Chuyện kể rằng, có một phòng Kế toán nọ suýt "bay màu" cả bộ phận chỉ vì một nút bấm thử nghiệm...
Đó là chiều thứ Sáu, công ty vừa chốt xong hợp đồng mua phần mềm hóa đơn điện tử mới. Anh kỹ thuật viên của nhà cung cấp thao tác cài đặt thoăn thoắt, sau đó quay sang Kế toán trưởng cười rạng rỡ: "Xong rồi chị nhé, hệ thống đã thông. Chị bấm xuất thử một cái hóa đơn xem nó chạy mượt không".
Chị Kế toán cẩn thận gõ tên công ty đối tác ruột, nhập bừa số tiền 100.000 đồng kèm nội dung "Test hệ thống phần mềm", rồi hồn nhiên bấm "Phát hành". Phần mềm báo xanh "Thành công!". Mọi người vỗ tay. Nhưng chỉ 5 phút sau, đối tác gọi điện sang làm ầm lên: "Bên em vừa xuất cái hóa đơn gì kỳ cục vậy? Sao lại xuất vào hệ thống kế toán bên anh khoản 100 nghìn ghi là Test? Hóa đơn này có mã của Cơ quan Thuế rồi, giờ anh phải hạch toán thế nào?".
Lúc này, cả văn phòng mới tá hỏa nhận ra: Phần mềm đã được đấu nối thẳng vào hệ thống cấp mã của Tổng cục Thuế (Môi trường Live). Tờ hóa đơn "Test" kia đã đi vào hệ thống thật, nhưng có mã của cơ quan thuế không biến một giao dịch không phát sinh thành giao dịch hợp pháp. Kế toán phải dừng thử nghiệm, lưu lại log và xử lý theo tình trạng hóa đơn cùng hướng dẫn của cơ quan thuế; không tự xóa dữ liệu hoặc mặc định bấm "Hủy" là xong.
Sự thật về Môi trường thử nghiệm (Sandbox / UAT)
Trong ngành IT, không một lập trình viên nào dám test tính năng mới trên dữ liệu thật của khách hàng. Thế nhưng, rất nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn hiện nay lại "lùa" Kế toán đi thẳng vào môi trường thật (Live) để thao tác nghiệm thu. Lỡ tay bấm sai, gõ nhầm, hay hệ thống đẩy đúp dữ liệu – mọi hậu quả Kế toán phải tự ôm lấy.
Một phần mềm Hóa đơn điện tử chuẩn chỉnh BẮT BUỘC phải cung cấp cho doanh nghiệp 2 môi trường hoạt động song song:
Môi trường Sandbox (UAT - User Acceptance Testing): Đây là một "sân chơi" giả lập. Mọi giao diện, tính năng đều giống hệt bản thật, nhưng dữ liệu xuất ra không được gửi lên Tổng cục Thuế và không có giá trị pháp lý.
Môi trường Live (Production): Môi trường chạy thật, sinh mã thật, kết nối thẳng với Thuế.
Bạn cần làm gì trong Môi trường Sandbox?
Đừng chỉ gõ thử một tờ hóa đơn rồi gật gù ký biên bản nghiệm thu. Hãy dùng Môi trường thử nghiệm để "hành hạ" hệ thống bằng những kịch bản cực đoan nhất:
Kịch bản phá hoại: Cố tình nhập sai định dạng mã số thuế xem phần mềm có chặn lại và báo lỗi không? Cố tình nhập số tiền chiết khấu lớn hơn tổng tiền hàng xem hệ thống có cho phép xuất không?
Kịch bản API tàn bạo: Nếu công ty bạn dùng phần mềm bán hàng, hãy nhờ IT đẩy thử cùng lúc 500 đơn hàng sang hệ thống hóa đơn xem nó có bị nghẽn mạng không? Thời gian trả mã số hóa đơn về là bao lâu?
Kịch bản dọn rác: Thử thao tác đầy đủ quy trình Hủy hóa đơn, Xuất hóa đơn Điều chỉnh (tăng/giảm), Xuất Thay thế. Xem thử sau khi điều chỉnh, công nợ trên phần mềm có nhảy đúng số liệu hay không.
Chỉ khi hệ thống vượt qua mọi kịch bản "Test mù" này trong môi trường Sandbox một cách trơn tru, bạn mới được phép cấp quyền chuyển hệ thống sang Môi trường Live.
Bí kíp chốt hợp đồng: Hãy bổ sung ngay điều khoản này vào hợp đồng mua bán: "Bên B phải cung cấp Môi trường Thử nghiệm (UAT) độc lập và hỗ trợ Bên A chạy kiểm thử toàn bộ các kịch bản phát sinh trong 07 ngày trước khi chính thức Go-live. Bên A không chịu trách nhiệm pháp lý nếu hệ thống phát sinh lỗi do chưa qua môi trường UAT."
Đừng bao giờ giao sinh mạng sổ sách của công ty cho một hệ thống chưa từng được diễn tập!
Trước khi chốt gói, bạn có thể đối chiếu nhu cầu vừa phân tích với bảng giá hóa đơn điện tử trên hoadondientu.com.
Đọc thêm: checklist kết nối hóa đơn với kế toán, ERP và POS.
