Trong tiến trình chuyển đổi số ngành thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang trở thành một công cụ quản lý hiệu quả, đặc biệt đối với hoạt động bán lẻ và dịch vụ tiêu dùng. Không chỉ góp phần tăng tính minh bạch và chống thất thu thuế, loại hóa đơn này còn giúp đơn giản hóa quy trình nghiệp vụ tại các cơ sở kinh doanh. Vậy quy trình khởi tạo hóa đơn từ máy tính tiền được thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ.
1. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn được lập thông qua hệ thống máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Khác với hóa đơn điện tử thông thường (phải có chữ ký điện tử), loại hóa đơn này có thể in ngay tại điểm bán, không yêu cầu chữ ký số, nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý khi đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật và truyền dữ liệu đúng quy định.
2. Quy trình khởi tạo hóa đơn từ máy tính tiền
Để triển khai loại hóa đơn này, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
- Người nộp thuế (doanh nghiệp, hộ kinh doanh) đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
- Thông tin đăng ký bao gồm: tên người bán, địa chỉ, mã số thuế, ngành nghề kinh doanh, hình thức sử dụng, đơn vị cung cấp phần mềm/máy tính tiền…
Bước 2: Cài đặt hệ thống máy tính tiền phù hợp
- Trang bị máy tính tiền tích hợp phần mềm có chức năng:
- Tạo lập hóa đơn ngay tại điểm bán
- Kết nối truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua in giấy, mã QR hoặc email, SMS
Có thể sử dụng thiết bị POS, máy bán hàng điện tử, phần mềm bán hàng online nếu được tích hợp hệ thống hóa đơn điện tử đạt chuẩn kết nối với Tổng cục Thuế.
Bước 3: Lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch
- Khi khách hàng thanh toán, người bán thực hiện thao tác trên máy tính tiền:
- Nhập tên hàng hóa, số lượng, đơn giá
- Hệ thống tự động tính tiền và thuế (nếu có)
- Hóa đơn được khởi tạo tức thời và in ra cho khách (hoặc gửi điện tử)
Bước 4: Truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế
- Dữ liệu hóa đơn sau khi lập sẽ được:
- Truyền ngay theo thời gian thực (real-time), hoặc
- Gửi định kỳ theo phiên bản kết nối được cơ quan thuế chấp nhận (ví dụ: cuối ngày)
- Hệ thống sẽ gắn mã hóa đơn hoặc mã xác thực do cơ quan thuế cấp.
Bước 5: Tra cứu, lưu trữ và sử dụng hóa đơn
- Khách hàng có thể tra cứu hóa đơn thông qua:
- Mã QR in trên hóa đơn
- Link truy cập hoặc hệ thống tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế
- Người bán lưu trữ dữ liệu hóa đơn trên phần mềm bán hàng để đối chiếu và kê khai thuế định kỳ.
3. Ưu điểm của quy trình này
- Nhanh chóng, tiện lợi: Hoá đơn được in ra ngay, không phải mất thời gian lập sau giao dịch.
- Không cần ký điện tử: Giảm chi phí và thao tác kỹ thuật cho hộ kinh doanh nhỏ.
- Tự động hóa quản lý thuế: Dữ liệu doanh thu được truyền thẳng cho cơ quan thuế, đảm bảo minh bạch.
- Tiết kiệm chi phí vận hành: Không cần in sổ sách, hóa đơn giấy thủ công, không mất công kê khai lại.
4. Những lưu ý khi triển khai
- Cần lựa chọn phần mềm bán hàng hoặc máy tính tiền được Tổng cục Thuế công nhận và hỗ trợ kết nối dữ liệu.
- Đảm bảo kết nối mạng ổn định để truyền hóa đơn theo thời gian thực.
- Hóa đơn từ máy tính tiền không được sửa đổi sau khi đã in hoặc gửi, mọi điều chỉnh cần thực hiện bằng hóa đơn điều chỉnh theo quy định.
