Việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) đang dần thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy trong hoạt động kinh doanh, thể hiện bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của nền kinh tế. Tuy nhiên, trong thực tế triển khai, không ít doanh nghiệp vẫn gặp tình huống khách hàng từ chối nhận hóa đơn điện tử với lý do "không có chữ ký tay", cho rằng hóa đơn đó thiếu giá trị pháp lý. Đây là một quan điểm chưa đúng, nhưng nếu không xử lý khéo léo, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn về kế toán, thuế và quan hệ khách hàng. Vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp cần làm gì để vừa tuân thủ pháp luật, vừa bảo vệ quyền lợi kế toán – thuế, đồng thời giữ được uy tín và thiện chí với đối tác?
1. Hóa đơn điện tử không cần chữ ký tay – pháp luật đã quy định rõ
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được cập nhật tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là dạng chứng từ điện tử, không cần in ra giấy, không cần chữ ký tay, nhưng phải có chữ ký số (nếu bắt buộc) và đáp ứng đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định. Cụ thể, hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp nếu:
- Có định dạng đúng theo chuẩn XML;
- Được lập đúng thời điểm, ghi rõ các nội dung như bên bán, bên mua, hàng hóa – dịch vụ, số tiền, thuế suất, mã số thuế;
- Được bên bán ký số (đối với hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế);
- Được truyền đến cơ quan thuế đúng thời gian quy định.
Vì vậy, việc thiếu chữ ký tay của người bán hoặc người mua không làm mất giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử. Đây là quy định đã được khẳng định tại các văn bản pháp luật và hướng dẫn chính thức từ Tổng cục Thuế.
2. Vì sao khách hàng vẫn từ chối hóa đơn điện tử?
Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ thói quen sử dụng hóa đơn giấy trong thời gian dài. Nhiều khách hàng, đặc biệt là cá nhân hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp, vẫn quen với hình thức hóa đơn in trên giấy, có dấu đỏ, có chữ ký tay. Khi tiếp nhận hóa đơn điện tử, dù có đủ chữ ký số và mã tra cứu, họ vẫn nghi ngại về tính hợp lệ hoặc không biết cách tra cứu, lưu trữ.
Ngoài ra, một số phần mềm hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang bản PDF để gửi khách hàng, thường không hiển thị hình ảnh chữ ký số hoặc mã xác thực, khiến hóa đơn trông “trống” và gây hiểu nhầm là chưa ký, chưa hoàn thiện.
3. Doanh nghiệp nên xử lý thế nào?
Khi khách hàng từ chối nhận hóa đơn điện tử với lý do không có chữ ký tay, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau để vừa bảo vệ giá trị pháp lý của hóa đơn, vừa đảm bảo nghiệp vụ kế toán được thực hiện đầy đủ:
Thứ nhất, cần giải thích rõ cho khách hàng rằng chữ ký tay không phải là điều kiện bắt buộc đối với hóa đơn điện tử. Dẫn chiếu các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP để củng cố sự tin tưởng. Nếu cần, có thể cung cấp công văn hướng dẫn của cơ quan thuế hoặc link tra cứu hóa đơn trực tiếp trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
Thứ hai, nếu khách hàng vẫn chưa yên tâm, doanh nghiệp có thể hỗ trợ bằng cách gửi kèm bản hóa đơn PDF có hiển thị đầy đủ thông tin ký số, mã xác thực, mã tra cứu, kèm hướng dẫn tra cứu chi tiết. Điều này giúp khách hàng dễ dàng xác minh tính hợp lệ của hóa đơn mà không cần in ra giấy.
Thứ ba, trong một số trường hợp đặc biệt như giao dịch với đơn vị hành chính, trường học, bệnh viện hoặc cơ quan nhà nước chưa đồng bộ quy trình tiếp nhận HĐĐT, doanh nghiệp có thể linh hoạt in hóa đơn điện tử ra giấy và gửi kèm biên bản giao nhận. Lưu ý: bản in này chỉ có tính chất hỗ trợ, không thay thế hóa đơn điện tử gốc đã gửi đến cơ quan thuế.
Thứ tư, nếu việc từ chối nhận hóa đơn gây chậm trễ trong thanh toán, doanh nghiệp cần lập biên bản xác nhận việc đã gửi hóa đơn, đồng thời ghi nhận công nợ đầy đủ để đảm bảo quyền lợi kế toán và cơ sở pháp lý khi cần đối chiếu hoặc làm việc với cơ quan thuế sau này.
4. Giữ cân bằng giữa quy định pháp lý và ứng xử khách hàng
Việc khách hàng từ chối nhận hóa đơn điện tử vì không có chữ ký tay là tình huống không hiếm, và sẽ còn xảy ra trong quá trình chuyển đổi số. Do đó, doanh nghiệp cần có kỹ năng giao tiếp tốt, kết hợp linh hoạt giữa giải thích pháp lý và ứng xử mềm dẻo để giữ mối quan hệ khách hàng. Song song với đó, cần chủ động nâng cấp phần mềm hóa đơn, đảm bảo hóa đơn hiển thị rõ ràng, dễ kiểm tra, dễ tra cứu để tăng tính minh bạch và tạo niềm tin.
