào dữ liệu, họ ép doanh nghiệp phải cắn răng gia hạn hợp đồng tiếp dù dịch vụ tồi tệ đến đâu.
1. Quyền sở hữu dữ liệu thuộc về ai?
Nhiều nhà cung cấp mập mờ đánh tráo khái niệm, coi kho lưu trữ trên đám mây của họ là tài sản riêng và doanh nghiệp chỉ đang "thuê chỗ chứa".
Hãy tỉnh táo: Dữ liệu hóa đơn, file XML gốc mang mã số thuế của công ty bạn là tài sản tuyệt đối của doanh nghiệp bạn. Không một nhà cung cấp phần mềm nào có quyền giữ làm con tin hay tính phí "chuộc dữ liệu" khi hợp đồng đã chấm dứt.
2. Cách phòng thủ từ gốc trước khi ký kết
Để không bao giờ rơi vào cảnh "cá nằm trên thớt", ngay từ bước đàm phán hợp đồng ban đầu với bất kỳ nhà cung cấp nào, hãy yêu cầu đưa vào điều khoản cam kết rõ ràng:
Hệ thống phải có tính năng Export All (Kết xuất toàn bộ dữ liệu ra tệp nén) độc lập mà không cần qua sự can thiệp kỹ thuật của bên bán.
Cam kết rõ trách nhiệm bàn giao toàn bộ tệp tin pháp lý (XML/PDF) trong vòng 7 ngày làm việc kể từ thời điểm chính thức thanh lý hợp đồng, hoàn toàn miễn phí.
Lời kết từ hoadondientu.com: Đừng bao giờ giao phó toàn bộ lịch sử tài chính của doanh nghiệp cho một đối tác thiếu thiện chí. Hãy chủ động nắm đằng chuôi từ những nét chữ đầu tiên trên hợp đồng!
Trước khi chốt gói, bạn có thể đối chiếu nhu cầu vừa phân tích với bảng giá hóa đơn điện tử trên hoadondientu.com.
